La signature : parcours et modèles de parcours

Le module Signature sert à faire signer, valider ou remplir des documents par une ou plusieurs personnes. Chaque envoi est un parcours : des documents, des participants qui ont chacun une ou plusieurs actions à faire, et des observateurs tenus informés.

Pour y accéder, ouvrez le menu Signature et preuve, puis Signature. Le module a deux entrées :

• Mes parcours : les parcours que vous préparez, envoyez et suivez ;
• Mes modèles : les modèles de parcours, à partir desquels vous créez des parcours déjà réglés.

Mes parcours

La liste affiche un parcours par ligne. Une bande de couleur à gauche de la ligne rappelle son statut.

La colonne Actions

La colonne Actions montre la chaîne des étapes du parcours. Chaque pastille porte l'icône du type d'action et la couleur de son état. L'étape en cours est mise en évidence, et une étape pas encore commencée est dessinée en pointillés. Un petit rond sur la pastille indique l'état du dernier email envoyé au participant.

Cliquez sur une étape pour ouvrir la fenêtre du participant : son statut, le motif d'un refus et l'Activité email (destinataire et objet du dernier email). Pour une action en cours, deux boutons s'y ajoutent : Lien d'invitation (copie son lien dans le presse-papiers) et Envoyer un rappel.

Filtrer la liste

Les boutons en haut de la liste filtrent par statut : Tous, Brouillon, En cours, Terminé, Expiré, Refusé. Le filtre Signable par moi ne garde que les parcours que vous pouvez signer vous-même.

Le sélecteur de colonnes ajoute des colonnes masquées par défaut : statuts par type d'action (Statut signature, Statut validation, etc.), Fréquence des rappels, Crédits consommés, Date d'expiration, Créateur, ou encore les données financières.

Les boutons d'une ligne

Un double-clic sur une ligne ouvre aussi le parcours.

Agir sur plusieurs parcours

Cochez des lignes, puis utilisez les boutons de la barre :

• Envoyer les parcours sélectionnés : envoie les brouillons cochés ; un bilan indique combien de parcours sont partis et combien ont échoué.

• Télécharger : télécharge les documents, les fichiers de preuve, ou les deux, pour chaque parcours coché.

• Signer : signe en une fois les parcours cochés qui attendent votre signature, jusqu'à mille, à tout niveau de signature. Un lot réunit des parcours signés de la même façon : même niveau et, s'il faut un code, même numéro ou même adresse email ; s'il y a plusieurs groupes, la fenêtre les propose l'un après l'autre.

  • Avec un code de sécurité : cliquez sur Recevoir le code. Le message reçu porte l'empreinte du lot, que la fenêtre affiche aussi. Activez l'attestation, saisissez le code, puis cliquez sur Signer. Chaque parcours reçoit sa propre signature, à votre nom.
  • Avec votre certificat qualifié (signature qualifiée, ou avancée avec certificat qualifié) : cliquez sur Continuer — ou sur Recevoir le code quand un code de sécurité est aussi demandé —, activez l'attestation, puis cliquez sur Signer et choisissez votre certificat. Votre carte ou votre clé peut vous demander son code PIN. Si l'extension de navigateur ou l'hôte de signature manquent sur votre poste, la fenêtre Préparez votre poste vous guide dès ce premier clic, avant l'envoi de tout code.

  Une barre de progression suit le lot : les parcours se préparent et se signent par paquets. Gardez l'onglet ouvert jusqu'au bilan.

Dans la fenêtre, le nom d'un parcours l'ouvre dans un onglet : relisez ses documents avant de signer, en particulier ceux d'un parcours marqué Créé par un autre utilisateur.

La corbeille

Un parcours supprimé part à la corbeille. Le bouton Afficher la corbeille, en haut de la liste, l'y montre ; Quitter la corbeille ramène à la liste. Il s'ouvre en lecture seule, et la liste n'y propose que Restaurer et Supprimer définitivement. On ne peut pas envoyer un parcours depuis la corbeille.

Un parcours reste dans la corbeille tant que personne ne le restaure ni ne le supprime définitivement : elle ne se vide pas d'elle-même, sans limite de durée. Un parcours supprimé définitivement ne peut plus être restauré.

Créer un parcours

Cliquez sur le « + » de Mes parcours pour créer un parcours ; s'il est réglé dans vos préférences, le modèle par défaut s'applique. Laissez le curseur un instant sur le « + » : il déplie vos modèles de parcours, cinq au plus, les plus récemment utilisés d'abord. Choisissez-en un pour partir de ses réglages, de ses documents et de ses participants.

Sur une fiche neuve, l'en-tête de l'onglet indique le Modèle de départ. Cliquez dessus pour en choisir un autre : la fiche est rechargée depuis ce modèle, après confirmation si vous aviez commencé la saisie.

Un parcours neuf se prépare pas à pas. Le bouton principal vous guide d'onglet en onglet, par exemple Suivant : Sélection des observateurs, puis Suivant : Sélection des documents, jusqu'à Envoyer le parcours.

Pour envoyer le même parcours à de nombreuses personnes, passez par une campagne : elle génère un parcours depuis votre modèle pour chaque personne de sa cible (voir Générer des parcours).

La fiche d'un parcours

La fiche se présente en onglets, à gauche.

Informations

Le Nom du parcours (obligatoire), la Langue, les Préférences régionales des documents (format des dates et des nombres), le Nombre de jours de validité (entre 1 et 30) et les classeurs auxquels le parcours est lié. On y règle aussi le Niveau de vérification d'identité requis pour signer, exigé de tous les signataires, et le Formulaire de parcours, l'écran que voient les participants pour toutes leurs actions (vide : le formulaire système). Sur un parcours envoyé, l'onglet affiche aussi le Statut du parcours, le Nombre de signatures et les Crédits consommés.

Participants

L'onglet a deux sous-onglets.

• Participants : une carte par participant. Ajoutez une personne depuis le volet de sélection des personnes, à gauche : un contact (voir Les contacts) ou un utilisateur. La fenêtre Ajout d'un participant demande un Identifiant (par exemple client ou commercial) et les actions du participant : Formulaire, Remplissage du document, Réservation, Vérification d'identité, Validation, Signature, Paiement. Certaines actions n'apparaissent que si votre offre comprend le module correspondant.
• Déroulement : l'ordre des actions. Choisissez l'ordre par défaut (formulaires, validations, puis signatures), l'ordre des participants ou l'ordre des actions. Deux vues sont proposées : Liste (une ligne par étape) et Chemin (la frise du parcours).

Le niveau de signature, le code de sécurité (voir Les codes de sécurité) et la vérification d'identité se règlent ensuite depuis la carte du participant, par le crayon de leur ligne. La fenêtre Signature indique à quoi convient chaque palier de sécurité ; vos administrateurs complètent ces usages (voir Les usages de la signature). Le menu d'une carte propose aussi de remplacer le participant par une autre personne.

Sur un parcours en cours, le bouton Envoyer un rappel relance tous les participants qui ont une action en cours. On ne peut plus y ajouter ni remplacer de participant.

Observateurs

Un observateur suit le parcours sans y agir. Il reçoit les emails que vous choisissez : démarrage, achèvement, refus, annulation, expiration ou erreur du parcours, et les étapes des signatures, validations et formulaires.

Documents

Cliquez sur Ajouter un document pour joindre un fichier, ou choisissez un document déjà présent dans Docage. Chaque document a un Type :

• À signer : le document que les participants lisent, valident ou signent (par exemple, un contrat). Sa lecture jusqu'au bout n'est exigée que si la fenêtre de la validation ou de la signature l'impose (Lecture complète des documents exigée) ;
• Annexe : il est joint au parcours (par exemple, des conditions générales de vente) ;
• Hors parcours : il reste dans Docage et n'est pas envoyé.

Ouvrez un document pour y placer les emplacements de signature et les champs à remplir de chaque participant, par glisser-déposer. Une signature peut aussi être placée par numéro de page, par plage de pages ou sur une page ajoutée à la fin du document.

Sur un parcours envoyé, le même onglet propose Télécharger les documents ; une fois le parcours terminé, aussi Télécharger le fichier de preuve et Exporter le journal de preuve.

Emails et Messages

Tant que le parcours est un brouillon, l'onglet Emails règle les emails qu'il enverra. Une fois le parcours envoyé, l'onglet Messages liste les conversations au sujet du parcours.

Avancé

• Rappels automatiques : leur fréquence et leur nombre maximum.
• Écrans de fin : ce que voit le participant Après une action terminée, Après un refus, quand le parcours est indisponible ou en attente.
• URL de redirection après le formulaire et URL de redirection après la signature, et la Cible de redirection : où ces adresses s'ouvrent (Même page, Page parente, Page principale ou Nouvel onglet).
• Les options de fusion des champs dans les documents, et Pré-remplir les documents.
• Mode test : le parcours ne consomme pas de crédit mais n'a pas de valeur juridique. Un filigrane TEST est ajouté aux documents.

Flux du parcours

L'onglet Flux du parcours, juste avant Flux liés, montre le parcours sous forme de graphe : une carte par action, les étapes en colonnes, et l'état de chaque carte. Il se met à jour pendant que vous le regardez. Les boutons Emails et SMS y affichent ou masquent les messages du parcours, masqués au départ.

Les autres onglets

Notes, Champs personnalisés, Fichiers, Flux liés, Historique et Droits sont communs aux fiches de Docage.

Enregistrer, envoyer, dupliquer

Sur un brouillon, Enregistrer le brouillon garde vos modifications sans rien envoyer, et Envoyer le parcours l'enregistre puis l'envoie. Avant chaque envoi, Docage vous avertit si un participant qui doit signer n'a pas de signature visuelle : ni emplacement de signature posé sur une page, ni signature écrite dans le texte d'un document à signer. Il signerait alors sans encart sur les documents. Envoyer quand même passe outre, Annuler vous laisse en ajouter une.

Un parcours envoyé s'ouvre en récapitulatif. Il propose Annuler le parcours tant qu'il est en cours, et Dupliquer le parcours : la copie est un nouveau brouillon, avec les documents d'avant l'envoi.

Mes modèles

Un modèle de parcours regroupe des documents, des participants, des observateurs et des réglages à réutiliser. Créez-le par le « + » de Mes modèles ; sa fiche a les mêmes onglets qu'un parcours, sans envoi.

Les boutons en haut de la liste filtrent entre Mes modèles, Modèles systèmes et Tous les modèles. Sur la ligne d'un modèle :

• Nouveau parcours à partir du modèle crée un parcours depuis ce modèle ;
• Campagne à partir du modèle, quand le modèle n'a qu'un participant « à définir », prépare une campagne qui crée un parcours de ce modèle pour chaque personne de sa cible (voir Générer des parcours).

La fiche d'un modèle a trois onglets en plus : Parcours générés, la liste des parcours créés depuis ce modèle, Personnalisation des fiches et Relations.

Lier les champs à l'identité d'un participant à définir

Quand vous enregistrez un modèle qui a un participant « à définir », Docage cherche dans ses documents les champs qui ne sont liés à rien mais dont le nom désigne l'une de ses coordonnées : toutes celles qu'on peut cocher dans le bloc « Contact » d'un formulaire (civilité, genre, prénom, nom, email, mobile, téléphone, société, poste, adresse, complément d'adresse, code postal, ville, région, pays, notes), et les champs personnalisés des contacts de votre organisation. Le nom se lit dans la langue du parcours (« First name », « Last name » dans un modèle en anglais) ; les noms techniques anglais d'un PDF, comme « firstname », sont reconnus dans toutes les langues. Le type du champ compte : un pays se lie depuis un champ « Pays », un genre depuis une liste. Une coordonnée qu'un autre champ lie déjà n'est plus proposée.

La fenêtre Liaisons proposées liste ces champs, chacun avec la liaison proposée, par exemple Client › Prénom :

• un interrupteur allumé lie le champ, éteint il le laisse tel quel ; avec plusieurs participants à définir, choisissez celui que le champ concerne ;
• Lier et enregistrer pose les liaisons allumées, puis enregistre le modèle ; un champ dont vous avez éteint l'interrupteur n'est plus proposé pour ce modèle, à personne : ce refus est enregistré avec lui ;
• Plus tard enregistre sans rien lier : la fenêtre revient au prochain enregistrement ;
• la croix ferme la fenêtre sans enregistrer.

Un champ lié montre l'identité du participant. Si quelqu'un doit le saisir, il arrive prérempli, et ce qui y est saisi met l'identité à jour. Les notes et les champs personnalisés se lient à la fiche contact du participant. Un champ écrit dans le texte d'un document, et non posé sur une page, se lie dans une copie du document propre au modèle : elle ne suit plus le document choisi.

Identifier un participant pendant le parcours

Un participant « à définir » peut ne pas être connu à l'envoi : un conseiller, par exemple, remplit le contrat ou un formulaire et y saisit les coordonnées de son client, qui signe ensuite. Le parcours part alors avec ce participant à définir, à trois conditions :

• son prénom, son nom et son email, et son mobile s'il reçoit son code de sécurité par SMS, sont liés à des champs d'un document, ou saisis dans le formulaire d'une étape Formulaire par des champs qui portent leur nom (TransactionMember[Client]_FirstName pour le prénom du participant « Client ») ;
• ces champs sont obligatoires ;
• ils sont saisis par un autre participant, qui remplit le document ou son formulaire avant lui.

Quand ce participant valide son remplissage ou son formulaire, Docage crée le contact à partir des coordonnées saisies. Si une règle de dédoublonnage appliquée par votre organisation reconnaît un contact existant, ce contact est repris au lieu d'en créer un autre, et il reçoit les coordonnées saisies. Le participant devient ce contact, puis reçoit son invitation à son tour. Si une coordonnée exigée manque ou n'est pas valide, l'envoi du remplissage ou du formulaire est refusé et la personne qui le remplit sait laquelle compléter.

Ensuite, une coordonnée qu'un autre participant saisit pour lui met aussi sa fiche contact à jour.

Si l'une de ces conditions manque, l'envoi est refusé et le message dit ce qu'il faut lier.