Les règles de dédoublonnage
Définissez quand deux contacts sont la même personne, ce qui se passe à la saisie et sans saisie, et quelles règles votre organisation applique à chaque enregistrement.
Une règle de dédoublonnage dit quand deux contacts désignent la même personne, et ce qu'il faut faire alors : avertir, bloquer, signaler ou fusionner. Règles de dédoublonnage réunit les règles système et celles de votre organisation. Les règles portent sur les contacts.
Accéder à l'écran
Ouvrez le menu Personnalisation, puis Règles de dédoublonnage. Ce menu est réservé aux administrateurs. L'entrée n'a pas de + : la création se fait depuis la liste.
La liste des règles
La liste s'ouvre sur Toutes les règles. Trois boutons changent ce qu'elle montre :
| Bouton | Ce qu'il montre |
|---|---|
| Mes règles | les règles de votre organisation, créées ou copiées |
| Règles système | les règles fournies avec Docage |
| Toutes les règles | les deux ensemble |
Les colonnes sont Nom, À la saisie, Sans saisie, Description et Système. Les colonnes Code et Créateur sont masquées : le choix des colonnes les fait paraître.
Depuis la liste, vous pouvez :
- Ouvrir une règle : double-cliquez sur sa ligne, ou cliquez sur Détails.
- Chercher : cliquez sur Recherche, ou filtrez par l'en-tête d'une colonne.
- Voir ce qui est lié : cliquez sur Constellation sur la ligne, s'il est proposé.
- Dupliquer : cochez des lignes, cliquez sur Dupliquer, puis confirmez avec Oui.
- Exporter la liste, ou seulement les lignes cochées.
Les règles système
Docage fournit cinq règles :
| Nom | Ce qu'elle compare | À la saisie | Sans saisie |
|---|---|---|---|
| Mêmes nom, prénom, email et mobile | les quatre valeurs, espaces de début et de fin ignorés | Avertir | Signaler |
| Même email | une adresse email commune | Avertir | Signaler |
| Même numéro de téléphone | un numéro commun, téléphone ou mobile | Avertir | Signaler |
| Même personne dans la même société | le nom, le prénom et la société | Avertir | Signaler |
| Nom ressemblant, même code postal | un nom et un prénom proches, le même code postal | Ne rien faire | Signaler |
Seule Mêmes nom, prénom, email et mobile est appliquée d'office. Les quatre autres sont proposées et éteintes : allumez celles qui vous conviennent.
Une règle système ne se modifie pas et ne se supprime pas. Sa fiche, critères et droits compris, reste en lecture seule. Vous pouvez tout de même l'appliquer, ne plus l'appliquer, ou analyser la base avec elle.
Attention
Mêmes nom, prénom, email et mobile ne rapproche que des contacts dont les quatre valeurs sont remplies. Deux contacts sans mobile ne sont pas comparés par cette règle.
Choisir les règles appliquées
Sur une règle enregistrée, l'interrupteur Appliquée à chaque enregistrement d'une fiche de l'organisation décide si le contrôle automatique l'emploie. Il agit tout de suite, sans enregistrer la fiche. Seul un administrateur de l'organisation peut le changer.
- Une règle créée ou copiée n'est pas appliquée : allumez son interrupteur.
- Une copie ne remplace pas la règle système dont elle vient. Si vous copiez une règle appliquée pour la régler autrement, éteignez la règle système.
- Si plusieurs règles sont appliquées, une seule qui correspond suffit à déclencher son action. Si l'une d'elles dit Bloquer, la fiche est refusée.
- Une règle non appliquée reste disponible pour analyser la base et, si votre offre comprend les flux, dans un flux.
Copier une règle système
- Ouvrez la règle système.
- Dans le bouton flottant, cliquez sur Copier cette règle.
- La copie est enregistrée aussitôt et s'ouvre dans un nouvel onglet, avec
(copie)à la fin de son nom. - Changez son nom et ses réglages, puis cliquez sur Enregistrer la règle.
La copie appartient à votre organisation. Dupliquer, dans la liste, a le même effet.
Créer une règle
- Dans le bouton flottant de la liste, cliquez sur Nouvelle règle de dédoublonnage.
- Saisissez le Nom et ajoutez au moins un critère.
- Réglez les actions.
- Cliquez sur Enregistrer la règle. L'onglet se ferme et la règle rejoint Mes règles.
- Rouvrez la règle pour allumer Appliquée à chaque enregistrement d'une fiche de l'organisation.
Une fiche neuve propose Avertir à la saisie, Signaler sans saisie, La plus ancienne comme fiche gardée, et contrôle aussi les modifications.
La fiche d'une règle
| Onglet | Ce qu'il montre |
|---|---|
| Informations | les réglages et les critères de la règle |
| Historique | les changements de la fiche |
| Droits | qui peut voir, modifier ou administrer la règle |
Sans le droit de modifier la règle, la fiche reste en lecture seule.
Règle de dédoublonnage
| Champ | Ce qu'il règle |
|---|---|
| Nom | le nom affiché dans les listes ; obligatoire, 255 caractères au plus |
| Description | un texte libre, 1 000 caractères au plus |
| Code | une référence libre, 50 caractères au plus |
Quand une fiche ressemble à une autre
À la saisie (APP et API) vaut quand une personne enregistre un contact :
| Valeur | Ce qui se passe |
|---|---|
| Ne rien faire | la règle n'agit pas à la saisie |
| Avertir | l'écran demande avant d'enregistrer ; par l'API, le contact est enregistré et la paire est signalée |
| Bloquer | le contact est refusé, dans l'écran comme par l'API |
Avec Avertir, la fenêtre Cette fiche existe peut-être déjà propose, pour chaque fiche semblable, Ouvrir la fiche existante, et Fusionner avec elle quand le contact enregistré existe déjà. Elle propose ensuite Annuler et Ce n'est pas la même personne. Cette dernière réponse enregistre le contact, et la paire n'est plus signalée.
Sans saisie (formulaires, flux, messagerie, restauration) vaut quand un contact arrive sans que personne le saisisse :
| Valeur | Ce qui se passe |
|---|---|
| Ne rien faire | la règle n'agit pas |
| Signaler | la paire rejoint Doublons à examiner |
| Fusionner | la fiche arrivée rejoint la fiche existante, qui ne reçoit que les valeurs qui lui manquent |
Une arrivée n'est jamais bloquée : une soumission publique ne se perd pas. Le contrôle se fait sur le serveur, en général dans la minute. Si la fusion échoue, la paire est signalée.
Fiche gardée par une fusion vaut pour les fusions faites au nom de la règle : La plus ancienne, La plus récemment modifiée ou La plus complète. Dans une fusion sans saisie, ce choix se fait parmi les fiches existantes : la fiche arrivée n'est jamais gardée.
Contrôler aussi les modifications étend le contrôle au changement d'un contact existant, quand une valeur comparée par la règle change. La création et la restauration depuis la corbeille sont toujours contrôlées.
Critères — tous doivent correspondre
Deux contacts sont des doublons pour la règle si tous ses critères correspondent. Une règle compte au moins un critère et au plus dix. Le + de la grille ajoute un critère. Un double clic sur une ligne la modifie.
| Colonne | Ce qu'elle règle |
|---|---|
| Propriété | la valeur à comparer, choisie dans la liste : un champ du contact ou un champ personnalisé |
| Comparaison | la façon de comparer |
| Seuil de ressemblance | pour Ressemblant seulement, entre 0,80 et 0,99 ; 0,92 par défaut |
| Deux valeurs vides se valent | non par défaut : deux valeurs vides ne correspondent pas |
Une même propriété ne se compare pas deux fois de la même façon. Elle peut se comparer de deux façons différentes.
| Comparaison | Ce qu'elle retient | Résultat |
|---|---|---|
| Identique (espaces de début et de fin ignorés) | la casse et les accents comptent | certain |
| Identique (casse, accents, ponctuation et espaces ignorés) | Jean-Pierre vaut jean pierre |
certain |
| Email (casse ignorée, adresses rattachées comprises) | une adresse commune, parmi celles du contact | certain |
| Téléphone (format international, tous les numéros) | un numéro commun, parmi ceux du contact | certain |
| Nom de personne (particules, noms composés, inversion) | prénom et nom inversés tolérés | possible |
| Ressemblant (fautes de frappe) | deux textes proches, selon le seuil : plus il est haut, plus ils doivent se ressembler | possible |
Attention
Fusionner est réservé à une règle certaine, dont tous les critères donnent un résultat certain. Avec Nom de personne ou Ressemblant, l'enregistrement est refusé : choisissez Signaler, ou retirez ces critères.
Analyser la base avec une règle
Dans le bouton flottant d'une règle enregistrée, cliquez sur Analyser la base avec cette règle. Toute la base de contacts est comparée avec cette règle, qu'elle soit appliquée ou non. L'analyse tourne sur le serveur et ne fusionne rien : les doublons trouvés rejoignent Doublons à examiner. Le même geste existe dans cette liste, avec Analyser la base..., qui affiche aussi son avancement.
Ce que voient les utilisateurs
Doublons à examiner, dans le menu Contacts, réunit les paires signalées. Chaque paire y porte Certain ou Possible. Une personne n'y voit que les paires dont elle voit les deux fiches.
Le contrôle compare à tous les contacts de l'organisation, même ceux que l'auteur ne peut pas consulter. Une telle fiche n'est jamais nommée : l'écran signale seulement les fiches semblables que vous ne pouvez pas consulter, avec leur nombre.
L'import de contacts a son propre réglage pour les doublons certains : Compléter la fiche existante, Ignorer la ligne ou Créer quand même.
Supprimer une règle
- Dans la liste, cochez une ou plusieurs règles de votre organisation.
- Cliquez sur Supprimer, puis confirmez.
La règle part à la corbeille et n'est plus appliquée. Afficher la corbeille montre les règles supprimées. Restaurer remet une règle dans la liste. Supprimer définitivement l'efface, sans retour possible.