Les formulaires
Concevoir des modèles de formulaire, les diffuser par un lien ou un email d'invitation, et consulter les réponses reçues.
Un formulaire recueille des réponses sur une page web. Il peut aussi créer des fiches à l'envoi, lancer un parcours ou proposer un rendez-vous.
Le module se trouve dans le menu Documents › Formulaires. Il compte deux entrées :
- Mes formulaires : les réponses reçues ;
- Mes modèles : les formulaires que vous concevez et diffusez.
Vous dessinez un modèle, et chaque envoi par un répondant crée une ligne dans Mes formulaires. Cette entrée n'a donc pas de +.
La liste Mes modèles
Chaque ligne montre le nom du Formulaire, son Type, le Nombre de vues et le Nombre d'envois.
Les boutons du haut de la liste changent ce qu'elle montre :
- Mes modèles : les modèles de votre organisation ;
- Modèles systèmes : ceux que fournit Docage ;
- Tous les modèles : les deux à la fois.
La colonne Type dit à quoi sert le modèle :
| Type | Usage |
|---|---|
| Aucun | Un formulaire web, ouvert par son lien |
| Sous-formulaire | Un bloc affiché dans un autre formulaire, jamais seul |
| Formulaire de parcours | L'écran des participants d'un parcours |
| Formulaire de réservation | L'écran où un visiteur prend rendez-vous, par le lien d'un modèle de réservation |
| Formulaire d'accès par code de sécurité | La preuve de l'adresse email avant un formulaire web |
| Formulaire de vérification des coordonnées | La preuve d'un email ou d'un mobile |
| Formulaire de téléchargement des transferts | L'écran du destinataire d'un transfert |
Le type d'un formulaire ne change plus après sa création.
Sur chaque ligne, vous pouvez :
- ouvrir le modèle par un double clic, ou avec Ouvrir le modèle de formulaire ;
- copier son adresse publique avec Copier le lien du formulaire ;
- l'envoyer à une personne avec Envoyer le formulaire prérempli ;
- afficher ses liens avec Constellation.
La barre de la liste permet aussi de chercher, d'exporter, et de dupliquer ou supprimer les lignes cochées. Afficher la corbeille montre les éléments supprimés, que Restaurer remet en place.
Créer un modèle
- Cliquez sur le + de Mes modèles, ou sur Nouveau modèle de formulaire dans le bouton flottant de la liste.
- La fiche s'ouvre sur l'onglet Informations. Saisissez le Nom du formulaire, seul champ obligatoire.
- Composez le formulaire dans l'onglet Conception : un clic sur un champ de la palette ouvre ses réglages ; donnez-lui son Libellé, puis cliquez sur Valider pour le poser sur le canevas.
- Cliquez sur Enregistrer le formulaire. Le modèle rejoint la liste Mes modèles.
Pour créer un bloc réutilisable, choisissez Nouveau sous-formulaire dans le même bouton flottant.
La fiche d'un modèle
Une fois enregistré, un modèle se rouvre sur l'onglet Conception.
| Onglet | Contenu |
|---|---|
| Informations | Nom, langue, préférences régionales, classeurs, compteurs, modèle de parcours lié |
| Conception | Les champs et l'apparence du formulaire |
| Configuration | Ce qui se passe avant et après l'envoi |
| Observateurs | Les personnes prévenues des envois |
| Emails | L'email d'invitation et la notification de soumission |
| Formulaires générés | Les réponses reçues par ce modèle |
| Personnalisation des fiches | Les champs personnalisés de ces réponses |
| Relations | Les relations déclarées pour ces réponses |
| Droits | Droits du modèle et Droits des formulaires générés |
D'autres onglets paraissent selon la fiche et votre organisation : Flux liés, Champs personnalisés, Fichiers, Webhooks, Constellation, Historique, ou un onglet par relation.
Informations
Le Modèle de parcours lié au formulaire ajoute ce modèle aux Champs dynamiques de la conception : vous pouvez alors insérer ses champs dans le formulaire.
Un sous-formulaire porte à la place un Type de fiche lié : contact, document, email, type de carte ou d'objet, ou Libre : aucun type de fiche. Le Modèle lié (facultatif) le réserve à un modèle de ce type.
Attention
Si vous changez ce type, les champs qui écrivaient l'ancienne fiche n'écrivent plus rien. Vérifiez-les.
Concevoir le formulaire
L'onglet Conception montre le formulaire tel que le verra le répondant. La bascule Ordinateur / Mobile change l'aperçu.
Le panneau de gauche, que Masquer replie, propose :
- Champs du formulaire : les champs à poser sur le canevas ;
- Champs dynamiques : les données des fiches liées au formulaire, comme le modèle de parcours lié. Un clic sur l'une d'elles la pose dans le formulaire, comme un champ.
Glissez un champ sur le canevas, à sa place ou sur une nouvelle ligne, ou cliquez dessus pour l'ajouter : ses réglages s'ouvrent d'abord, et Valider le pose.
| Famille | Champs |
|---|---|
| Structure | Étape, Section |
| Contenu affiché | Titre, Paragraphe, Image, Vidéo |
| Saisie | Texte simple, Éditeur de texte, Nombre, Date, Intervalle de dates, Pays, Évaluation, Envoi de fichier |
| Choix | Liste déroulante, Choix multiple, Choix unique, Groupe de boutons, Étiquettes |
| Blocs | Sous-formulaire |
| Actions | Code de sécurité, Paiement, Prise de rendez-vous, Parcours |
| Création de fiches | Contact, Document, Email, et un champ par type de carte et d'objet |
La liste dépend du type du formulaire. Paiement, Prise de rendez-vous, Parcours et les champs de création ne sont proposés que si votre offre comprend le module concerné. Si le module se ferme ensuite, un formulaire déjà diffusé ne montre plus ce champ, et son envoi l'ignore : ni paiement, ni rendez-vous, ni parcours, ni fiche créée.
Les réglages d'un champ se rangent en familles : Général, Options, Valeur, Affichage et logique, Vérification, Style et Avancé, plus une famille au nom de son type pour les réglages qui lui sont propres.
Les règles à connaître
- Étape : tout ce qui suit une étape lui appartient, jusqu'à l'étape suivante. L'indicateur paraît dès deux étapes. Une étape occupe toujours sa ligne entière.
- Image : enregistrez d'abord le formulaire neuf, il pourra ensuite recevoir une image.
- Vidéo : un fichier MP4 ou WebM de 50 Mo au plus, ou une vidéo en ligne YouTube, Vimeo ou Dailymotion.
- Paiement et Prise de rendez-vous : une seule fois chacun par formulaire.
- Parcours : formulaires web seulement, une seule fois, en dernier champ, seul sur sa ligne et sans étapes dans le formulaire. L'envoi crée les contacts et lance le parcours. L'écran enchaîne sur la première action du premier participant. Les autres participants agissent par le lien de leur invitation.
- Contact, Document, Email et champs de carte ou d'objet : formulaires web seulement. L'envoi crée la fiche depuis le modèle choisi, sinon le modèle par défaut des préférences. Un champ itérable crée une fiche par itération, 50 au plus.
Attention
Sur une page publique, une liste alimentée par des fiches ou un tableur synchronisé ne se charge qu'après validation d'un administrateur. Un autre utilisateur lui envoie la demande.
L'apparence
Style rapide et Style complet ouvrent l'éditeur de style, avec un onglet Ordinateur et un onglet Mobile. Au survol de l'entête, du pied de page, du bouton de validation ou de la mention, une icône ouvre le style de cet élément.
Le style règle aussi l'affichage des étapes : Toutes les étapes, Au fur et à mesure de leur complétion, ou Uniquement l'étape en cours, avec Précédent et Suivant. Les réponses des étapes cachées sont gardées et envoyées.
Configurer l'envoi
L'onglet Configuration rassemble les réglages du groupe Interactions :
- Pré-remplir le formulaire : le destinataire retrouve ses données personnelles et peut les modifier ;
- Lien de redirection après la validation du formulaire : où envoyer le répondant. La liste placée juste dessous dit où cette adresse s'ouvre : Même page, Page parente, Page principale ou Nouvel onglet ;
- Page de remerciement : ce que voit le visiteur après l'envoi, faute de redirection ;
- Accès protégé par un code de sécurité : le visiteur confirme son adresse email avec un code reçu avant d'accéder au formulaire ;
- Formulaire d'accès par code de sécurité : l'écran où il saisit ce code.
Les trois derniers réglages ne concernent que les formulaires web. Vides, la page de remerciement et l'écran d'accès suivent les préférences de l'organisation. L'accès protégé reste toujours actif quand un champ du formulaire vérifie une coordonnée.
Diffuser le formulaire
- Copier le lien du formulaire place l'adresse publique dans le presse-papiers.
- Envoyer le formulaire prérempli ouvre le sélecteur de personnes. Choisissez une personne : l'email d'invitation, pré-rempli pour elle, s'ouvre dans un nouvel onglet. Si le formulaire cite plusieurs personnes, Docage vous demande laquelle pré-remplir.
L'onglet Emails règle l'Email d'invitation et la Notification de soumission aux observateurs : Modèle d'email, Objet de l'email et Corps de l'email.
L'onglet Observateurs reçoit des utilisateurs ou des contacts, ajoutés depuis le panneau des personnes.
La liste Mes formulaires
Chaque ligne est une réponse. La plus récente vient en tête, selon la Date de réception. Toutes les réponses portent le nom de leur modèle, et la liste n'a pas de colonne pour le répondant : son identité se lit dans ses réponses.
Ouvrez une réponse par un double clic, ou avec Ouvrir le formulaire. Elle se consulte sans se modifier : Conception affiche ce que le répondant a saisi, et rien ne s'enregistre. Les fichiers déposés dans un champ Envoi de fichier se lisent dans l'onglet Fichiers.
À noter
La réponse à un formulaire web n'a pas d'adresse publique. Son lien mène à Docage, où elle se consulte connecté.
Les écrans des autres modules
Un Formulaire de parcours se choisit dans l'onglet Informations d'un parcours ou d'un modèle de parcours. Vide, le formulaire système s'affiche.
Pour personnaliser un écran système, partez d'une copie : le style, les textes et les champs libres se modifient, les champs verrouillés restent.