Les tableurs
Créer des tableurs avec leurs feuilles et leurs formules, préparer des modèles à champs, et les utiliser dans vos parcours et vos formulaires.
Le module Calcul réunit vos tableurs : des feuilles de cellules, avec leurs formules, que vous remplissez directement dans Docage. Un tableur a la même fiche qu'un document, avec un éditeur de feuilles à la place de l'éditeur de texte.
Un modèle de tableur sert de point de départ à d'autres tableurs. Il peut citer des champs, que Docage remplace par leurs valeurs à la fusion.
Accéder aux tableurs
Dans le menu, ouvrez Documents, puis Calcul. Vous y trouvez deux entrées : Mes tableurs et Mes modèles de tableur.
Le module dépend de votre offre : une marque peut ne pas le proposer.
Les tableurs ont leur propre liste : Mes documents ne les montre pas, et Mes tableurs ne montre pas les documents de texte.
Arrêtez le pointeur sur le libellé Mes tableurs : le menu déplie les cinq derniers tableurs que vous avez ouverts.
La liste Mes tableurs
La liste montre le Tableur, ses Classeurs, sa Date de modification et son Modèle. Les tableurs modifiés le plus récemment viennent en tête.
- Ouvrir une fiche : double-cliquez sur la ligne, ou cliquez sur le bouton Détails.
- Voir ce qui est lié à un tableur : cliquez sur le bouton Constellation de la ligne.
- Trier et filtrer : utilisez les en-têtes de colonnes.
- Choisir les colonnes : le sélecteur de colonnes ajoute par exemple le Créateur ou l'Email du créateur.
- Exporter : le bouton d'export envoie toute la liste, ou les lignes cochées. Il porte sur la liste, pas sur le contenu des tableurs.
- Dupliquer : cochez une ou plusieurs lignes, puis choisissez Dupliquer.
- Supprimer : cochez une ou plusieurs lignes, puis choisissez Supprimer et confirmez.
La corbeille
Un tableur supprimé part à la corbeille. Le bouton Afficher la corbeille de la liste la montre, et Quitter la corbeille vous ramène à la liste.
Dans la corbeille, cochez un tableur, puis choisissez Restaurer pour le remettre dans la liste, ou Supprimer définitivement.
Créer un tableur
Vous avez deux points de départ.
- Un tableur vierge : cliquez sur le + de l'entrée Mes tableurs dans le menu, ou choisissez Nouveau tableur dans le bouton flottant de la liste.
- Un modèle : laissez le pointeur sur le + de Mes tableurs. Il déplie cinq modèles au plus : ceux que vous avez servis le plus récemment, puis les derniers créés. Un petit chevron sur le + annonce qu'il y a des modèles à proposer. Vous pouvez aussi cliquer sur Nouveau tableur à partir du modèle dans la liste des modèles.
Un nouveau tableur s'ouvre sur l'onglet Informations. Renseignez le Nom du document, passez sur l'onglet Tableur, saisissez votre contenu, puis choisissez Enregistrer le tableur dans le bouton flottant.
La fiche d'un tableur
Un tableur déjà enregistré s'ouvre directement sur l'onglet Tableur.
L'onglet Informations
- Classeurs : le champ du haut lie le tableur à un ou plusieurs classeurs, si votre offre les comprend.
- Nom du document : le nom du tableur, celui de la liste.
- Langue : la langue du tableur.
- Préférences régionales : elles disent comment lire les nombres à la fusion, par exemple la virgule de
1 250,50. - Modèle de parcours pour les champs dynamiques : sur un nouveau tableur et sur un modèle, il choisit le modèle de parcours qui paraît dans les champs dynamiques.
L'onglet Tableur
Le ruban regroupe les commandes par onglets : Accueil, Insertion, Formules et les suivants. Il n'a pas d'onglet Fichier.
Saisissez vos valeurs dans les cellules. Une saisie qui commence par = est une formule, comme =B2+B3.
Enregistrer et fermer
- Enregistrer le tableur enregistre votre travail, y compris la saisie en cours dans une cellule, puis ferme l'onglet.
- Si vous fermez un tableur modifié, la fenêtre Modifications non enregistrées vous propose Enregistrer, Ne pas enregistrer ou Annuler.
- Sans le droit de modifier le tableur, le bouton d'enregistrement ne paraît pas.
- Le message « Le tableur n'a pas pu être enregistré » signale un échec : votre tableur reste ouvert. Réessayez avant de le fermer.
Attention
Ouvert dans deux onglets, un même tableur ne partage pas vos saisies : chaque onglet a sa propre session de travail. Travaillez dans un seul onglet à la fois.
Les autres onglets
Les onglets disponibles dépendent de votre offre et de la configuration de votre organisation.
| Onglet | Ce qu'il montre |
|---|---|
| Champs personnalisés | les champs ajoutés à ce tableur, s'il en a |
| Les objets personnalisés liés | un onglet par objet lié, à son nom, si votre organisation en a déclaré |
| Flux liés | les automatisations qui touchent cette fiche |
| Webhooks | les webhooks dont cette fiche est le périmètre |
| Constellation | les fiches liées au tableur, une fois celui-ci enregistré |
| Historique | les modifications de la fiche |
| Droits | qui accède à la fiche |
La liste Mes modèles de tableur
La liste montre le Tableur, ses Classeurs et sa Date de modification. Ses gestes sont ceux de Mes tableurs, avec deux ajouts.
- Le filtre : Mes modèles à l'ouverture, Modèles systèmes, ou Tous les modèles.
- Le bouton de ligne Nouveau tableur à partir du modèle : il ouvre un nouveau tableur qui part de ce modèle.
Pour créer un modèle, cliquez sur le + de l'entrée Mes modèles de tableur dans le menu, ou choisissez Nouveau modèle de tableur dans le bouton flottant de la liste. Le + de cette entrée ne déplie rien : il crée toujours un modèle vierge.
La fiche d'un modèle
Un modèle a la fiche d'un tableur, enregistrée par Enregistrer le modèle, et ces ajouts.
| Élément | À quoi il sert |
|---|---|
| Tableurs générés | les tableurs créés depuis ce modèle |
| Personnalisation des fiches | les champs personnalisés des tableurs créés depuis ce modèle |
| Relations | les relations qui valent pour les tableurs créés depuis ce modèle |
| Sous-formulaire de création | ce qu'affiche un champ Document d'un formulaire web quand il crée depuis ce modèle |
| Droits | deux onglets : Droits du modèle, et Droits des tableurs générés, posés sur les tableurs créés depuis ce modèle |
Le Sous-formulaire de création se règle sur l'onglet Informations du modèle. Vide, il suit la préférence de l'utilisateur, puis celle de l'organisation.
Insérer un champ dans un modèle
Sur un modèle, l'onglet Insertion du ruban porte trois boutons : Champs dynamiques, Champs systèmes et Champs. Ils ne paraissent pas sur un tableur ordinaire.
- Sélectionnez la cellule.
- Cliquez sur l'un des trois boutons : le panneau d'insertion s'ouvre.
- Cliquez sur un champ. Docage l'ajoute à la suite du contenu de la cellule, et le panneau reste ouvert.
Un champ de l'arbre devient un champ au nom lisible, comme {{PrénomClient}}. Il reste un texte dans la cellule. Une cellule qui
refuse la saisie vous le dit : « Cette cellule ne peut pas être modifiée ».
Un champ peut figurer dans le texte d'une cellule comme dans une formule. Le Bloc de champs des documents de texte n'existe pas dans un tableur.
Ce que devient un champ à la fusion
Docage remplace chaque champ par sa valeur, puis recalcule tout le tableur.
- Un nombre devient une vraie valeur numérique. Vos formules peuvent s'en servir. Exemple :
{{Montant}}fusionné en1 250,50entre dans une somme. - Un texte à zéro de tête reste du texte, comme un téléphone ou un code postal.
- Une photo reste un texte : une cellule ne l'affiche pas en image.
Le tableur dans un parcours
Si votre offre comprend les parcours, un tableur s'ajoute à un parcours comme un document. Le participant le lit en PDF. Téléchargé, il part au format XLSX, sauf si un PDF en a été préparé pour la signature.
Le tableur dans un formulaire
Si votre offre comprend les formulaires, un champ à options peut prendre ses options dans un tableur, de deux façons.
- Tableur Calcul (synchronisé) : vous choisissez le tableur, la feuille, puis les colonnes de la valeur et du libellé. La liste suit le tableur.
- Importer depuis Calcul : le bouton remplit la liste avec deux colonnes d'une feuille. C'est une copie, que rien ne met à jour ensuite.
Une lecture du tableur ne recalcule rien. Sur une page publique, une liste synchronisée ne se charge qu'après la validation d'un administrateur.
Le reste du guide se trouve dans la partie Application.