Les articles
Tenir le catalogue de vos produits et services, avec leurs prix, leur marge et leur composition.
Un article est ce que vous vendez : un produit, un service, un abonnement, ou un ensemble de plusieurs articles. Le module Articles réunit ces fiches dans un catalogue. Chaque fiche porte une désignation, une référence, un type, une unité, un taux de TVA, un prix de revient et un prix de vente. Docage calcule la marge et le prix TTC pendant que vous saisissez.
Si votre offre comprend les devis, vos lignes de devis puisent dans ce catalogue.
Accéder aux articles
Dans le menu, ouvrez Clients et ventes, puis Articles, puis Mes articles.
Le module dépend de votre offre : une marque peut ne pas le proposer. Dans une organisation qui utilise les devis, le type Article arrive avec le modèle de pipeline Devis.
La liste Mes articles
La liste montre d'office le Nom, la Référence, le Type, le Prix unitaire HT et le Taux de TVA (%). Le nom d'un article est sa désignation.
- Ouvrir une fiche : double-cliquez sur la ligne, ou cliquez sur le bouton Détails.
- Voir ce qui est lié à un article : cliquez sur le bouton Constellation de la ligne.
- Trier et filtrer : utilisez les en-têtes de colonnes.
- Choisir les colonnes : le sélecteur de colonnes ajoute par exemple la Date de création ou le Créateur.
- Exporter : le bouton d'export envoie toute la liste, ou les lignes cochées, vers Excel.
- Supprimer : cochez une ou plusieurs lignes, puis choisissez Supprimer.
Importer des articles
Le bouton Importer depuis un fichier .csv crée des articles en série.
- Choisissez un fichier
.csvdont la première ligne porte le nom des colonnes. - Associez chaque colonne à un champ. Docage propose les correspondances évidentes, et Ignorer cette colonne écarte celles dont vous ne voulez pas. Un champ ne reçoit qu'une seule colonne.
- Cliquez sur Importer.
Le bilan indique le nombre d'enregistrements créés et les lignes écartées, avec leur numéro et le motif. Les prix calculés le sont aussi à l'import.
Créer un article
Cliquez sur le + de l'entrée Mes articles dans le menu, ou choisissez Créer : Article dans le bouton flottant de la liste. Le type Article livré ne gère pas de modèles : l'article part d'une fiche vierge.
Renseignez la fiche, puis choisissez Enregistrer la fiche dans le bouton flottant. Trois informations sont obligatoires : la
Désignation, le prix de vente (Prix unitaire HT) et le Taux de TVA (%), proposé à 20. Il manque l'une d'elles ?
L'enregistrement est refusé : le bandeau le dit, et En savoir plus nomme ce qui manque. Vous n'avez pas de prix à saisir s'il est
calculé, ni pour un article de type Texte.
La fiche d'un article
L'onglet Informations est coupé en deux. À gauche, l'identité de l'article. À droite, son prix.
L'identification
- Désignation : le nom de l'article, celui de la liste.
- Référence : votre code interne, facultatif. Exemple :
KIT-001. - Description : le badge Affiché dans le devis rappelle que le client la lit sous la désignation. Vide, ou identique à la désignation, elle reprend la nouvelle désignation quand vous modifiez celle-ci. Un texte rédigé à part n'est jamais touché.
- Classeurs : le champ du haut de la fiche lie l'article à un ou plusieurs classeurs.
- Autres informations : les champs que votre organisation a ajoutés au type Article.
Le type
Le type se choisit par des boutons.
| Type | À quoi il sert |
|---|---|
| Produit | un bien que vous vendez |
| Service | une prestation |
| Abonnement | une offre récurrente |
| Article composé | un ensemble d'autres articles, avec leurs quantités |
| Texte | un paragraphe réutilisable, sans prix |
Un article Texte n'a pas de panneau de prix. Ajouté à un devis, il y entre en ligne de texte, avec sa description, ou sa désignation si la description est vide.
Le prix
Le panneau de droite affiche le prix de vente HT et son unité (« par heure »). Il montre aussi une barre revient et marge, puis le prix HT, la TVA et le prix TTC. Ces chiffres suivent votre saisie. À l'enregistrement, Docage recalcule les prix calculés.
Choisissez d'abord comment se forme le prix de vente.
| Mode | Prix de vente |
|---|---|
| Saisi | le montant que vous saisissez |
| Revient plus marge | prix de revient × (1 + taux de marge / 100) |
| Somme des composants | la somme des prix de vente des composants, chacun multiplié par sa quantité, pour un article composé |
Exemple : un prix de revient de 200 et un taux de marge de 35 donnent un prix de vente de 270,00.
- Le taux de marge se rapporte au prix de revient. Saisir un taux passe le prix de vente en Revient plus marge. Dans les autres modes, le champ montre la marge qui résulte des deux prix.
- Un prix calculé porte la mention « (calculé) » et ne se saisit pas.
- L'unité se choisit dans une liste : Unité, Heure, Jour, Mois, Forfait, Kilogramme, Mètre. Votre organisation peut en changer les options.
- Un article n'a pas de devise. Un devis compte dans la devise de son pipeline.
Composer un article
Choisissez le type Article composé : le bloc Composants paraît sous le type. Les deux prix passent en Somme des composants, sauf si le prix de vente était déjà en Revient plus marge. Vous pouvez ensuite revenir à Saisi.
Cliquez sur Ajouter un composant, puis renseignez la ligne.
- Composant : cherchez un article par son nom ou sa référence. Le + de la liste crée celui qui manque : enregistré, il rejoint la composition avec la quantité 1.
- Quantité : elle vaut pour une unité de l'article composé. Exemple : un « Kit de démarrage » contient
2« Câble ». - Revient et Vente HT : les montants de la ligne, calculés d'après les prix du composant. Leurs sommes s'affichent sous la liste.
Double-cliquez sur une ligne pour la modifier, ou glissez-la pour changer l'ordre. Sur un article déjà enregistré, chaque geste s'enregistre aussitôt et les prix sont recalculés. Sur un article neuf, la composition part à sa création. Si elle est refusée, l'article reste créé et un message vous le dit.
Les règles de la composition :
- Un composant peut lui-même être composé, sans limite de profondeur.
- Un article ne peut pas se contenir, même indirectement. La liste ne propose ni l'article lui-même, ni ceux qui le contiennent.
- Un même composant ne figure qu'une fois dans une composition.
- Modifier un article recalcule aussi tous les articles qui le contiennent.
Attention
Quitter le type Article composé retire tous les composants, après confirmation. Les prix calculés restent sur la fiche comme prix saisis, à leur dernière valeur.
Les autres onglets de la fiche
Les onglets disponibles dépendent de votre offre et de la configuration de votre organisation. Certains ne paraissent qu'une fois l'article enregistré.
| Onglet | Ce qu'il montre |
|---|---|
| Objets liés | les fiches liées à l'article, si des relations concernent ce type |
| Notes | vos notes sur l'article |
| Fichiers | les fichiers déposés sur la fiche |
| Flux liés | les automatisations qui touchent cette fiche |
| Webhooks | les webhooks dont cette fiche est le périmètre |
| Constellation | les fiches liées à l'article, sur une carte |
| Historique | les modifications de la fiche |
| Droits | qui accède à la fiche |
Sans le droit de modifier l'article, vous lisez la fiche sans pouvoir l'enregistrer.
L'article dans un devis
Ces règles valent si votre offre comprend les devis.
- Une ligne tirée d'un article garde son prix et son prix de revient du moment. Modifier l'article ensuite ne change pas cette ligne.
- Le client ne voit ni le prix de revient, ni la marge.
Supprimer un article
Un article supprimé part à la corbeille. Il s'y ouvre en lecture seule, et Restaurer le remet dans le catalogue.
Un article qui sert de composant à un autre ne se supprime pas. Le message nomme les articles qui le contiennent : retirez-le d'abord de leur composition.
Adapter la fiche à votre organisation
Le type Article se règle dans Personnalisation, sous Objets personnalisés. Votre organisation peut y changer les libellés, la disposition et les options d'unité, et ajouter autant de champs qu'elle veut. Elle ne peut ni supprimer ni renommer les champs livrés : le calcul des prix s'appuie sur eux.
Le reste du domaine se trouve dans Clients et ventes.