Les relations
Déclarez les liens entre deux types de fiches de votre organisation, combien d'objets chaque fiche peut porter, si un lien est obligatoire et quel onglet les affiche.
Une relation relie deux types de fiches : par exemple les contacts et les sociétés, ou les parcours et les contacts. Une fois déclarée, elle ajoute un onglet sur les fiches de chaque côté. Cet onglet liste les objets liés et permet d'en choisir.
Cet écran déclare la relation pour toute l'organisation. Les liens eux-mêmes se posent ensuite sur les fiches.
Accéder à l'écran
Ouvrez le menu Personnalisation, puis Relations. Ce menu est réservé aux administrateurs.
Si vous n'avez pas le droit de modifier l'organisation, l'écran reste en consultation : les boutons d'action n'apparaissent pas.
La liste des relations
La liste montre toutes les relations déclarées pour l'organisation.
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Relation | Le nom de la relation, ou à défaut ses deux étiquettes séparées d'un tiret |
| Premier élément | Le premier type de fiche relié |
| Second élément | Le second type de fiche relié |
| Multiplicité | La règle en toutes lettres, par exemple « Chaque société peut avoir plusieurs contacts ; chaque contact peut avoir une seule société. » |
En bout de ligne, les boutons Modifier et Supprimer agissent sur la relation. Un double clic sur la ligne l'ouvre aussi en modification.
Le bouton flottant propose Nouvelle relation, Enregistrer les relations et Fermer.
Créer une relation
La création se fait en deux temps : vous choisissez ce que vous reliez, puis vous réglez la relation.
Choisir les deux éléments
- Cliquez sur Nouvelle relation.
- La fenêtre Que voulez-vous relier ? s'ouvre. Choisissez le Premier élément et le Second élément.
- Cliquez sur Continuer.
La liste propose les types de fiches de votre organisation (contacts, sociétés, parcours, documents, classeurs, etc.), vos objets personnalisés et les types de fiches de vos pipelines.
Régler chaque côté
La fenêtre de configuration porte le nom des deux éléments, par exemple « Contact ↔ Société ». Elle présente deux panneaux, un par type. Chaque panneau décrit ses propres objets, vus depuis la fiche d'en face. Avec une relation entre contacts et sociétés, le panneau Sociétés règle l'onglet qui liste les sociétés sur une fiche contact.
| Réglage du panneau Sociétés | À quoi il sert |
|---|---|
| Étiquette de l'onglet sur une fiche contact | Le nom de l'onglet. Vide, l'onglet prend le nom du type |
| Combien de sociétés par contact ? | Une seule société ou Plusieurs sociétés |
| Afficher l'onglet sur les fiches contact | Jamais, Seulement s'il y a des sociétés ou Toujours |
| Au moins une société est-elle obligatoire par contact ? | Oblige chaque contact à avoir au moins une société liée |
| Icône | L'icône de l'onglet. Vide, l'onglet reprend celle du type |
Sous chaque panneau, une phrase résume le réglage en cours, par exemple « Chaque contact peut avoir une seule société. » Relisez-la avant de valider : c'est le moyen le plus sûr de vérifier le sens.
Par défaut, le premier élément est sur Plusieurs, le second sur Un seul ou Une seule, et les deux onglets sont sur Toujours.
Le champ Nom de la relation, en bas de la fenêtre, est facultatif. Vide, le nom se compose des deux étiquettes séparées d'un tiret.
Enregistrer
- Cliquez sur Valider. La relation entre dans la liste, mais elle n'est pas encore enregistrée.
- Cliquez sur Enregistrer les relations.
Si vous fermez l'écran sans enregistrer, l'application vous le signale et propose Enregistrer, Ne pas enregistrer ou Annuler.
Attention
Ne mettez pas les deux côtés sur Seulement s'il y a des… sans rendre l'un d'eux obligatoire. L'onglet reste alors masqué tant qu'aucun lien n'existe, des deux côtés : aucun onglet de relation ne permet de poser le premier lien. Seul l'onglet Objets liés d'un objet personnalisé ou d'une fiche de pipeline le permet encore.
Relier un type à lui-même
Le premier et le second élément peuvent être le même type, par exemple Contact et Contact pour un parrainage. La fiche affiche alors deux onglets, un par côté. Donnez à chaque côté une étiquette différente, par exemple Parrain et Filleuls.
Les relations obligatoires
Une relation obligatoire exige au moins un objet lié. Le contrôle a lieu quand une fiche enregistre ses liens, qu'on en pose ou qu'on en retire : si l'une de ses relations obligatoires n'en compte alors aucun, la fiche ne s'enregistre pas et l'application affiche que la relation est obligatoire. On ne peut donc pas retirer le dernier lien d'une fiche.
- La case se coche sur le panneau de l'objet exigé. Pour qu'un contact ait toujours une société, cochez-la sur le panneau Sociétés.
- La case n'est pas disponible quand l'onglet est sur Jamais, et une relation dont l'onglet est sur Jamais n'est jamais exigée.
- Avec Seulement s'il y a des…, une relation obligatoire affiche quand même son onglet dès la création de la fiche.
- Un modèle n'est pas soumis à l'obligation. La règle vaut pour les fiches créées depuis ce modèle.
Attention
Le contrôle ne porte que sur un enregistrement qui pose ou retire des liens. Une fiche qui n'en a aucun, déjà enregistrée ou créée sans en poser, s'enregistre sans que la relation obligatoire soit vérifiée.
Modifier une relation
Cliquez sur Modifier ou double-cliquez sur la ligne, changez les réglages, puis cliquez sur Valider et Enregistrer les relations.
Les deux types reliés ne se changent plus après la création. Pour relier d'autres types, créez une autre relation.
Si un type a disparu, par exemple un objet personnalisé supprimé, la colonne affiche (élément introuvable) et la relation ne s'ouvre plus. Supprimez-la, puis recréez-la.
Supprimer une relation
- Cliquez sur Supprimer. L'application indique combien de liens la relation porte.
- Confirmez avec Supprimer.
- Cliquez sur Enregistrer les relations.
Attention
Les liens de la relation sont supprimés définitivement à l'enregistrement. Si vous fermez l'écran avec Ne pas enregistrer, la relation et ses liens restent en place.
Poser des liens sur une fiche
Les liens se posent depuis l'onglet de la relation, par exemple sur une fiche de contact.
- Ouvrez la fiche, puis l'onglet de la relation.
- Dans le bouton flottant, cliquez sur Sélectionner : …, suivi de l'étiquette de l'onglet.
- L'onglet affiche tous les objets du type. Cochez ceux à lier et décochez ceux à retirer.
- Cliquez sur Valider votre sélection, ou sur Annuler la sélection pour revenir sans rien changer.
- Enregistrez la fiche.
À noter
Valider la sélection n'enregistre rien. La sélection part avec la fiche, quand vous l'enregistrez.
La liste de sélection range les objets en groupes :
| Groupe | Sens |
|---|---|
| Déjà liés à cet objet | Les objets déjà liés à la fiche |
| Disponibles pour la liaison | Les objets que vous pouvez lier |
| Non disponibles pour la liaison | Les objets déjà pris par une autre fiche, quand un objet ne peut être lié qu'à une seule fiche. Ils ne peuvent pas être cochés |
Quand la relation n'admet qu'un objet par fiche, cocher une ligne décoche la précédente.
Une fiche à la corbeille s'ouvre en lecture seule : ses liens ne se modifient pas.
Déclarer une relation sur un modèle ou un objet personnalisé
Cet écran vaut pour tous les enregistrements des deux types. Pour limiter une relation, déclarez-la ailleurs :
- Sur un modèle : onglet Relations de la fiche du modèle. La relation ne vaut que pour les fiches créées depuis ce modèle. Elle apparaît aussi sur celles qui existent déjà.
- Sur un objet personnalisé : onglet Relations de la définition de l'objet.
L'onglet fonctionne comme cet écran, à une différence près : le premier côté est imposé. Vous ne choisissez que l'Élément à relier.
Les relations de l'organisation, du modèle et de l'objet personnalisé se cumulent sur une même fiche.
Quand un lien est posé sur un modèle, chaque fiche créée depuis ce modèle le reprend. Il n'est pas repris si l'objet lié ne peut l'être qu'à une seule fiche : seule la première fiche pourrait le porter.