Les tâches

Une tâche est une chose à faire : rappeler un client, préparer un dossier, renouveler une attestation. Elle avance dans les étapes d'un pipeline, de À faire à Fait. Elle peut porter une échéance, des points de contrôle et des sous-fiches.

Accéder aux tâches

Dans le menu, ouvrez Clients et ventes, puis Tâches, puis Mes tâches.

Le module dépend de votre offre : une marque peut ne pas le proposer. Il faut aussi un pipeline de tâches actif dans votre organisation, issu par exemple du modèle de pipeline Liste de tâches. Sans lui, Tâches n'apparaît pas dans le menu.

Les étapes du pipeline

Le modèle Liste de tâches compte trois étapes, que votre organisation peut adapter : À faire, l'étape d'entrée, En cours et Fait. Il active aussi le bouton Fait, les clôtures automatiques, la répétition et le rappel d'échéance. Si votre pipeline ne les active pas, ces commandes et ces règles ne valent pas pour vos tâches.

La vue liste

La liste montre la Référence, le Nom (le titre de la tâche), l'Échéance, l'Étape, la Priorité, l'Interlocuteur, la Société, le Responsable et la Description. Les tâches terminées tombent en bas, et les autres se rangent par statut puis par échéance.

• Basculer de vue : Liste et Kanban, en tête de la barre, échangent les deux vues. Docage retient votre dernier choix.
• Terminer une tâche : cliquez sur le bouton Fait de la ligne.
• Ouvrir une tâche : double-cliquez sur la ligne, ou cliquez sur le bouton Détails.
• Chercher : saisissez un mot dans le champ Rechercher.
• Filtrer : utilisez les en-têtes de colonnes. La colonne Étape ne se filtre pas : filtrez sur la colonne Statut, à afficher avec le sélecteur de colonnes.
• Dupliquer : cochez des lignes, puis cliquez sur Dupliquer.
• Exporter : le bouton d'export envoie toute la liste, ou les lignes cochées, vers Excel.

L'Échéance passe en rouge quand la date est dépassée et que la tâche est encore ouverte.

La vue kanban

Le kanban montre une colonne par étape. Si vous avez plusieurs pipelines de tâches, choisissez le vôtre dans le champ Pipeline de la barre.

• Ouvrir une tâche : cliquez sur sa vignette.
• Terminer une tâche : cliquez sur le bouton rond Fait de la vignette.
• Changer d'étape : glissez la vignette dans une autre colonne.
• Ranger une colonne : glissez la vignette à la place voulue dans sa colonne.
• Cocher un point de contrôle : cochez-le sur la vignette, sans ouvrir la fiche.

Une sous-fiche se range sur une ligne de la vignette de sa parente, avec son bouton Fait. Un clic l'ouvre. Une pastille donne son étape si elle diffère de celle de la parente. Pour la changer d'étape, ouvrez sa fiche. Elle garde sa propre vignette si sa parente est dans un autre pipeline, ou au-delà de trois niveaux d'imbrication.

Créer une tâche

Depuis le kanban

Ouvrez Mes tâches dans le menu, puis la vue Kanban : la bascule Liste | Kanban est en tête de la barre de la liste, et la vue choisie est retenue pour cette liste. Chaque colonne est une étape du pipeline. Au pied d'une colonne, cliquez sur + Ajouter : Tâche, saisissez le titre, puis appuyez sur Entrée ou cliquez sur Ajouter ; Échap annule. La tâche naît dans cette étape. Un clic sur sa carte ouvre sa fiche : choisissez sa Priorité, puis Enregistrer la fiche dans le bouton flottant. La carte montre sa priorité.

Depuis le menu ou la liste

Cliquez sur le + à droite de Mes tâches dans le menu, ou choisissez Créer : Tâche dans le bouton flottant de la liste. Le type Tâche livré ne gère pas de modèles : la tâche part d'une fiche vierge.

1. Saisissez le Titre, seul champ obligatoire. Exemple : Relancer le fournisseur.
2. Renseignez au besoin la Priorité, l'Échéance et la Description.
3. Choisissez la Société et l'Interlocuteur si la tâche concerne un client.
4. Vérifiez le Responsable : c'est vous par défaut.
5. Choisissez Enregistrer la fiche dans le bouton flottant, ou appuyez sur Entrée depuis le Titre. La tâche rejoint la liste.

Ces libellés suivent le Genre du nom du type Tâche. Tant qu'il n'est pas précisé, ils s'écrivent + Ajouter : Tâche, Créer : Tâche et Enregistrer la fiche. Au féminin, ils deviennent Ajouter une tâche, Nouvelle tâche et Enregistrer la tâche.

L'Étape est l'étape d'entrée et ne se change pas avant l'enregistrement. Dans une fiche neuve, l'onglet Messages reçoit un texte facultatif : il devient une note interne, envoyée à personne.

La fiche d'une tâche

Le bandeau porte le Pipeline, l'Étape, le Responsable, la Répétition et la référence. Il affiche aussi Dans l'étape depuis et Clôturée le. Sous le bandeau :

• Priorité : Basse, Normale, Haute ou Urgente. Elle vaut Normale par défaut.
• Société et Interlocuteur : les boutons de ces champs ouvrent la fiche choisie, ou créent la société ou le contact qui manque. Une société se crée aussi depuis son champ : tapez son nom puis Entrée, et Docage propose de la créer, ou de choisir une société au nom proche.
• Classeurs : le champ lie la tâche à un ou plusieurs classeurs.
• Intervenants : qui travaille sur la tâche, ou peut la prendre.

Ramenée de Fait vers une étape en cours, une tâche perd sa date de clôture.

Les points de contrôle

Les points de contrôle listent ce qu'il faut vérifier pour terminer la tâche. Le panneau paraît une fois la tâche enregistrée.

Saisissez un libellé dans Ajouter un point de contrôle, puis validez. Cliquez sur la case d'un point pour le marquer comme fait, et de nouveau pour le rendre à faire. La croix le supprime.

Quand le dernier point est coché, la tâche passe dans Fait ; sur sa fiche comme sur le kanban, le bandeau vous le dit. Si elle porte encore des sous-fiches ouvertes, cette dernière coche est refusée : terminez d'abord les sous-fiches.

Les sous-fiches

Une sous-fiche découpe une tâche en tâches plus petites. Elle a sa propre fiche et sa propre étape. Le panneau paraît une fois la tâche enregistrée.

• Ajouter : saisissez un titre dans Ajouter une sous-fiche, puis validez.
• Ouvrir : cliquez sur son titre.
• Terminer : cliquez sur son bouton Fait.
• Détacher : dans la fiche de la sous-fiche, cliquez sur Détacher de la fiche parente.

Quand la dernière sous-fiche se termine, la parente passe dans Fait ; sur le kanban, un message vous le dit. Une tâche ne se termine pas tant qu'une de ses sous-fiches reste ouverte : le déplacement est refusé.

Les tâches répétitives

Une tâche répétitive renaît quand elle se termine. Réglez-la dans le bandeau, puis enregistrez.

• Répétition : Aucune, Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle.
• Tous les : le nombre d'unités entre deux occurrences. Exemple : Hebdomadaire et 2 font une semaine sur deux.

L'occurrence suivante suit ces règles :

• Elle entre à l'étape d'entrée. Elle reprend le titre, la priorité, le responsable, l'interlocuteur, la société, les champs et les points de contrôle, décochés.
• Son échéance part de l'ancienne, pas du jour où vous avez terminé. Si cette date est déjà passée, Docage prend la prochaine date du rythme : la tâche ne naît pas en retard. Sans échéance, le calcul part de la date du jour.
• Rouvrir une tâche puis la terminer de nouveau ne crée pas une seconde occurrence.
• Une sous-fiche répétitive ne clôt pas sa parente : son occurrence suivante reste ouverte, sous la même parente.

Le rappel d'échéance

Une tâche ouverte dont l'échéance arrive déclenche une notification dans la cloche de son responsable. Sans responsable, elle va à ses intervenants utilisateurs, sinon à son créateur.

Le modèle Liste de tâches envoie ce rappel le jour de l'échéance, une fois par échéance. Repousser l'échéance le réarme.

Les autres onglets de la fiche

Les onglets dépendent de votre offre et de votre configuration. Plusieurs ne paraissent qu'une fois la tâche enregistrée.

• Messages : les conversations au sujet de la tâche et les notes internes.
• Parcours : si votre offre comprend les parcours, les parcours de la tâche, et Générer un parcours.
• Objets liés : les fiches liées, si le type déclare des relations.
• Notes et Fichiers : vos notes, et les fichiers déposés sur la fiche.
• Flux liés et Webhooks : les automatisations et les webhooks qui visent cette fiche.
• Constellation : les fiches liées, sur une carte.
• Historique : les modifications de la fiche.
• Droits : qui accède à la fiche.

Sans le droit de modifier la tâche, vous lisez la fiche sans pouvoir l'enregistrer.

Supprimer une tâche

Dans la liste, cochez une ou plusieurs lignes, puis supprimez-les. Une tâche supprimée part à la corbeille. Restaurer l'en sort, et Supprimer définitivement l'efface.

Adapter les tâches à votre organisation

Si votre offre comprend les pipelines, le réglage se fait dans Personnalisation, sous Pipelines.

• Mes modèles de fiches : les champs de la tâche, sa vignette du kanban et ses relations.
• Mes pipelines : les étapes, avec les Points de contrôle ajoutés à une tâche quand elle entre dans une étape, et le groupe Travail.

Le groupe Travail active chaque capacité. Dans Rappel d'échéance (jours avant), 0 veut dire le jour même, et un champ vide, aucun rappel.

Le reste du domaine se trouve dans Clients et ventes.