Les documents
Rédiger vos textes, préparer des modèles à champs et les réutiliser, par exemple dans vos parcours.
Un document est un texte que vous rédigez directement dans Docage, dans un éditeur à ruban. Un modèle de document sert de point de départ : il porte un texte type et des champs, et chaque document créé à partir de lui en reprend le contenu.
Les tableurs ont leur propre liste, dans le module Calcul, si votre offre le comprend.
Accéder aux documents
Dans le menu, ouvrez le thème Documents, puis le module Documents. Il contient deux entrées :
- Mes documents : les documents que vous pouvez voir ;
- Mes modèles : les modèles de document.
Le module dépend de votre offre : une marque peut ne pas le proposer.
La liste Mes documents
La liste montre d'office le Document, ses Classeurs, sa Date de modification et son Modèle. Les documents modifiés en dernier viennent en tête.
- Ouvrir une fiche : double-cliquez sur la ligne, ou cliquez sur le bouton Détails.
- Voir ce qui est lié à un document : cliquez sur le bouton Constellation de la ligne.
- Rechercher : le bouton Recherche affiche une ligne de filtre sous les en-têtes.
- Trier et filtrer : utilisez les en-têtes de colonnes.
- Choisir les colonnes : le sélecteur de colonnes ajoute par exemple le Créateur, l'Email du créateur ou l'Identifiant externe.
- Exporter : le bouton d'export envoie toute la liste, ou les lignes cochées.
- Dupliquer : cochez une ou plusieurs lignes, puis cliquez sur Dupliquer et confirmez.
Créer un document
Vous avez trois façons de commencer :
- cliquez sur le + de l'entrée Mes documents dans le menu ;
- laissez le pointeur sur ce + : il déplie vos derniers modèles, et un clic sur l'un d'eux crée un document à partir de ce modèle ;
- dans Mes modèles, cliquez sur le bouton Nouveau document à partir du modèle de la ligne.
Nouveau document, dans le bouton flottant de la liste, ouvre aussi une fiche neuve.
Un document vierge est au format A4, en police Arial.
Changer de modèle avant d'enregistrer
L'onglet d'une fiche neuve indique le modèle dont elle part, à côté de son titre. Cliquez dessus pour en choisir un autre. La liste commence par votre modèle par défaut, ou par Aucun si vos préférences n'en fixent pas. Viennent ensuite Récemment utilisés et Autres modèles. Les modèles systèmes ont leur propre groupe.
Choisir un modèle recharge la fiche et remplace votre saisie. Si vous avez commencé à écrire, Docage vous le demande d'abord.
La fiche d'un document
Une fiche neuve s'ouvre sur l'onglet Informations. Un document existant s'ouvre sur l'onglet Document.
Choisissez Enregistrer le document dans le bouton flottant : l'enregistrement ferme l'onglet. Si vous fermez une fiche modifiée sans l'avoir enregistrée, Docage vous propose Enregistrer, Ne pas enregistrer ou Annuler. Sans le droit de modifier le document, le bouton d'enregistrement ne paraît pas.
L'onglet Informations
- Classeurs : le champ du haut lie le document à un ou plusieurs classeurs.
- Nom du document : le nom affiché dans la liste.
- Langue et Préférences régionales : les réglages du document. Le nom des champs insérés suit sa langue.
- Modèle de parcours pour les champs dynamiques : il ajoute ce modèle de parcours à la liste des champs. Ce réglage paraît sur un modèle et sur une fiche neuve.
L'onglet Document
C'est l'éditeur. Le ruban porte les outils de mise en forme, de tableau et d'insertion. L'en-tête et le pied de page se trouvent dans l'onglet de mise en page du ruban, et le signet dans l'onglet des références.
Pour récupérer un fichier, ouvrez l'onglet Fichier du ruban, puis Télécharger. Quatre formats sont proposés : Word, RTF, texte brut et HTML. Le fichier garde ses champs.
Mes modèles
La liste des modèles fonctionne comme Mes documents. Ses trois filtres, en haut, séparent Mes modèles, Modèles systèmes et Tous les modèles. Elle s'ouvre sur Mes modèles.
Pour créer un modèle, cliquez sur le + de l'entrée Mes modèles, ou choisissez Nouveau modèle de document dans le bouton flottant. Le bouton flottant de la fiche propose ensuite Enregistrer le modèle.
La fiche d'un modèle ajoute des réglages à ceux d'un document.
| Élément | Ce qu'il permet |
|---|---|
| Sous-formulaire de création | choisir ce qu'un champ « Document » d'un formulaire web affiche quand il crée depuis ce modèle |
| Documents générés | voir les documents créés à partir de ce modèle |
| Personnalisation des fiches | préparer les champs des fiches générées à partir de ce modèle |
| Relations | déclarer les relations qui vaudront pour ces fiches |
| Droits | régler séparément les Droits du modèle et les Droits des documents générés |
Le Sous-formulaire de création peut rester vide. Docage prend alors la préférence de l'utilisateur, puis celle de l'organisation, sinon le sous-formulaire par défaut.
Insérer des champs dans un modèle
Un champ se remplace par sa valeur quand le document sert, par exemple dans un parcours. Sur un modèle, l'onglet Insérer du ruban porte trois boutons, qui ouvrent le panneau d'insertion.
| Bouton | Ce qu'il propose |
|---|---|
| Champs dynamiques | les champs des fiches liées au document, présentés en arbre |
| Champs systèmes | les champs fournis par Docage |
| Champs | les champs déjà créés dans ce document |
Sur un modèle, le Nom du document peut aussi recevoir un champ : cliquez sur le bouton Insérer un champ ou une variable du champ.
Dans le texte, un champ inséré se montre comme une tuile, à la manière d'un champ posé sur un PDF. Cliquez sur la tuile pour ouvrir
ses réglages. Un champ inséré depuis l'arbre reçoit un nom lisible, par exemple PrénomClient, composé dans la langue du document.
Si le texte ne le cite plus, il disparaît à l'enregistrement.
Déposer un champ pour un participant
En tête de Champs dynamiques, choisissez le participant pour qui vous déposez le champ. La liste propose ceux que le document nomme déjà, ceux du parcours d'où vous l'avez ouvert, ou ceux du modèle de parcours choisi. Vous pouvez aussi saisir un nouveau nom.
Glissez ensuite un élément de Types de champ ou de l'arbre dans le texte, ou cliquez dessus pour l'insérer au curseur. Un type de champ ouvre aussitôt ses réglages, Propriétés du champ : donnez-lui son Libellé, puis cliquez sur Valider.
Insérer un bloc de champs
Le badge Bloc de champs, en tête de chaque objet de l'arbre, insère plusieurs champs d'un coup. Les champs principaux sont activés d'office, et un interrupteur ajoute les autres.
Réserver un passage à un participant
- Sélectionnez un passage dans le corps du document.
- Dans l'arbre, sous le participant, cliquez sur Réserver la sélection.
Ce participant pourra modifier ce texte, et lui seul. Le passage est surligné à sa couleur. Pour l'annuler, faites un clic droit dans le passage, puis choisissez Libérer le passage, suivi du nom de son participant. Le texte reste en place.
Un passage ne se réserve pas dans un en-tête, un pied de page ou une zone de texte. Si la sélection contient des champs, ils ne deviennent pas un passage : chacun est confié à ce participant, qui le saisira séparément.
Transformer un texte en champ
Sélectionnez un texte, faites un clic droit, puis choisissez Créer une variable. Le texte sélectionné devient un champ du document, qui a ce texte pour valeur. Le champ le remplace partout où ce texte figure dans la partie du document où vous l'avez sélectionné, par exemple le corps ou l'en-tête.
Un modèle pour imprimer vos devis
Si votre offre comprend les devis, un modèle de document peut servir de modèle d'impression. Deux boutons de l'onglet Insérer y sont consacrés.
- Devis ouvre la liste Champs et blocs du devis. Cliquez sur un élément pour l'insérer au curseur. Tableau des lignes personnalisable pose un tableau avec une ligne modèle par nature, répétée pour chaque ligne du devis.
- Aperçu avec un devis ouvre le PDF d'un devis choisi dans une liste, rendu par ce modèle tel que l'éditeur le montre. Rien n'est enregistré.
Sur la fiche d'un devis, le champ Modèle d'impression choisit ensuite la mise en page.
À noter
L'aperçu demande un modèle enregistré au moins une fois. Il demande aussi au moins une fiche que vous pouvez voir, dans un pipeline qui chiffre ses fiches : sans elle, un message vous indique qu'il n'y a aucun devis à prévisualiser.
Un document dans un parcours
Si votre offre comprend les parcours, l'onglet Documents d'un parcours permet de choisir l'un de vos documents ou de vos modèles.
Au lancement, le parcours crée sa propre copie du document, ou un document à partir du modèle. Les champs se remplissent dans ce document-là. Votre document de départ et votre modèle restent tels quels.
Les autres onglets de la fiche
Les onglets disponibles dépendent de votre offre et de la configuration de votre organisation.
| Onglet | Ce qu'il montre |
|---|---|
| Champs personnalisés | les champs ajoutés à la fiche, s'il y en a |
| Flux liés | les automatisations qui touchent cette fiche |
| Webhooks | les webhooks dont cette fiche est le périmètre |
| Constellation | les fiches liées au document, sur une carte |
| Historique | les modifications de la fiche |
| Droits | qui accède à la fiche |
Votre organisation peut aussi ajouter un onglet par objet personnalisé lié aux documents.
Supprimer et restaurer
Dans la liste, cochez une ou plusieurs lignes, puis supprimez-les. Un document supprimé part à la corbeille.
Le bouton Afficher la corbeille de la liste montre les documents supprimés. Une fiche s'y ouvre en lecture seule. Restaurer remet un document dans la liste. Supprimer définitivement l'efface : cette opération est irréversible.
Dans l'onglet Documents d'un classeur, la suppression demande s'il faut mettre le document lui-même à la corbeille (Supprimer), ou seulement le Retirer du classeur : voir les classeurs.
Le reste du domaine se trouve dans la partie Application.