Les contacts
Créer, retrouver et enrichir les fiches de vos contacts.
Un contact est une personne avec qui votre organisation échange : un client, un prospect, un partenaire. Sa fiche réunit ses coordonnées, l'historique de ce qui le concerne et tout ce qui lui est lié.
Créer un contact
Dans le menu, ouvrez Clients et ventes, puis Contacts, et cliquez sur le + à droite de Mes contacts : une fiche de contact vierge s'ouvre. Depuis la liste Mes contacts, le bouton flottant propose aussi Nouveau contact. Pour partir d'un modèle, laissez le pointeur sur le + : il déplie vos derniers modèles de contact.
Les coordonnées
- Numéro de téléphone et Numéro de portable : choisissez l'indicatif dans la liste (celui du pays de la fiche est proposé d'office), puis saisissez le numéro. Docage l'enregistre au format international et l'affiche au format de son pays.
- Pays : il se choisit dans une liste, triée dans votre langue.
- Email et portable vérifiés : un bouclier, dans le champ Email et dans le champ Numéro de portable, indique que le contact a prouvé lui-même son adresse ou son numéro, en saisissant un code de sécurité qu'il a reçu. Sur une fiche enregistrée, un clic sur un bouclier atténué lui envoie un lien de vérification : il y saisit le code reçu.
La société du contact
Le champ Société se choisit dans la liste des sociétés de votre organisation : tapez les premières lettres de son nom pour la retrouver. Si vous tapez un nom qu'aucune société ne porte, puis Entrée, Docage vous propose de créer cette société, ou de choisir l'une des sociétés au nom le plus proche — une faute de frappe, les mots dans un autre ordre, ou le même nom suivi de sa forme juridique, comme « ACME SAS » pour « Acme ». Une société créée ainsi l'est aussitôt : ouvrez-la depuis le champ pour la compléter.
Une fiche plus ancienne peut porter un nom de société saisi sans fiche société. Il s'affiche sous la liste, avec Retrouver ou créer pour le lier à une société, et Retirer pour l'effacer de la fiche.
Les onglets de la fiche
Parmi les onglets de la fiche :
| Onglet | Ce qu'il montre |
|---|---|
| Messages | les échanges avec le contact, tous canaux confondus — emails, SMS, WhatsApp, conversations |
| Fiches | les deals, tickets, tâches et autres fiches de pipeline du contact |
| Portail | l'espace en ligne du contact, à ouvrir d'ici (voir les portails) |
| Identité | ce que l'on sait de son identité — statut, niveau, validité — et ses vérifications |
| Fichiers | les fichiers déposés sur la fiche ; déposez-y les vôtres par glisser-déposer |
| Constellation | les fiches liées au contact (parcours, deals, conversations…), sur une carte qui se déplie |
| Historique | chaque modification de la fiche : ce qui a changé, qui l'a fait et quand |
La prospection
Un contact peut refuser vos messages commerciaux. La section Prospection de sa fiche indique, pour les emails et pour les SMS commerciaux, s'il s'est désabonné. Son interrupteur enregistre aussi un désabonnement reçu par un autre moyen ; réabonner le contact demande une confirmation, à ne donner que s'il l'a demandé. Les messages de service — un code de sécurité, une invitation à signer — lui parviennent toujours.
Astuce
Une société se crée de la même façon, depuis la liste des sociétés, ou depuis le champ Société d'un contact. Sa fiche peut s'enrichir des données du registre public des entreprises de son pays.