Poser, suivre et approuver les absences
Poser une absence, la faire approuver, suivre celles de votre équipe, et préparer vos modèles et vos messages d'absence.
Le module Absences sert à dire quand vous n'êtes pas disponible : une réunion d'une heure, une formation, des congés. Une absence réunit une personne, un type, une période et un statut. Vous trouvez le module dans le menu, thème Organisation, sous Absences.
Les types se rangent en deux familles :
| Famille | Types fournis | Ce que vous indiquez |
|---|---|---|
| Pendant le travail | Concentration, Réunion, Déplacement, Formation | une durée à partir de maintenant, ou une heure de fin |
| En dehors du travail | Congés, Maladie | des dates |
Chaque type a son approbation : aucune, une validation ou une signature. Un administrateur règle les types sous Personnalisation, Types d'absence.
Une pastille, à gauche de l'icône des conversations, montre votre état : Disponible, le type de l'absence en cours et sa fin (une heure, ou un dernier jour), ou Demande en attente. Un clic dessus ouvre la fenêtre qui correspond à cet état.
Poser une absence
La fenêtre Nouvelle absence s'ouvre depuis la pastille, depuis le + de Mes absences ou depuis le bouton flottant de la liste. Le + déplie aussi vos modèles.
- Partir d'un modèle : choisissez un modèle, ou gardez Aucun modèle. Un modèle pose le type et préremplit le reste. Tout se retouche, et changer de type quitte le modèle.
- Quel type d'absence ? : choisissez une tuile. Son sous-titre annonce le sort de l'absence, par exemple Sans approbation ou Justificatif attendu.
- Indiquez la période :
- Jusqu'à quand ?, pendant le travail : 15 min, 30 min, 1 h, Fin de journée ou Jusqu'à…. L'absence part de maintenant.
- Quand ?, en dehors du travail : Du, Au et Journées entières. Sans journées entières, précisez Le premier jour et Le dernier jour. Le décompte en jours ouvrés s'affiche.
- Que répondre pendant votre absence ? : choisissez un Message d'absence, ou Aucun message : rien ne répond à ma place. Le texte Réponse de chat et de WhatsApp — pour cette fois se retouche pour cette absence. En dehors du travail, désignez aussi un Collègue de remplacement.
- Si le type demande une approbation ou un justificatif, ajoutez un mot pour l'approbateur et joignez le justificatif.
- Choisissez Activer, ou Demander l'approbation si le type l'exige.
Une demande part vers votre responsable hiérarchique. Sans responsable, elle part vers l'approbateur nommé du type.
Attention
Sans responsable hiérarchique ni approbateur nommé, la demande ne peut pas partir. Un administrateur renseigne le responsable sur votre fiche d'utilisateur.
Le responsable hiérarchique d'un collègue, ou un administrateur, peut aussi poser son absence : Poser une absence, dans le bouton flottant de l'onglet Absences de la fiche de cet utilisateur. L'absence est alors approuvée d'office.
Suivre une absence ou une demande
Pendant une absence, la pastille propose :
- Je suis de retour : l'absence prend fin.
- Prolonger : + 15 min, + 30 min, + 1 h ou Jusqu'à…, ou Nouveau dernier jour pour des journées entières. Ce choix n'existe que pour un type sans approbation.
- Ouvrir l'absence et Ouvrir le message.
Pendant une demande, elle propose Ouvrir l'absence et Annuler la demande. Rien ne s'applique tant que la demande n'est pas validée.
| Statut | Ce qu'il veut dire |
|---|---|
| Demandée | la décision de l'approbateur est attendue |
| Approuvée | l'absence vaut, avec ou sans approbation |
| En cours | une absence approuvée court en ce moment |
| Refusée | l'approbateur a refusé ; le motif figure sur la fiche |
| Annulée | la demande ou l'absence est retirée, ou son parcours d'approbation a été annulé ou a expiré |
Mes absences
Mes absences liste vos absences, les plus récentes d'abord. Au-dessus de la liste, un encart par type donne le total de l'année : 15 j
pour un type compté en jours ouvrés, même à 0 j, et 1 fois pour les autres.
Les colonnes sont Type, Du, Au, Jours, Statut et Approbateur. Un double-clic sur une ligne ouvre la fiche.
Une absence annulée reste dans la liste : rien n'est supprimé.
Absences de mon équipe
Cette entrée apparaît si vous encadrez quelqu'un, si vous approuvez un type d'absence ou si vous êtes administrateur. La liste ajoute la colonne Personne et place les demandes en attente en tête.
Pour décider d'une demande dont vous êtes l'approbateur :
- Sur sa ligne, choisissez Ouvrir la demande. L'écran de décision s'ouvre dans un nouvel onglet de votre navigateur.
- Approuvez ou refusez. Un refus demande un motif.
La personne absente reçoit une notification de votre décision.
Toutes les absences
Réservée aux administrateurs, cette entrée montre les absences de toute l'organisation, avec les mêmes colonnes.
La fiche d'une absence
| Onglet | Ce qu'il montre |
|---|---|
| Informations | l'état de l'absence, son résumé, le Collègue de remplacement, le Commentaire pour l'approbateur et les Justificatifs |
| Message | le message de cette absence, avec Ouvrir le message |
| Parcours | le parcours d'approbation, avec Ouvrir le parcours et Ouvrir la demande |
| Calendrier | les événements créés par l'absence |
| Réponses envoyées | les réponses, avec Média, Correspondant et Envoyée |
| Téléphonie | l'état de la téléphonie pour cette absence |
| Fichiers | ses justificatifs, présentés en liste de fichiers |
| Historique | les changements de la fiche |
| Droits | qui peut voir, modifier ou administrer l'absence |
Le bouton flottant change selon l'état : Annuler la demande tant que la demande attend, Je suis de retour et Prolonger pendant l'absence, Annuler l'absence tant qu'une absence approuvée n'a pas commencé.
Dans Justificatifs, Joindre un justificatif accepte un PDF, un JPG ou un PNG de 10 Mo au plus. Si le parcours échoue, la fiche le dit : annulez la demande, puis posez-la de nouveau.
Par défaut, le créateur et la personne absente administrent l'absence, son responsable la voit et l'approbateur la modifie.
Mes modèles d'absence
Un modèle prépare une absence répétitive. Il ne porte ni personne ni période : sa durée est relative.
Nouveau modèle d'absence ouvre une fiche avec ces champs :
| Champ | Ce qu'il règle |
|---|---|
| Nom du modèle | le nom affiché dans Partir d'un modèle ; obligatoire |
| Type d'absence | le type posé ; obligatoire |
| Message d'absence | le message proposé. Vide, celui de vos préférences s'applique. Seul un message écrit pour ce type convient |
| Durée proposée | pendant le travail : À la pose, une durée, Fin de journée ou Autre durée…, de 5 à 1 440 minutes. En dehors du travail : Dates choisies à la pose ou Nombre de jours, de 1 à 366 |
| Collègue de remplacement, Commentaire pour l'approbateur | les valeurs proposées |
L'onglet Absences liste les absences posées à partir du modèle. Droits compte deux sous-onglets : Droits du modèle et Droits des absences.
Pour vous servir d'un modèle, choisissez Poser une absence à partir du modèle dans le bouton flottant de sa fiche, ou Nouvelle absence à partir du modèle sur sa ligne.
Mes messages d'absence
Un message d'absence réunit les textes que vous préparez pour votre absence, média par média. La liste affiche Nom, Écrit pour le type, Médias, Par défaut, Description, Système et Date de modification. Les boutons Mes messages, Messages système et Tous les messages la filtrent.
Nouveau message d'absence ouvre la fiche. Sur Informations, saisissez le Nom, puis réglez Écrit pour le type et S'applique à. Cocher un média couvre tous ses canaux, à venir compris. Dépliez-le pour n'en choisir que certains.
Chaque média coché ajoute un onglet. Sauf pour la téléphonie, qui n'a pas de texte, cet onglet porte sa Conception et son Aperçu pour vous. Insérer un champ place une donnée dans le texte.
| Onglet | Ce que vous réglez |
|---|---|
| Chat | le texte |
| l'Objet et le corps | |
| SMS | le texte, avec un compteur ; ce média est facturé |
le texte, avec *gras*, _italique_ et ~barré~ ; ce média consomme des crédits |
|
| Téléphonie | les options de l'appel et les canaux couverts |
| Visio | le texte et ses options |
Définir comme mon message par défaut pour ce type fixe votre choix. Un défaut se règle aussi dans les préférences de l'utilisateur, du cercle ou de l'organisation, groupe Absences. Le vôtre l'emporte sur celui de l'organisation, puis sur celui du type.
Un message système est en lecture seule. Dupliquer le message en fait un message de votre organisation.
Chaque absence garde sa propre copie du message. Vos retouches ne valent que pour elle, jamais pour le modèle dont il est né. Vous pouvez donc supprimer un message sans toucher aux absences déjà posées.
Les absences dans le calendrier
Le module Absences s'accompagne toujours du calendrier : une absence ajoute un événement à Mon calendrier, par exemple
Indisponible · Réunion. Il reste provisoire tant que la demande attend. Il est confirmé à l'approbation, annulé au refus ou à l'annulation, raccourci au retour et
allongé à la prolongation. Il bloque vos créneaux de réservation.
Une absence en dehors du travail figure aussi au calendrier partagé Absences de l'organisation, sans son type ni son commentaire.
Les règles à connaître
- Deux absences d'une même personne ne se chevauchent pas. Une absence en cours se remplace toutefois par une nouvelle : elle prend fin au début de celle-ci.
- Une absence approuvée qui a commencé ne s'annule pas : elle se termine avec Je suis de retour.
- Une demande en attente se retire à tout moment. Son parcours d'approbation est abandonné.
- Le type et le message d'une absence posée ne changent pas. Pour en changer, annulez-la et posez-en une autre.
- Une absence soumise à approbation ne se prolonge pas : demandez-en une autre.
- Le décompte va du lundi au vendredi, au demi-jour près. Il ignore les jours fériés.
- Docage ne gère ni solde ni quota de jours.
- Les heures de début, de mi-journée et de fin de journée se règlent dans les préférences, groupe Calendrier.