Les personnes morales
Vérifier qu'une société ou une organisation existe, qu'elle est active et qui peut l'engager, grâce au registre du pays, à un extrait officiel et à ses représentants légaux.
Le module Personnes morales sert à établir l'identité d'une société ou d'une organisation : existe-t-elle, est-elle active, qui peut l'engager ? Trois contrôles sont possibles :
- le registre du pays : existence, activité, raison sociale ;
- l'extrait officiel : un document déposé, puis relu par un utilisateur ;
- les représentants légaux : déclarés, puis confrontés au registre.
Un modèle fixe les contrôles et leurs exigences. Une vérification applique un modèle à une société ou à une organisation et porte le résultat.
Accéder au module
Dans le menu, ouvrez Signature et preuve, puis Personnes morales. Vous y trouvez Mes vérifications et Mes modèles.
Le module dépend de votre offre : une marque peut ne pas le proposer.
À noter
La vérification de personne morale est un service payant. Elle est facturée une fois quand elle aboutit, qu'elle soit approuvée ou refusée. Une erreur n'est pas facturée. Une organisation qui n'est pas en production ne peut pas lancer de vérification.
Mes vérifications
Cette liste montre les vérifications de votre organisation. Elle ne propose pas de création : une vérification se crée depuis l'onglet Identité d'une fiche, ou par un flux.
Les filtres de la liste sont Toutes, À relire, Approuvées, Refusées et Erreurs. Le filtre À relire montre les vérifications au statut En revue.
La liste affiche notamment le Statut, la Situation au registre et la date Valide jusqu'au. Le sélecteur de colonnes en propose d'autres, comme Motif de refus ou Origine.
Double-cliquez sur une ligne pour ouvrir sa fiche. Le bouton Télécharger l'extrait apparaît sur les lignes qui portent un extrait.
La fiche d'une vérification
La fiche d'une vérification est en lecture seule. L'onglet Informations présente quatre blocs :
- Vérification : statut, origine, contrôles demandés et effectués, dates, motif de refus ;
- Registre : ce que le registre a rendu, et la correspondance de la raison sociale et de l'adresse ;
- Extrait officiel : date d'émission, date de relecture, relecteur ;
- Représentants légaux : nombre de représentants déclarés et confirmés.
Sous ces blocs, vous trouvez les boutons d'action, qui dépendent du statut et de vos droits, puis les avertissements rendus par les contrôles.
La fiche comporte aussi les onglets Flux liés et Droits. Les onglets Fichiers, Webhooks, Constellation et Historique n'apparaissent pas sur toutes les fiches.
Mes modèles
Les filtres de cette liste sont Mes modèles, Modèles systèmes et Tous les modèles. Double-cliquez sur une ligne pour ouvrir sa fiche. Cochez des lignes pour les dupliquer ou les supprimer depuis la barre d'outils.
Un modèle système est fourni : Registre et représentants, relecture trimestrielle. Il lit le registre et confronte les représentants déclarés, sans extrait officiel.
Créer un modèle
- Ouvrez Mes modèles, puis cliquez sur le « + » du menu ou sur Nouveau modèle de vérification de personne morale.
- Renseignez les réglages.
- Cliquez sur Enregistrer le modèle de vérification.
| Réglage | Rôle | Valeur par défaut |
|---|---|---|
| Nom du modèle | Obligatoire | |
| Langue | Langue du modèle | |
| Contrôles demandés | Registre, Extrait officiel, Représentants légaux | Registre et Représentants légaux |
| Jours de validité | Durée de validité d'une approbation, à compter de la décision | 365 |
| Âge maximal de l'extrait en jours | Au-delà, l'extrait est refusé | 90 |
| Exiger la correspondance de la raison sociale | Refuse la vérification si la raison sociale du registre diffère de celle de la fiche | Activé |
| Exiger une personne morale active | Refuse une personne morale radiée | Activé |
Les réglages sont copiés dans chaque vérification créée à partir du modèle.
Créer une vérification
Une vérification se crée depuis l'onglet Identité de la fiche d'une société ou d'une organisation. Pour les sociétés, voir Les contacts, si votre offre comprend ce module.
- Ouvrez la fiche, puis l'onglet Identité.
- Cliquez sur Nouvelle vérification.
- Choisissez le Modèle, puis cliquez sur Créer.
La vérification apparaît dans l'onglet au statut Brouillon. Rien n'est lu ni facturé tant que vous ne la lancez pas.
Un flux peut aussi vérifier une société : l'action Vérifier une personne morale crée la vérification depuis le modèle choisi et la lance aussitôt.
Lancer une vérification
Cliquez sur Lancer la vérification sur sa fiche, ou sur le bouton Lancer la lecture du registre de sa ligne dans l'onglet Identité.
La fiche contrôlée doit porter le pays et le numéro d'immatriculation. Docage lit alors le registre et confronte la raison sociale et l'adresse à celles de la fiche.
| Résultat | Statut de la vérification |
|---|---|
| Numéro inconnu du registre | Refusée, motif Introuvable au registre |
| Personne morale radiée, avec Exiger une personne morale active | Refusée, motif Radiée |
| Raison sociale différente, avec Exiger la correspondance de la raison sociale | Refusée, motif Raison sociale différente |
| Pays ou numéro absent de la fiche, ou registre qui ne répond pas | Erreur |
| Contrôles réussis, extrait demandé | En revue |
| Contrôles réussis, sans extrait | Approuvée |
Une vérification terminée, qu'elle soit approuvée, refusée ou en Erreur, ne se lance plus, et ne reçoit plus d'extrait.
Quand la dernière vérification de la fiche est en Erreur, l'onglet Identité propose Relancer la vérification, par exemple une fois le pays et le numéro d'immatriculation renseignés sur la fiche. Après confirmation, Docage crée une nouvelle vérification depuis le même modèle et la lance aussitôt : elle est facturée si elle aboutit. La vérification en erreur reste dans la liste, avec son motif. Pour partir d'un autre modèle, cliquez sur Nouvelle vérification.
Déposer et relire un extrait
Quand le modèle demande un extrait officiel, l'approbation revient à un utilisateur. Docage ne lit pas le contenu du document.
- Cliquez sur Déposer un extrait officiel.
- Choisissez le fichier, en PDF ou en image.
- Indiquez la Date d'édition portée par l'extrait, puis cliquez sur Déposer.
- Relisez le document, puis cliquez sur Approuver l'extrait ou sur Refuser l'extrait.
Quelques règles à connaître :
- Un refus demande un Motif et accepte un Commentaire.
- Si le modèle demande le registre, lancez sa lecture avant de relire l'extrait.
- Un extrait trop ancien est refusé au dépôt. S'il a dépassé l'âge maximal au moment de la relecture, la vérification est refusée.
- Un nouveau dépôt remplace l'extrait précédent.
- À l'approbation, les représentants encore au statut Déclaré passent à Vérifié, au vu de l'extrait.
- La validité s'arrête à la première de ces deux dates : la décision plus les jours de validité, ou la date de l'extrait plus son âge maximal.
L'onglet Identité
Sur la fiche d'une société ou d'une organisation, cet onglet résume l'identité de la personne morale. Un bandeau donne son statut :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Non vérifiée | Aucune vérification aboutie |
| En cours | Une vérification est en cours |
| Vérifiée | Une approbation est valide, au niveau Registre ou Extrait officiel |
| Refusée | La dernière vérification a été refusée |
| Expirée | L'approbation a dépassé sa validité |
| Radiée | La personne morale n'existe plus au registre |
Le statut Radiée l'emporte sur tous les autres et ne disparaît pas avec le temps.
Une même personne morale, reconnue par son pays et son numéro d'immatriculation, a une seule identité. Une radiation constatée vaut donc pour toutes les fiches qui la désignent.
Sous le bandeau, la grille Vérifications liste les vérifications et coche celle qui fonde le statut. La grille Représentants légaux liste les personnes qui représentent la société ou l'organisation.
Déclarer un représentant
Dans l'onglet Identité, cliquez sur Déclarer un représentant. Choisissez un Contact pour une société, ou un Utilisateur pour une organisation. Indiquez la Qualité, un Intitulé (facultatif) et le réglage Peut engager la personne morale, puis cliquez sur Déclarer.
Lors d'une vérification, chaque représentant est confronté aux dirigeants lus au registre. La colonne Au registre donne le résultat :
- Vérifié : la personne figure au registre ;
- Introuvable : elle n'y figure pas. C'est un avertissement, pas un refus ;
- Terminé : le mandat a pris fin ;
- Déclaré : pas de confrontation, par exemple faute de source de dirigeants pour ce pays.
Un représentant déclaré n'est visible que de votre organisation, jusqu'à ce que le registre le confirme.
Une coche en tête de ligne signale qu'un représentant peut engager la personne morale aujourd'hui. Il faut que Peut engager soit activé, que le représentant soit Vérifié au registre, et que son identité et celle de la personne morale soient vérifiées.
Vérifier le statut légal tous les 90 jours
Pour surveiller une société, cochez sur sa fiche Vérifier le statut légal de la société tous les 90 jours. La fiche d'une organisation propose la même case.
Le registre est alors relu, et un changement de statut est signalé. Chaque relecture est facturée au tarif « relecture du statut légal » de votre organisation. Ces vérifications portent l'origine Planifiée.
Signer pour une société
Si votre offre comprend la signature, un participant à un parcours peut signer pour une société reliée à ce parcours et dotée d'une identité. La preuve de signature nomme alors la société.
Si le pouvoir d'engager la société n'est pas établi au moment de signer, la preuve l'indique : la signature n'engage alors que le signataire.