Composer, activer et suivre vos flux d'automatisation
Dessiner un flux, choisir ses déclencheurs et ses étapes, le tester, l'activer, puis suivre ses exécutions.
Le module Automatisation confie à Docage des enchaînements répétitifs : quand un événement survient, un flux vérifie des conditions, attend si besoin, puis agit seul. Par exemple : à l'envoi d'un formulaire, créer un contact et répondre par email. Le module se trouve dans le menu Organisation › Automatisation, entrée Mes flux.
- Le flux est le modèle que vous dessinez.
- Le déclencheur dit quand il part.
- L'exécution est un passage du flux. Elle naît toujours d'un déclencheur.
La liste Mes flux
Mes flux montre vos modèles, avec leur Nom, leur Description et la colonne Actif. Un flux inactif ne se déclenche pas.
Sur chaque ligne, vous pouvez :
- ouvrir le flux avec Détails ou par un double clic ;
- le lancer avec Lancer, s'il est actif ;
- afficher ses liens avec Constellation.
La barre de la liste permet aussi de chercher, d'exporter, et de dupliquer ou supprimer les lignes cochées.
Créer un flux
- Cliquez sur le + de Mes flux, ou sur Nouveau flux dans le bouton flottant de la liste.
- Dans Informations, saisissez le Nom.
- Dans Diagramme, posez au moins un déclencheur et une première étape.
- Cliquez sur Enregistrer le flux.
Un flux non enregistré ne peut être ni testé, ni activé, ni lancé.
L'onglet Informations
Le groupe Exécution règle les droits du flux, ses erreurs et ses limites.
| Réglage | Effet |
|---|---|
| Identité d'exécution | Exécutant : les droits de la personne à l'origine du changement. Créateur du modèle : les droits du propriétaire du modèle |
| En cas d'erreur | Arrêter le flux, Continuer ou Suivre la branche d'erreur |
| Statut final après une branche d'erreur | En échec ou Réussi, quand une étape a échoué et que sa branche d'erreur a été suivie jusqu'au bout. Un échec que rien ne traite laisse l'exécution en échec |
| Deux exécutions sur la même fiche | Parallèle, Une seule active par entité (la suivante est refusée) ou Mise en file (elle attend la fin de la précédente) |
| Exécutions maximum par fiche et par jour | Un garde-fou contre les boucles |
| Crédits maximum par jour | Au-delà, le flux cesse de lancer des parcours pour la journée. Vide : aucun plafond |
| Conserver les exécutions (jours) | Au-delà, une exécution terminée est supprimée définitivement. Vide : tout est conservé |
Attention
Exécutant ne restreint pas toujours le flux. Sans personne à l'origine (planification, formulaire, courrier entrant, webhook), il agit avec les droits du propriétaire du modèle.
L'onglet Diagramme
Le panneau Étapes porte la palette : Déclencheurs, Structure du flux, Actions générales, puis un accordéon par type de fiche.
- Ajouter : cliquez sur une entrée. L'étape se raccorde à l'étape sélectionnée.
- Relier : tirez un lien depuis la sortie d'une carte, à droite, vers l'entrée d'une autre.
- Régler : cliquez sur une carte ou sur une flèche. Le panneau affiche ses réglages.
- Supprimer : utilisez la croix au survol, ou la touche
Suppr.
Annuler et Rétablir portent sur les cartes, les liens et leurs positions, pas sur les réglages du panneau.
Les déclencheurs
Tous les déclencheurs mènent à la carte du flux, et la première étape en part. Deux déclencheurs d'un même flux démarrent donc les mêmes étapes.
| Déclencheur | Le flux part quand… |
|---|---|
| Événement d'entité | l'Événement choisi survient sur une fiche du type écouté |
| Changement de champ | un Champ surveillé passe d'une Valeur de départ à une Valeur d'arrivée |
| Planifié | une date d'une fiche arrive, avec un décalage possible |
| Manuel | une personne le lance |
| Soumission de formulaire | un formulaire est envoyé |
| Webhook entrant | un autre logiciel appelle son adresse |
| Courrier entrant | un email arrive dans un compte email |
| Appel d'un autre flux | un autre flux l'appelle |
| Appel téléphonique entrant, Appel téléphonique manqué | un appel arrive, ou est manqué |
| Réunion terminée, Enregistrement de réunion disponible | une réunion se termine, ou son enregistrement est disponible |
| Lien posé ou retiré | un lien d'une relation est posé ou retiré |
| Page visitée, Action sur un composant de page | un visiteur identifié ouvre une page ou agit sur un composant. Ces deux déclencheurs supposent le module Pages web |
La Portée vise Toutes les fiches du type, Les fiches issues d'un modèle ou Une fiche précise ; un déclencheur de page propose aussi Les pages d'un site. Définir une condition filtre ensuite sur les valeurs de la fiche.
- Planifié demande un Champ de référence, un champ date, et un Décalage (jours) :
-7pour sept jours avant,3pour trois jours après. Une Expression cron seule est refusée à l'activation. - Webhook entrant donne son adresse par Copier l'URL d'appel. Elle fait office de secret et ne change pas : si elle fuit, supprimez le déclencheur et créez-en un autre.
La structure du flux
| Carte | Rôle |
|---|---|
| Condition | Suit une seule sortie : Oui ou Non, ou un cas parmi plusieurs, sinon Sinon. Un test impossible à juger met la carte en échec |
| Délai | Attend une Durée fixe, Jusqu'à une date, ou Jusqu'à ce qu'une condition soit vraie |
| Approbation | Attend la réponse d'un Approbateur ou d'un Cercle approbateur, puis suit Si approuvé ou Si refusé. À l'expiration dit quoi faire sans réponse |
| Boucle | Répète une étape pour chaque fiche d'un type, dans la limite des Itérations maximum |
| Appel de flux | Lance un flux qui démarre par Appel d'un autre flux |
| Fin | Termine l'exécution avec un Statut final |
L'étape répétée par une Boucle s'accroche à la poignée verte, sous la carte. Pour en répéter plusieurs, accrochez un Appel de flux.
Les actions
Les actions agissent sur les fiches et envoient les messages. Actions générales propose celles qui valent pour tout type, comme Appeler un webhook. L'accordéon d'un type de fiche propose Créer, Modifier, Rechercher ou créer et ses actions propres : dans l'accordéon Email, Créer : Email compose et envoie un email ; dans l'accordéon Parcours, Créer : Parcours crée et lance un parcours.
Une action règle aussi :
- la fiche qu'elle vise, par exemple la fiche produite par l'étape précédente ou la fiche du flux ;
- Ranger la sortie dans, pour garder sa valeur dans une variable ;
- Nouvelles tentatives (dix au plus), Délai maximum et En cas d'erreur. Vide, ce dernier reprend le réglage de Informations.
L'onglet Variables
Une variable transporte une valeur d'une étape à la suivante. Déclarez son Nom, son Type et sa Valeur par défaut. Réglez
Ranger la sortie dans sur l'étape qui produit, puis écrivez {{NomDeLaVariable}} dans un paramètre de l'étape qui consomme.
Vérifier, tester, activer
- Vérifier le diagramme donne son verdict sans rien enregistrer.
- Test à blanc essaie le flux enregistré. Si un déclencheur nomme une fiche, vous en choisissez une : les conditions sont jugées sur cette vraie fiche. Délais et approbations sont franchis. Rien n'est créé, envoyé ni consommé.
- Activer enregistre le diagramme et le valide. Un diagramme invalide est refusé : les défauts s'affichent sous le diagramme, l'étape fautive en rouge.
- Désactiver arrête les déclenchements du flux.
Attention
Activer un flux est réservé à un administrateur de l'organisation, comme enregistrer le diagramme ou changer les réglages d'un flux actif. Concevoir et désactiver demandent seulement le droit de modifier le flux.
Le diagramme d'un flux actif doit rester valide pour être enregistré. Pour le remanier, désactivez le flux, travaillez, puis réactivez-le. Une exécution déjà partie garde le diagramme de son lancement.
Lancer un flux à la main
Le flux doit être actif et avoir un déclencheur Manuel. Cliquez sur Lancer, dans la liste ou dans la barre du Diagramme. Si le déclencheur porte une Fiche visée (facultatif), choisissez la fiche dans Lancer le flux. L'exécution s'ouvre dans un onglet.
Un garde-fou peut refuser le lancement, par exemple le plafond du jour. En savoir plus donne la raison.
Suivre les exécutions
L'onglet Exécutions les liste, la plus récente en tête, avec Statut, Démarrée le, Terminée le et Erreur. Une exécution finie est Réussi, En échec ou Annulé.
Une exécution s'ouvre sur Déroulement : le même diagramme, en lecture seule, avec l'état de chaque carte. Un clic sur une carte montre son détail. Informations ajoute les Crédits dépensés.
- Approuver et Refuser paraissent pendant une approbation.
- Arrêter interrompt l'exécution.
- Rejouer repart d'une exécution neuve. Un email déjà parti est parti, et un parcours lancé a consommé ses crédits.
Une approbation prévient par une notification l'approbateur désigné ou les membres du cercle. Si l'étape ne désigne personne, le propriétaire du modèle est prévenu, et toute personne qui peut modifier l'exécution peut répondre.
Quand une exécution échoue, le propriétaire du modèle reçoit une notification et un email.
Les autres onglets
- Flux liés montre, sur une fiche, les automatisations qui la touchent et par où.
- Droits compte deux sous-onglets : Droits du modèle et Droits des exécutions. Le second règle qui voit les exécutions.