Les codes de sécurité

Un code de sécurité est le code à usage unique qu'un participant reçoit par SMS ou par email, puis saisit pour prouver qu'il est bien le destinataire. Il sert à la signature, à la validation d'un parcours et à la vérification d'un email ou d'un téléphone saisi dans un formulaire.

Le module Codes de sécurité ne contient que des modèles. Un modèle fixe les règles du code : chiffres ou lettres, nombre de caractères, durée de validité, nombre d'essais. Les codes envoyés, eux, ne sont pas des fiches : vous ne les voyez pas dans une liste.

Sans modèle choisi, c'est le modèle système Code de sécurité par défaut qui s'applique : un code de 6 chiffres, valable 10 minutes, avec 5 essais par code et 3 codes par participant.

Accéder au module

Dans le menu, ouvrez Signature et preuve, puis Codes de sécurité. Le module compte une entrée :

• Mes modèles ouvre la liste des modèles de code de sécurité ;
• le + à côté de l'entrée crée directement un nouveau modèle.

Le module fait partie des offres qui comprennent la signature ou les formulaires.

La liste des modèles

La liste montre, pour chaque modèle :

Au-dessus de la liste, trois boutons filtrent les modèles :

• Mes modèles (par défaut) : les modèles de votre organisation ;
• Modèles systèmes : les modèles fournis par Docage, visibles depuis toutes les organisations ;
• Tous les modèles : les deux à la fois.

Les gestes habituels des listes s'appliquent : tri sur plusieurs colonnes, filtre dans l'en-tête des colonnes, choix des colonnes affichées (les colonnes Id et Créateur sont masquées au départ), sélection de plusieurs lignes et export.

Au bout de chaque ligne, deux boutons :

• Détails ouvre la fiche du modèle dans un nouvel onglet. Un double clic sur la ligne fait la même chose ;
• Constellation montre les fiches liées au modèle, sur une carte qui se déplie.

Supprimer un modèle

Cochez un ou plusieurs modèles, puis cliquez sur Supprimer, dans la barre en haut de la liste. Après confirmation, ils partent à la corbeille. Le bouton Afficher la corbeille les montre ; vous pouvez alors les Restaurer, ou les Supprimer définitivement, ce qui est irréversible.

Un modèle système ne se supprime pas : il appartient à Docage, qui le tient à jour pour toutes les organisations.

Créer un modèle

1. Cliquez sur le + de l'entrée Mes modèles dans le menu, ou, depuis la liste, sur le bouton Nouveau modèle de code de sécurité.
2. Donnez un Nom du modèle. Il est obligatoire : c'est ce nom que vous retrouverez dans les listes de choix des parcours et des formulaires.
3. Réglez le format, la longueur, la validité et les essais (voir ci-dessous).
4. Cliquez sur Enregistrer le modèle de code de sécurité. L'onglet se ferme et le modèle rejoint la liste.

Un nouveau modèle reprend les réglages du modèle système. Vous ne changez que ce qui vous importe.

La fiche d'un modèle

La fiche compte les onglets Informations et Droits, et parfois Historique, qui retrace les modifications de la fiche : ce qui a changé, qui l'a fait et quand.

L'onglet Informations

Le groupe Modèle de code de sécurité réunit les réglages :

Les Essais par code et les Codes par participant plafonnent ensemble le nombre total d'essais. Par exemple, 5 essais par code et 3 codes par participant donnent au plus 15 saisies.

Sous les réglages, l'Aperçu des cases montre le champ tel que le participant le verra : autant de cases que de caractères, remplies d'un exemple de code. Il change dès que vous modifiez le format ou la longueur.

Sur un modèle système, la fiche affiche aussi le réglage Modèle système, en lecture seule.

Si vos droits sur le modèle ne permettent pas de le modifier, la fiche s'affiche en lecture seule et le bouton d'enregistrement n'apparaît pas.

L'onglet Droits

Il indique qui a accès au modèle, et avec quels droits, comme pour les autres fiches de Docage.

Utiliser un modèle

Un modèle ne sert qu'une fois choisi à l'endroit où le code part.

Dans un parcours

Le modèle se choisit sur l'étape du participant, dans la fenêtre du participant du parcours :

• pour une étape de validation, dans Modèle de code de sécurité de la validation. Ce modèle n'est utilisé que si le formulaire du parcours demande un code de sécurité à l'étape de validation ;
• pour une étape de signature, dans Modèle de code de sécurité de la signature. Ce choix n'apparaît que si la signature demande un code.

Laissé vide, le choix affiche Modèle par défaut (6 chiffres) : le modèle système s'applique.

Dans un formulaire

Un formulaire peut porter un champ Code de sécurité. Sur un formulaire web, son modèle se choisit dans les propriétés du champ ; laissé vide, c'est le modèle système Code de sécurité par défaut. Un champ email ou téléphone peut être lié à un champ Code de sécurité : le code part à la coordonnée saisie et se tape dans les cases du champ lié.

Sur un formulaire de parcours, le modèle ne se choisit pas dans le champ : il vient de l'étape de validation ou de signature, comme décrit plus haut.

Dans un transfert

Si votre offre comprend les transferts, le code envoyé au destinataire d'un transfert suit lui aussi un modèle. Il se choisit dans le champ Modèle de code de sécurité de l'onglet Informations du transfert, tant que le transfert n'est pas envoyé (voir Les transferts). Laissé vide, le champ affiche Le modèle système : c'est Code de sécurité par défaut qui s'applique.

Ce code ne part que si le transfert le demande : une protection Code au destinataire, ou un secret envoyé Par email.

Ce que voit le participant

Le champ Code de sécurité affiche un bouton pour recevoir le code, autant de cases que le code compte de caractères, et une ligne d'état.

• Le code part de lui-même quand son étape devient active et que le champ est à l'écran, après un premier geste du participant sur la page ; sur l'écran de signature, une fois le consentement donné. Le bouton reste là pour renvoyer un code. Quand l'email ou le téléphone se saisit dans la même étape que le code, c'est le bouton qui l'envoie.
• Le code est vérifié dès que la dernière case est remplie. En cas d'erreur, la ligne d'état indique les essais restants.
• Le participant peut coller le code reçu. Un code numérique se retrouve même au milieu d'un texte collé, comme le SMS entier.

Les règles à connaître

• Un code envoyé garde les règles du modèle au moment de l'envoi. Si vous modifiez le modèle ensuite, les codes déjà partis ne changent pas.
• Le code saisi n'est jamais conservé comme une réponse du formulaire : il n'apparaît ni dans les réponses, ni dans les données de la fiche.
• Une validation n'exige un code que si le formulaire du parcours pose le champ Code de sécurité dans l'étape de validation.
• Un code envoyé par SMS est facturé.

Voir aussi

• La signature : parcours et modèles de parcours
• Les transferts
• Prise en main