Les classeurs
Regrouper dans un même dossier les contacts, parcours, messages, documents et formulaires d'une affaire, et préparer des modèles de classeur.
Un classeur est un dossier. Il réunit autour d'une même affaire des fiches de types différents : des utilisateurs, des contacts, des parcours, des emails, des documents, des formulaires. Une même fiche peut se trouver dans plusieurs classeurs.
Le module se trouve dans le menu Documents › Classeurs. Il compte deux entrées :
- Mes classeurs : vos dossiers ;
- Mes modèles de classeur : les gabarits de dossier.
Certains onglets d'un classeur dépendent des modules de votre offre. Un module absent retire son onglet.
La liste Mes classeurs
Chaque ligne montre le nom du Classeur et le nombre de Parcours, de Documents, d'Emails, de Contacts et d'Utilisateurs qu'il contient. Le sélecteur de colonnes ajoute notamment le Créateur, la Date de création et la Date de modification.
Depuis la liste, vous pouvez :
- ouvrir un classeur par un double clic, ou par le bouton Détails de sa ligne ;
- afficher ses liens avec le bouton Constellation ;
- filtrer et trier par colonne, ou ouvrir la ligne de filtres avec Recherche ;
- exporter la liste ;
- cocher des lignes pour les supprimer.
La liste ne montre pas les modèles : ils ont leur propre entrée.
Créer un classeur
- Cliquez sur le + de Mes classeurs, ou sur Nouveau classeur dans le bouton flottant de la liste.
- Le classeur est créé aussitôt sous le nom « Nouveau classeur », et sa fiche s'ouvre.
- Saisissez le Nom du classeur dans l'onglet Informations.
- Rangez son contenu depuis les autres onglets.
- Cliquez sur Enregistrer le classeur. La fiche se referme.
À noter
Si vous fermez l'onglet d'un classeur neuf sans rien y avoir écrit, il est supprimé. Dès qu'un contenu y est rangé, il est conservé.
Ce + crée toujours un classeur vide. Il ne propose pas de partir d'un modèle.
La fiche d'un classeur
Les onglets sont à gauche de la fiche.
| Onglet | Ce qu'il montre |
|---|---|
| Informations | le Nom du classeur |
| Utilisateurs | les collègues rangés dans le classeur |
| Contacts | les contacts du classeur |
| Parcours | les parcours du classeur et, par son bouton Modèles, ses modèles de parcours |
| Messages | les emails du classeur vus comme messages et, par Messages ou Modèles, ses modèles d'email |
| Documents | les documents et les tableurs du classeur, modèles compris |
| Formulaires | les formulaires du classeur |
| Champs personnalisés | les champs ajoutés aux classeurs, s'il y en a |
| Fichiers | les fichiers portés par le classeur, et la zone pour en déposer |
| Flux liés | les automatisations qui touchent ce classeur |
| Webhooks | les webhooks qui portent sur ce classeur |
| Constellation | les fiches liées au classeur, par type |
| Historique | les événements du classeur |
| Droits | qui accède au classeur |
Votre organisation peut aussi ajouter un onglet par objet personnalisé lié aux classeurs.
Sans droit de modification, la fiche s'affiche en lecture seule.
Ranger une fiche dans un classeur
Il existe deux chemins.
Depuis la fiche du classeur
Sur les onglets Utilisateurs, Contacts, Parcours, Documents et Formulaires, le bouton flottant propose :
- Nouveau … : crée une fiche de ce type, rangée dans le classeur ;
- Sélectionner : range des fiches existantes.
Avec Sélectionner, la liste de l'onglet montre toutes les fiches que vous voyez. Celles du classeur sont déjà cochées.
- Cochez les fiches à ajouter.
- Décochez celles à retirer.
- Cliquez sur Valider la sélection, ou sur Annuler la sélection pour tout laisser en l'état.
Sur les onglets Documents et Parcours, Sélectionner propose aussi les modèles.
Sur l'onglet Messages, la vue Messages n'offre ni création ni sélection : un message s'écrit dans une conversation. La vue Modèles propose Nouveau modèle d'email et Sélectionner.
Depuis une autre fiche
De nombreuses fiches portent un champ Classeurs en haut de leur écran, par exemple un article. Choisissez-y un ou plusieurs classeurs. Ce champ ne propose jamais de modèle de classeur.
Si votre offre comprend les campagnes, une campagne qui génère des parcours peut aussi les ranger dans un classeur. Si elle comprend les flux, les actions Ajouter à un classeur et Retirer d'un classeur font ce rangement à votre place.
Retirer une fiche d'un classeur
Sur les onglets Utilisateurs, Contacts, Parcours, Documents et Formulaires, et dans la vue Modèles de l'onglet Messages, cochez une ou plusieurs lignes, puis supprimez-les. L'application vous demande quoi faire :
- Retirer du classeur : la fiche quitte ce classeur et reste intacte ;
- Supprimer : la fiche elle-même part à la corbeille de sa liste, d'où elle peut être restaurée ;
- Annuler : rien ne change.
Pour un utilisateur, Supprimer ouvre ensuite sa propre fenêtre : elle dit ce que la suppression retire, et qui reprend ses fiches.
Pour retirer des fiches du classeur, vous pouvez aussi choisir Sélectionner, les décocher, puis Valider la sélection.
Attention
Pour vider un classeur sans toucher aux fiches, choisissez toujours Retirer du classeur, ou décochez-les avec Sélectionner.
Publier au portail
Si votre offre comprend les portails, le bouton flottant d'un classeur enregistré propose Publier au portail. Sur un portail, un classeur publié montre ses fichiers et les documents de ses parcours. Le guide des portails détaille cette publication.
Supprimer et restaurer un classeur
Dans la liste, cochez un ou plusieurs classeurs, puis supprimez-les et confirmez avec Supprimer. Le classeur part à la corbeille. La suppression porte sur le classeur : les contacts, parcours et documents qu'il réunissait restent dans leurs listes.
Le bouton Afficher la corbeille montre les classeurs supprimés. Restaurer remet un classeur dans la liste. Supprimer définitivement l'efface : cette opération est irréversible.
Les modèles de classeur
Un modèle de classeur est un gabarit de dossier, par exemple « Dossier locataire » ou « Entrée en relation ». Il prépare une fois pour toutes :
- le contenu que chaque dossier recevra, comme un contrat type, un formulaire ou un référent ;
- les champs personnalisés des classeurs générés ;
- les relations et les droits de ces classeurs.
La liste Mes modèles de classeur
Ses colonnes et ses gestes sont ceux de Mes classeurs. Trois boutons filtrent la liste : Mes modèles, Modèles systèmes et Tous les modèles. Elle s'ouvre sur Mes modèles.
Créer un modèle
- Cliquez sur le + de Mes modèles de classeur, ou sur Nouveau modèle de classeur dans le bouton flottant de la liste.
- Saisissez le Nom du classeur.
- Cliquez sur Enregistrer le modèle. La fiche se referme.
- Rouvrez le modèle depuis la liste pour ranger son contenu.
Les onglets de contenu restent indisponibles tant que le modèle n'est pas enregistré. Contrairement à un classeur, un modèle n'est pas enregistré à son ouverture.
La fiche d'un modèle
Elle reprend les onglets d'un classeur, contenu compris : c'est ici que vous rangez ce que chaque dossier doit contenir, avec Sélectionner. Elle ajoute :
| Onglet | Ce qu'il montre |
|---|---|
| Classeurs générés | les classeurs issus de ce modèle |
| Personnalisation des fiches | les champs personnalisés des classeurs générés |
| Relations | les relations valables pour les classeurs générés |
L'onglet Droits se dédouble : Droits du modèle règle l'accès au modèle lui-même, et Droits des classeurs générés règle les droits posés sur chaque classeur produit. Modifier les premiers ne change pas les seconds.
Générer un classeur depuis un modèle
Ni la liste des modèles, ni le + de Mes classeurs ne génèrent de classeur depuis un modèle. Si votre offre comprend les flux, l'action Créer une fiche le fait : choisissez le type de fiche, puis le modèle dans Modèle (facultatif). Un flux peut ainsi ouvrir un dossier à chaque nouvelle affaire.
Astuce
Le contenu du modèle suit la génération : chaque classeur généré reçoit les fiches rangées dans le modèle.
Pour les fiches rangées dans un classeur, voir aussi les contacts. Le reste du domaine se trouve dans la partie Application.