Les fichiers

Dans Docage, un fichier appartient toujours à une fiche : un parcours, un email, un contact, un classeur, un formulaire, une conversation. Le module Fichiers réunit ces fichiers dans une seule liste. Vous retrouvez ainsi une pièce sans savoir par quelle fiche elle est passée.

Le module se trouve dans le menu Documents › Fichiers. Il compte une seule entrée, Mes fichiers, présente quels que soient les modules de votre offre.

La liste Mes fichiers

La liste s'ouvre groupée par type de fiche : les fichiers de contacts, ceux des parcours, et ainsi de suite. Chaque groupe affiche son nombre de fichiers et reste déplié. Dans un groupe, le fichier modifié le plus récemment vient en premier.

Le sélecteur de colonnes ajoute Date de création, Extension, Type MIME, Type de fichier de parcours, Nom convivial et Fichier d'un modèle.

Ce que la liste contient

• Vous voyez un fichier si vous pouvez voir la fiche qui le porte. Une fiche restreinte garde ses fichiers hors de votre liste.
• La pièce jointe d'un message se voit par la conversation : elle suit les droits sur cette conversation, y compris pour un administrateur.
• Les fichiers des modèles de votre organisation figurent dans la liste, pas ceux des modèles systèmes : ils se consultent dans l'onglet Fichiers du modèle.
• Le rapport d'identité d'un parcours n'y figure pas, ni les images et vidéos insérées dans le corps d'un email.
• Les fichiers d'un transfert n'y figurent pas : ils restent sur la fiche du transfert.
• Les pages web et les conversations n'ont pas d'onglet Fichiers : leurs fichiers se consultent dans cette liste.

Retrouver un fichier

• Filtrer par colonne : l'entonnoir d'un en-tête propose les valeurs de la colonne. Pour Taille, il propose six tranches, de Moins de 100 Ko à 1 Go et plus.
• Rechercher : le bouton Recherche affiche la ligne des filtres. La taille s'y saisit en Ko : 334 retrouve les fichiers qui affichent 334,… Ko.
• Trier : un clic sur un en-tête trie la colonne. Classeurs ne se trie pas et ne se filtre pas.
• Regrouper : glissez Type de fiche, Type de contenu ou Taille dans le panneau des groupes. Ces trois colonnes sont les seules à se regrouper.
• Actualiser : le bouton relit la liste.
• Exporter : l'export écrit toute la liste dans un fichier Excel, pas seulement les lignes affichées, avec une colonne Taille (octets). Il peut aussi se limiter à votre sélection.

Prévisualiser un fichier

Double-cliquez sur une ligne, ou cliquez sur le bouton Aperçu de la ligne. Une fenêtre s'ouvre sans quitter la liste.

• Un PDF s'affiche page par page.
• Une image PNG, JPEG, GIF, WebP ou BMP s'affiche directement.
• Un fichier DOCX, DOC, RTF, ODT, TXT, XLSX, XLS ou CSV est converti en PDF pour l'aperçu. La fenêtre indique Conversion du document en PDF… pendant l'attente.
• Un fichier de parcours s'affiche toujours en PDF.
• Pour les autres fichiers, la fenêtre indique Aucun aperçu pour ce type de fichier. et propose Télécharger.

Le bas de la fenêtre propose Ouvrir la fiche, Télécharger et Fermer.

Agir sur un fichier ou une sélection

Chaque ligne porte ses boutons, à droite : Aperçu, Télécharger, Ouvrir la fiche et Supprimer. Supprimer n'apparaît que si vous pouvez retirer ce fichier.

Pour agir sur plusieurs fichiers, cochez leurs lignes puis utilisez la barre au-dessus des colonnes. Au-delà de 100 lignes, Docage vous demande de confirmer.

Dupliquer ne vaut que pour les fichiers déposés sur une fiche que vous pouvez modifier. Quand une sélection mêle plusieurs cas, Docage traite ce qui est possible et indique combien de fichiers sont laissés de côté.

Un document rédigé dans Docage et joint à un parcours, sans PDF, se télécharge en DOCX, ou en XLSX pour un tableur.

Envoyer par transfert

1. Cochez les fichiers, puis cliquez sur Envoyer par transfert. La fenêtre rappelle les fichiers et leur taille totale.
2. Dans Destinataires, choisissez une personne de l'Annuaire ou saisissez une adresse email, comme camille.durand@example.com.
3. Ajoutez au besoin un Message.
4. Choisissez la durée dans Disponible pendant : 1, 7, 14 ou 30 jours. La valeur proposée est 7 jours.
5. Cliquez sur Envoyer. Le transfert créé s'ouvre dans un nouvel onglet.

L'envoi est complet ou n'a pas lieu : si un fichier ne peut pas partir, aucun ne part.

Supprimer et restaurer

Pour supprimer un fichier, vous devez pouvoir modifier sa fiche. Trois cas restent à part :

• un fichier produit par Docage ou reçu d'un tiers ne se supprime pas ici ;
• un fichier de parcours ne se retire plus une fois le parcours démarré ;
• une pièce jointe ne se retire plus une fois l'email parti.

Un fichier déposé sur une fiche et le justificatif d'une absence vont à la corbeille. Un fichier retiré d'un parcours ou d'un email n'y va pas.

Le bouton de la corbeille, à gauche de la barre, affiche les fichiers supprimés. Dans cette vue, deux boutons agissent sur la sélection :

• Restaurer remet les fichiers sur leur fiche ;
• Supprimer définitivement efface leur contenu.

Un fichier disparaît aussi de la liste quand sa fiche passe à la corbeille. La mise à la corbeille et la restauration d'un fichier s'inscrivent dans l'onglet Historique de sa fiche.

Déposer un fichier sur une fiche

Le dépôt se fait dans l'onglet Fichiers d'une fiche, par exemple sur un contact. Cet onglet montre les mêmes gestes que Mes fichiers, limités à la fiche. Il apparaît une fois la fiche créée.

1. Ouvrez la fiche, puis son onglet Fichiers.
2. Glissez vos fichiers sur l'onglet, ou cliquez sur Ajouter des fichiers pour les choisir sur votre poste.
3. Suivez l'avancement. Un message indique le nombre de fichiers ajoutés et refusés.

Vous devez pouvoir modifier la fiche. Sinon, la zone de dépôt n'apparaît pas. Un fichier ne doit pas dépasser 1 Go ni être vide. Docage refuse aussi un fichier sans extension, ainsi que les exécutables, les scripts et les pages web (.exe, .js, .html, .svg, par exemple).

Une annexe déposée dans l'onglet Fichiers d'un parcours paraît aussitôt dans son onglet Documents, sans recharger la fiche. Un document à signer se pose dans l'onglet Documents, pas dans l'onglet Fichiers.