Les types d'absence
Réglez les types d'absence de votre organisation : famille, approbation, décompte, justificatif, message par défaut et apparence, à partir des types système ou de vos propres types.
Un type d'absence décide de ce qui se passe quand une personne pose une absence : les durées proposées, l'approbation, le décompte, le justificatif et le message proposé. Types d'absence réunit les types système et ceux de votre organisation. Chaque type est une tuile de la fenêtre Nouvelle absence, dans le module Absences.
Accéder à l'écran
Ouvrez le menu Personnalisation, puis Types d'absence. Ce menu est réservé aux administrateurs. L'entrée n'a pas de + : la création se fait depuis la liste.
La liste des types
La liste s'ouvre sur Mes types. Tant que votre organisation n'a créé ni copié aucun type, elle est vide. Trois boutons changent ce qu'elle montre :
| Bouton | Ce qu'il montre |
|---|---|
| Mes types | les types de votre organisation, créés ou copiés |
| Types système | les types fournis avec Docage |
| Tous les types | les deux ensemble |
Les colonnes sont l'icône, Nom, Famille, Approbation, Justificatif attendu, Jours ouvrés et Système. Les colonnes Code, Description et Créateur sont masquées : le choix des colonnes les fait paraître.
Depuis la liste, vous pouvez :
- Ouvrir un type : double-cliquez sur sa ligne, ou cliquez sur Détails.
- Chercher : cliquez sur Recherche, ou filtrez par l'en-tête d'une colonne.
- Voir ce qui est lié : cliquez sur Constellation sur la ligne, s'il est proposé.
- Dupliquer : cochez des lignes, cliquez sur Dupliquer, puis confirmez avec Oui.
- Exporter la liste, ou seulement les lignes cochées.
Les types système
Docage fournit six types :
| Nom | Famille | Approbation | Justificatif attendu |
|---|---|---|---|
| Concentration | pendant le travail | Aucune | non |
| Réunion | pendant le travail | Aucune | non |
| Déplacement | pendant le travail | Aucune | non |
| Formation | pendant le travail | Aucune | non |
| Congés | en dehors du travail | Validation | non |
| Maladie | en dehors du travail | Aucune | oui |
Un type système ne se modifie pas et ne se supprime pas. Sa fiche, droits compris, reste en lecture seule. Pour le régler autrement, copiez-le.
Copier un type système
- Ouvrez le type système.
- Dans le bouton flottant, cliquez sur Copier ce type.
- La copie est enregistrée aussitôt et s'ouvre dans un nouvel onglet, avec
(copie)à la fin de son nom. - Changez son nom et ses réglages, puis enregistrez.
La copie appartient à votre organisation. Elle remplace le type système dans la fenêtre Nouvelle absence et dans les préférences. Dupliquer, dans la liste, a le même effet sur un type système.
Créer un type
Dans le bouton flottant de la liste, cliquez sur Nouveau type d'absence. Une fiche vide s'ouvre. Remplissez-la, puis cliquez sur Enregistrer le type d'absence. L'onglet se ferme et le type rejoint Mes types.
La fiche d'un type
| Onglet | Ce qu'il montre |
|---|---|
| Informations | les réglages du type |
| Historique | les changements de la fiche |
| Droits | qui peut voir, modifier ou administrer le type |
Sans le droit de modifier le type, la fiche reste en lecture seule.
Type d'absence
| Champ | Ce qu'il règle |
|---|---|
| Nom | le nom affiché sur la tuile et dans les listes ; obligatoire, 255 caractères au plus |
| Famille | les durées proposées et ce que voient les collègues |
| Code | une référence libre, 50 caractères au plus ; un flux reconnaît ainsi le type sans dépendre de son nom |
| Description | un texte libre sur le type |
La famille se choisit parmi deux valeurs :
- Indisponibilité pendant le travail : l'absence part de maintenant, avec une durée courte ou une heure de fin (15 min, 30 min, 1 h, Fin de journée, Jusqu'à…).
- Indisponibilité en dehors du travail : l'absence va du premier au dernier jour. Les collègues ne voient pas son type. Si votre offre comprend le calendrier, elle figure au calendrier partagé Absences, sans son type ni son commentaire.
Approbation
| Valeur de Approbation | Ce qui se passe à la pose |
|---|---|
| Aucune | l'absence est approuvée d'office |
| Validation | un parcours d'approbation part, et l'approbateur valide |
| Signature | un parcours d'approbation part, et l'approbateur signe |
Le parcours part vers le responsable hiérarchique de la personne absente. Approbateur nommé ne sert que pour qui n'a pas de responsable : il ne remplace pas un responsable existant.
Une absence posée pour un collègue par la personne qui l'approuverait (son responsable, ou l'approbateur nommé pour qui n'en a pas) ou par un administrateur de l'organisation est approuvée d'office : aucun parcours ne part.
Attention
Sans responsable ni approbateur nommé, la tuile affiche Aucun approbateur et la demande ne peut pas partir. Pour un type soumis à approbation, renseignez un approbateur nommé si des utilisateurs n'ont pas de responsable. Cette personne doit être un utilisateur actif de votre organisation.
Modèle de parcours d'approbation est facultatif. Vide, Docage utilise Validation d'absence ou Signature d'absence, selon l'approbation choisie. Avec Aucune, ce champ n'a pas d'effet.
Attention
Un modèle de votre organisation doit comporter exactement un participant dynamique : c'est lui qui reçoit l'approbateur. Sinon, le parcours ne se crée pas. L'enregistrement du type ne le vérifie pas : l'erreur paraît à la première demande.
Décompte et justificatif
- Se compte en jours ouvrés : le décompte va du lundi au vendredi, au demi-jour près, et donne le total de l'année dans Mes absences. Il ignore les jours fériés. Sans ce réglage, Mes absences compte le nombre de fois, par exemple
1 fois. - Justificatif attendu : la fenêtre demande un justificatif, et la tuile d'un type sans approbation l'annonce. Si le justificatif manque une fois l'absence commencée, un rappel part à la personne absente. Ce réglage ne bloque jamais la pose.
Docage ne gère ni solde ni quota de jours.
Message et apparence
Message d'absence par défaut est le message proposé pour ce type, quand ni l'utilisateur ni l'organisation n'en ont choisi un dans leurs préférences. La liste propose les messages écrits pour ce type, pour le type système qu'il copie, ou pour tout type. Sur une fiche neuve, elle ne propose que les messages écrits pour tout type.
Icône paraît sur la tuile de la fenêtre Nouvelle absence, sur la pastille et dans la liste. Couleur est facultative : vide, le type prend la couleur de sa famille.
Supprimer un type
- Dans la liste, cochez un ou plusieurs types.
- Cliquez sur Supprimer, puis confirmez avec Supprimer.
Le type part à la corbeille. Il n'est plus proposé pour une nouvelle absence, et les absences déjà posées le gardent. Si ce type était la copie d'un type système, le type système est de nouveau proposé.
Afficher la corbeille montre les types supprimés. Restaurer remet un type dans la liste. Supprimer définitivement l'efface, sans retour possible.
À noter
Un type porté par au moins une absence ne se supprime pas définitivement, même si cette absence est annulée ou à la corbeille. Il peut rester à la corbeille sans gêner.