Les pipelines
Définir les étapes dans lesquelles circulent vos fiches et la forme de ces fiches, à partir d'un modèle ou d'une fiche vierge.
Un pipeline décrit un processus : des étapes, qui forment les colonnes d'un kanban, et un type de fiche qui y circule. Des tickets, des deals ou des candidatures avancent ainsi d'étape en étape, jusqu'à leur issue.
Accéder aux pipelines
- Choisissez Personnalisation, à la fin du menu.
- Choisissez Pipelines, puis l'une de ses trois entrées.
Retour au menu ramène au menu habituel. Ces réglages valent pour toute l'organisation : ces entrées sont réservées aux administrateurs. Le module dépend de votre offre : une marque peut ne pas le proposer.
| Entrée | Rôle |
|---|---|
| Mes pipelines | vos pipelines, actifs ou non |
| Mes modèles de pipelines | vos modèles, et ceux livrés avec Docage |
| Mes modèles de fiches | les types de fiches : leurs champs, leur vignette, leurs relations |
Un type de fiche peut suivre plusieurs pipelines : Support et Escalade pour des tickets, par exemple. Il paraît dans le menu, sous
Clients et ventes, seulement s'il a un pipeline actif. Le travail sur les fiches est décrit dans
Clients et ventes.
Partir d'un modèle
Une organisation neuve n'a aucun pipeline. Le chemin le plus court est de partir d'un modèle.
- Ouvrez Mes modèles de pipelines, puis choisissez le filtre Modèles systèmes : Assistance, Ventes, Liste de tâches ou Devis.
- Sur la ligne, cliquez sur Nouveau pipeline à partir du modèle.
- La fiche du nouveau pipeline s'ouvre. Adaptez-la, puis enregistrez.
Docage copie le pipeline et son type de fiche dans votre organisation : vous les modifiez sans toucher au modèle. Le module apparaît dans le menu au prochain chargement de Docage. Un modèle sans type de fiche ne s'utilise pas. En cas de refus, En savoir plus donne la raison.
Si ce type de fiche fait déjà circuler un pipeline actif, une fenêtre le nomme. Créer un nouveau pipeline l'ajoute au même type, et Annuler ne crée rien. Le pipeline ajouté n'est pas celui par défaut : il se choisit dans le kanban.
Créer un pipeline
- Cliquez sur le + de Mes pipelines dans le menu, ou choisissez Nouveau pipeline dans le bouton flottant de la liste.
- Saisissez le Nom :
Support. - Choisissez le Type de fiche. S'il n'en existe aucun, le bouton + du champ en crée un.
- Dans l'onglet Étapes, ajoutez au moins une étape et cochez une Étape d'entrée.
- Choisissez Enregistrer le pipeline dans le bouton flottant. L'onglet se ferme.
Si le + du menu porte un chevron, vos modèles se déplient sous la ligne, cinq au plus. Les modèles systèmes n'y figurent pas.
La liste Mes pipelines
La liste montre le Nom, le Type de fiche, l'Ordre, Par défaut et Actif. Double-cliquez sur une ligne, ou cliquez sur Détails, pour ouvrir un pipeline. Constellation montre ses liens. Les en-têtes de colonnes filtrent la liste. L'export envoie toute la liste, ou les lignes cochées.
Supprimer un pipeline
Un pipeline qui porte encore des fiches ne se supprime pas, même si elles sont à la corbeille. Déplacez-les vers un autre pipeline, ou supprimez-les définitivement. Si vous cochez plusieurs pipelines, un seul pipeline peuplé fait refuser tout le lot.
Les modèles de pipelines
Mes modèles de pipelines se manie comme la liste précédente. Les filtres sont Mes modèles, Modèles systèmes et Tous les modèles. Nouveau modèle de pipeline crée un modèle.
Un modèle système s'ouvre en consultation : il ne se modifie pas. Nouveau pipeline à partir du modèle vous en donne une copie.
La fiche d'un pipeline
Informations
| Champ | Rôle |
|---|---|
| Type de fiche | les fiches qui circulent. Les types livrés avec Docage ne sont pas proposés |
| Pipeline par défaut | les nouvelles fiches de ce type y entrent. Il y en a un par type de fiche |
| Actif | inactif, le pipeline ne reçoit plus de nouvelles fiches et garde les siennes |
| Devise | elle vaut pour tous les montants du pipeline |
Le crayon du champ Type de fiche ouvre ce type. La liste se charge à l'ouverture de la fiche : rouvrez-la pour voir un type créé entre-temps.
Attention
Un pipeline qui porte des fiches, corbeille comprise, ne change plus de Type de fiche. Créez un pipeline neuf pour l'autre type.
Le groupe Travail active des capacités, éteintes par défaut :
| Réglage | Effet |
|---|---|
| Bouton « Fait » | la vignette envoie la fiche dans la première étape aboutie |
| Clôture par les points de contrôle | la fiche se termine quand son dernier point est coché |
| Clôture par les sous-fiches | la fiche parente se termine quand toutes ses sous-fiches le sont |
| Fiches répétitives | une fiche répétitive terminée fait naître la suivante, échéance décalée |
| Rappel d'échéance (jours avant) | le responsable est notifié. 0 : le jour même. Vide : aucun rappel |
Étapes
Chaque ligne est une colonne du kanban. Double-cliquez pour modifier une ligne, et glissez-la pour changer l'ordre.
| Colonne | Rôle |
|---|---|
| Statut | ce que Docage retient de l'état de la fiche |
| Étape d'entrée | la colonne où arrivent les nouvelles fiches |
| Couleur | la couleur de la colonne |
| Icône | l'icône de la colonne, choisie dans le sélecteur d'icônes |
| En sommeil après (jours) | au-delà, la vignette est signalée en rouge |
| Probabilité (%) | de 0 à 100, recopiée sur la fiche qui entre dans l'étape, puis modifiable sur la fiche. Elle pondère le montant. Laissée vide, le pipeline n'emploie pas de probabilité |
| Points de contrôle | saisissez un point, puis Entrée. Ils s'ajoutent à la fiche qui entre dans l'étape |
Le statut alimente les filtres, les compteurs et les totaux. Plusieurs étapes peuvent viser le même :
| Statut | Sens |
|---|---|
| Nouveau | reçue, pas encore prise en charge |
| En cours | en traitement |
| En attente | on attend quelqu'un |
| Aboutie | terminée avec succès |
| Échouée | terminée sans succès |
| Close | terminée, sans issue particulière |
Une étape qui contient encore des fiches ne se supprime pas : le message la nomme et les compte. Déplacez d'abord ces fiches.
Motifs d'échec
Ces motifs sont proposés quand une fiche passe dans une étape en échec : Prix, Concurrent. Sans motif déclaré, le passage reste
possible et ne demande rien.
Avancement par parcours
Ce réglage ne sert que si votre offre comprend les parcours. Quand un parcours rattaché à une fiche atteint un Statut du parcours, la fiche passe dans l'Étape d'arrivée. Un statut ne vise qu'une étape.
Attention
Tout parcours lié à la fiche compte, quel que soit son objet.
Supprimer une étape visée par une correspondance bloque l'enregistrement : corrigez d'abord cet onglet.
Chiffrage
Cet onglet paraît une fois le pipeline enregistré. Il a son propre bouton, Enregistrer le chiffrage, qui ne ferme pas la fiche. Il ne propose que les étapes et les motifs déjà enregistrés.
| Groupe | Contenu |
|---|---|
| Chiffrage | Chiffrage actif : les fiches portent des lignes et des totaux, et s'envoient en PDF. TVA, validité, acompte et Catalogue d'articles s'y règlent |
| Acceptation | le Parcours d'acceptation, l'horodatage du document accepté, le report du montant accepté sur une fiche liée |
| Cycle de vie des fiches | numéroter, réviser, expirer, créer une tâche de relance |
| Textes du document | titre, zone d'accord, introduction, conditions, mentions légales |
| Modèle d'impression | le modèle du PDF, par défaut et par langue du destinataire. Vide : le Modèle système |
Cycle de vie des fiches fonctionne aussi sans chiffrage : un contrat se numérote, une demande expire. Sur un pipeline chiffré, numéroter et réviser restent toujours actifs.
Le Motif de numérotation doit contenir un compteur : DEV-{yyyy}-{0000}. Un modèle de parcours de votre organisation doit
comporter exactement un participant dynamique. Sur un modèle système, le crayon crée une copie modifiable.
Le catalogue est un type d'objet personnalisé, comme les articles. Les champs d'un article qui lui manquent lui sont ajoutés et verrouillés.
Intervenants
Cet onglet paraît lui aussi après le premier enregistrement. Les intervenants, un Utilisateur ou une Équipe, sont ceux de toutes les fiches du pipeline. Une fiche qui a les siens, ou ceux de son modèle, les garde. Sans intervenant, chaque fiche s'affecte à la main.
Sur un modèle, le type Dynamique ajoute un intervenant à désigner, avec son Étiquette ; Le créateur le remplace d'office par celui qui crée la fiche.
Notes, Historique et Droits
Ces onglets portent vos notes, les modifications du pipeline, et qui y accède.
Mes modèles de fiches
Cet écran liste les types de fiches qui circulent dans vos pipelines. Il montre le Nom, le Nom au pluriel, le Code, Gère des modèles et Système, avec les filtres Mes modèles, Modèles systèmes et Tous les modèles.
Nouveau modèle de fiche, dans le bouton flottant, crée un type en Processus. Enregistrer le modèle de fiche le range. Sa fiche se remplit comme celle d'un objet personnalisé, décrite dans Les objets personnalisés. À l'enregistrement, le type reçoit son premier pipeline, aux étapes À traiter, En cours et Terminé.
| Onglet | Rôle |
|---|---|
| Informations | le nom, le Code, le Champ portant le nom, la gestion des modèles |
| Vue de détail | les champs de la fiche. Priorité, Échéance, Montant et Probabilité se posent d'un clic : triables et filtrables, ils alimentent les totaux |
| Vue kanban | la vignette, en lecture seule et sans défilement : n'y posez que l'essentiel |
| Sous-formulaire | ce qu'un formulaire web demande pour créer une fiche de ce type |
| Relations | les liens vers d'autres types, par exemple un contact |
La vignette et les champs se règlent sur le type, et non sur le pipeline.
Attention
Le Code n'est plus modifiable après la création. Le Type de fiche ne l'est plus une fois la première fiche créée.
Un type qui porte encore des fiches ne se supprime pas, même à la corbeille. Un type système ne se supprime jamais.