Le calendrier

Le module Calendrier réunit vos événements et la prise de rendez-vous. Il montre ce qui occupe chaque calendrier, fixe quand on peut réserver et offre à vos interlocuteurs un écran pour prendre rendez-vous.

Accéder au calendrier

Dans le menu, ouvrez Communication, puis Calendrier. Le module dépend de votre offre : une marque peut ne pas le proposer. Mes modèles de réservation et Réservations dépendent en plus du module Réservations.

Dans les listes du module, un double-clic ou le bouton Détails ouvre la fiche. Le bouton Constellation montre les fiches liées. Le bouton d'export exporte la liste, ou seulement les lignes cochées.

Les notions à connaître

• Un calendrier est l'espace de temps d'une ressource : une personne, une équipe, une salle. Chaque ressource en a un seul.
• Une réservabilité fixe les plages où un calendrier peut être réservé.
• Un calendrier groupé réunit plusieurs calendriers sous une règle.
• Un modèle de réservation décrit une offre de rendez-vous. Une réservation est un rendez-vous pris sur ce modèle.

Mon calendrier

Mon calendrier affiche vos événements. La colonne Calendriers liste ceux que vous voyez : cochez ceux à afficher, ou Tous. Un œil signale un calendrier en lecture seule. La vue s'ouvre sur la semaine, et le bouton Aujourd'hui ramène à la date du jour.

Pour créer un événement :

1. Cliquez sur Nouvel événement dans le bouton flottant. L'événement se place à la prochaine heure pleine, pour 30 minutes, dans votre calendrier.
2. Saisissez son titre, le seul champ obligatoire, et réglez ses dates et sa répétition.
3. Complétez si besoin Lieu, Lien de la visioconférence, Afficher comme, Visibilité, Statut et Rappel (minutes avant).

Glissez un événement pour le déplacer, ou tirez son bord pour changer sa durée. La corbeille de son infobulle le supprime, après confirmation. Pour une série, choisissez l'occurrence ou toute la série.

Un double-clic ouvre la fiche de l'événement. Elle ajoute le Contact, la Société, la Fiche liée et le Fuseau horaire. Une société qui n'existe pas encore se crée depuis son champ : tapez son nom puis Entrée, et Docage propose de la créer, ou de choisir une société au nom proche. Le bouton Envoyer les invitations écrit aux participants qui ont une adresse. La répétition se règle depuis Mon calendrier, pas depuis la fiche.

Mes calendriers

La liste montre le Nom, le Type, la Couleur, Par défaut, le Propriétaire et l'Équipe. Le bouton Nouveau calendrier ouvre une fiche vide. Cochez des lignes pour les supprimer avec le bouton Supprimer.

L'onglet Informations porte le Nom, le Type, la Couleur, la Réservabilité, le Fuseau horaire et la Description. L'onglet Droits règle le partage.

Ces règles s'appliquent :

• le type ne change plus après la création ;
• seul un calendrier personnel a un propriétaire ;
• un calendrier personnel naît fermé aux autres, administrateurs compris : chacun règle sa réservabilité, et son propriétaire seul peut l'ouvrir à d'autres par son onglet Droits ;
• un calendrier ne se supprime pas s'il porte des rendez-vous à venir, ou s'il fait partie d'un calendrier groupé ou d'un modèle de réservation.

Composer un calendrier groupé

Un calendrier groupé n'a ni couleur, ni fuseau horaire, ni événement. Son onglet Composition liste ses lignes sous une règle :

• Tous réserve chaque ligne : toutes doivent être libres ;
• Au moins un réserve une seule ligne, choisie par la règle de réservation : Le premier dans la liste, Le moins occupé, Le premier réservé, Le dernier réservé ou Aléatoire.

Le bouton Ajouter une ligne ou un groupe complète la composition, sur trois niveaux au plus. Glissez une ligne pour la déplacer. Un même calendrier n'entre pas deux fois dans un groupe. Le bloc En clair résume la composition.

Réservabilités

Le bouton Nouvelle réservabilité ouvre une fiche vide. Saisissez le Nom et le Fuseau horaire des plages.

• L'onglet Plages hebdomadaires liste Jour, Début et Fin, au format 09:00. Sans plage, la réservabilité ne propose aucun créneau.
• L'onglet Exceptions liste les jours qui dérogent. Saisissez une Date et ses Plages, par exemple 09:00-12:00, 14:00-18:00. Sans plage, la journée est fermée.

Une réservabilité utilisée par un calendrier ou un modèle ne se supprime pas : choisissez-leur d'abord une autre réservabilité.

Mes modèles de réservation

La liste montre le Nom, l'Adresse, la Durée (min), le Lieu, la Réservabilité et Système. Les boutons Mes modèles, Modèles systèmes et Tous les modèles la filtrent.

Créer un modèle avec l'assistant

Le bouton Nouveau modèle de réservation ouvre un assistant en six étapes, avec un aperçu de ce que verra la personne qui réserve.

Rien n'est enregistré avant Créer le modèle de réservation. Le bouton Fiche complète passe à la fiche en gardant vos choix. Un modèle existant s'ouvre toujours dans la fiche.

La fiche d'un modèle

L'onglet Informations porte l'offre :

• Adresse (fin de l'URL publique) : à l'enregistrement, elle est ramenée aux minuscules sans accents, aux chiffres et aux tirets. « Rendez-vous Découverte » devient « rendez-vous-decouverte ». Vide, elle dérive du nom ;
• Lien public : à copier ou à ouvrir, une fois le modèle enregistré ;
• Formulaire de réservation : l'écran de la personne qui réserve ;
• Responsable : il organise les rendez-vous qui ne réservent que des ressources ;
• Durée (minutes), le seul réglage de créneau obligatoire ;
• Pas entre deux créneaux (minutes), Marge avant (minutes), Marge après (minutes), Préavis minimum (minutes) ;
• Horizon (jours), de 1 à 365 ;
• Maximum par jour, par calendrier ;
• Réservabilité (cadre), croisée avec celle de chaque calendrier ;
• Type de rendez-vous : Sur place, Téléphone, Microsoft Teams, Google Meet, Visio ou Autre.

Sans réservabilité, ni sur le modèle ni sur ses calendriers, les créneaux vont du lundi au vendredi, de 9 h à 12 h et de 14 h à 18 h.

L'onglet Calendriers liste ce qu'un rendez-vous occupe. L'onglet Réservations liste les rendez-vous pris. L'onglet Droits sépare Droits du modèle et Droits des réservations.

Une réservation recopie à sa naissance ce qui décrit son rendez-vous : nom, durée, marges, lieu, emails, rappel, déplacement et annulation. Changer ensuite le modèle ne la touche pas.

Réserver depuis un formulaire ou un parcours

Un modèle s'utilise aussi par le champ Prise de rendez-vous d'un formulaire et par l'action Réservation d'un parcours. Une entrée dynamique se remplace alors au moment de réserver : son nom est unique dans le modèle. Si vous la renommez, les modèles et brouillons de parcours et les formulaires qui la citent suivent ; un parcours lancé ou une réservation prise gardent l'ancien nom.

Réservations

La liste montre Début, Fin, Personne, Email, Téléphone, Statut, Modèle de réservation, Hôte et Contact. Elle n'a pas de bouton de création : une réservation naît toujours d'un modèle.

Sur la fiche, si vous pouvez la modifier, corrigez les coordonnées de la personne, le nom du rendez-vous ou son lieu, puis choisissez Enregistrer la réservation dans le bouton flottant. Les dates et le statut ne changent que par les gestes de ce bouton. Le bloc Calendriers réservés montre ce que le rendez-vous occupe. Les gestes :

• Déplacer…, s'il est confirmé et à venir : choisissez le nouvel horaire. Une nouvelle réservation remplace l'ancienne. Un rendez-vous pris depuis un parcours ne se déplace pas : il s'annule, puis se reprend depuis le parcours ;
• Marquer absent, s'il est confirmé et a commencé ;
• Annuler le rendez-vous, avec un motif facultatif. Ses calendriers sont libérés, et la personne est prévenue si le rendez-vous était confirmé.

Une réservation annulée, déplacée ou absente n'offre plus aucun geste.

Calendriers externes

Une connexion relie un calendrier de Docage à un calendrier extérieur.

1. Cliquez sur Nouveau calendrier externe.
2. Saisissez le Nom, puis choisissez le Fournisseur et le Sens. Pour Microsoft 365 et Google Calendar, le sens est Lire l'occupation ou Deux sens. Un abonnement iCalendar ne fait que Lire l'occupation, une publication iCalendar que Publier.
3. Choisissez le Calendrier connecté. Vide : Mon calendrier. Il faut pouvoir le modifier, et il ne peut pas être groupé.
4. Enregistrez la fiche.

La suite dépend du fournisseur :

• Microsoft 365, Google Calendar : cliquez sur Autoriser Docage sur ce calendrier, puis validez dans la fenêtre qui s'ouvre ;
• Abonnement iCalendar : saisissez dans URL du flux l'adresse du fichier .ics distant, puis enregistrez ;
• Publication iCalendar : ajoutez le Flux iCalendar public comme abonnement dans votre calendrier externe.

Le groupe État montre la Dernière synchronisation et la Dernière erreur. Le bouton Synchroniser maintenant relance l'échange, sauf pour une publication.