Les emails
Préparer vos modèles d'email et configurer les comptes email d'où partent vos messages, avec leur connexion, leurs usages et leur relève.
Le module Emails prépare vos envois. Mes modèles réunit vos emails réutilisables. Mes comptes réunit vos comptes email, d'où partent vos messages et, si vous les faites relever, où arrive votre courrier.
Accéder aux emails
Dans le menu, ouvrez Communication, puis Emails. Le module dépend de votre offre : une marque peut ne pas le proposer.
À noter
Le module ne liste pas les emails envoyés ou reçus. Ils se lisent dans Mes messages, avec le module Conversations.
La liste Mes modèles
La liste montre les Destinataires, le Nom du modèle, les Classeurs, la date Mis à jour le et la colonne Système. Trois boutons la filtrent : Mes modèles, Modèles systèmes et Tous les modèles. Les modèles systèmes sont ceux de la plateforme, par exemple l'invitation à faire une action dans un parcours.
Chaque ligne offre ces gestes :
- Détails, ou un double clic : ouvre la fiche du modèle.
- Écrire à partir du modèle : ouvre la fenêtre Nouvelle conversation, pour écrire à une personne.
- Campagne à partir du modèle : ouvre l'assistant d'une campagne, ce modèle déjà choisi, pour écrire à plusieurs personnes.
- Constellation : montre les fiches liées au modèle.
Créer un modèle
Cliquez sur le + de l'entrée Mes modèles, ou utilisez le bouton flottant de la liste. Renseignez la fiche, puis choisissez Enregistrer le modèle dans le bouton flottant.
Le nom du modèle est obligatoire. Si vous laissez le nom proposé, Nouveau modèle d'email, l'objet de l'email le remplace.
L'onglet Informations
- Classeurs : le champ du haut de la fiche lie le modèle à des classeurs.
- Nom du modèle, Langue et Préférences régionales : les réglages de base.
- Suivre l'email : suit l'ouverture de l'email.
- Email commercial : à activer pour une prospection, une newsletter ou une promotion.
- Sous-formulaire de création : ce qu'un champ « Email » d'un formulaire web affiche quand il crée depuis ce modèle.
- Ajouter un objet de fusion : déclare un objet à citer dans l'email, avec son Type et son Identifiant. Exemple :
contrat.
Attention
Un email commercial reçoit un lien de désabonnement, à la place du champ {{Unsubscribe_Link}} ou en pied de page. Il part vers une
seule adresse, À, Cc et Cci confondus, jamais vers une adresse désabonnée, ni depuis un compte email de la plateforme. L'interrupteur
n'existe pas sur un email système ou de parcours.
L'onglet Email
L'en-tête
- Objet : une ligne, qui accepte les champs dynamiques.
- Compte email : la liste ne propose que les comptes ouverts aux emails ordinaires, jamais le compte personnel d'un collègue.
- Destinataires À, Destinataires Cc, Destinataires Cci : cherchez par nom, adresse ou mobile. Le groupe Dynamique propose des destinataires sans personne précise, comme Destinataire principal (dynamique).
- Pièces jointes : choisissez un document ou un modèle de document, marqué « (modèle) ». Ajouter dépose des fichiers.
Vous pouvez aussi saisir une adresse. Si aucune personne ne la porte, Docage crée le contact tout seul. Une adresse non valide est refusée.
Le corps
Le sous-onglet Éditeur s'ouvre sur le choix du Format : Texte, Éditeur HTML, Code HTML, Éditeur MJML ou Code MJML. Le sous-onglet Aperçu montre le rendu. Éditeur MJML est un concepteur de mise en page. Il offre aussi un Texte d'aperçu, la ligne affichée sous l'objet dans la boîte de réception.
Un changement de format peut dégrader le contenu. Docage vous prévient et demande confirmation :
- vers Texte, la mise en forme, les liens et les images sont perdus ;
- d'un format MJML vers un format HTML, le design passe en HTML et ne se modifie plus dans le concepteur ;
- d'un format HTML vers un format MJML, le contenu passe dans un bloc Texte du concepteur, et sa mise en page peut changer ;
- du Code HTML vers l'Éditeur HTML, les styles et la structure non reconnus sont retirés.
Signature de l'expéditeur pose un emplacement dans le corps : à l'envoi, la signature de l'expéditeur y prend place. Ce bouton n'existe pas pour un corps MJML.
Les champs dynamiques
Insérer un champ dynamique ouvre l'arbre des champs, avec Destinataire principal en tête. Dans l'objet, le Texte d'aperçu
et un corps Éditeur HTML ou Éditeur MJML, un champ devient un champ de l'email au nom lisible, dans la langue de l'email, par
exemple {{PrénomDestinataire}}. Il s'y affiche en tuile : un clic sur la tuile ouvre ses réglages. Dans un corps Texte ou Code
HTML, il s'insère sous son nom technique, comme {{Recipient_FirstName}}. Le badge Bloc de champs insère d'un coup un groupe de
champs.
Les autres onglets du modèle
- Emails générés : les emails créés à partir de ce modèle.
- Personnalisation des fiches et Relations : les champs et les relations de ces emails.
- Droits : Droits du modèle et Droits des emails générés.
La fiche montre aussi Flux liés et, selon votre configuration et votre offre, Champs personnalisés, Fichiers, Webhooks, Constellation et Historique. Sans le droit de modifier le modèle, vous lisez la fiche sans pouvoir l'enregistrer.
Après l'envoi
Un email parti ne se modifie plus. Il s'ouvre dans sa conversation, où Détails de l'envoi donne son statut, ses ouvertures et ses clics. Sans conversation, sa fiche montre l'Aperçu, son statut et, s'il est suivi, ses ouvertures et ses clics.
Un email En attente du relais n'est pas en échec. Il part de lui-même au rétablissement du service.
La liste Mes comptes
Un compte email envoie vos emails et, s'il est relevé, reçoit votre courrier. La liste montre le Nom, l'Identifiant, le Serveur SMTP et le Port SMTP, le Nom d'expéditeur, les usages Emails ordinaires et Campagnes, et le Domaine de campagne. Double-cliquez sur une ligne pour ouvrir la fiche. Le bouton flottant propose Nouveau compte email et Nouveau compte email de campagne.
Configurer un compte email
Cliquez sur le + de l'entrée Mes comptes, ou sur Nouveau compte email, puis renseignez l'onglet Configuration.
| Champ | À savoir |
|---|---|
| Mode d'authentification | Mot de passe (SMTP / IMAP) ou Microsoft 365 |
| Nom du compte | obligatoire |
| Nom d'expéditeur affiché aux destinataires | vide, l'adresse email le remplace |
Docage propose le port 587 en STARTTLS |
|
| Mot de passe | obligatoire pour un compte neuf |
| Serveur SMTP | obligatoire |
| Port SMTP, Méthode de chiffrement | le port 465 passe en SSL/TLS, le port 587 en STARTTLS |
Cochez Accepter un certificat TLS que Docage ne peut pas valider seulement pour un serveur interne au certificat auto-signé.
Tester la connexion contrôle l'envoi : saisissez le mot de passe, même sur un compte enregistré. Tester la connexion IMAP contrôle la relève. Enregistrer le compte email ferme la fiche.
À noter
Le mot de passe n'est jamais réaffiché. Vide, il reste inchangé. Ressaisissez-le si l'adresse, un serveur, un port, un chiffrement ou le réglage du certificat change.
La copie des envois
Un email envoyé n'apparaît pas de lui-même dans les éléments envoyés de votre messagerie. Cochez Déposer une copie des emails envoyés dans le dossier « Éléments envoyés » du compte email, si l'IMAP est configuré. C'est inutile sur Gmail.
Les usages et le plafond
- Emails ordinaires et de parcours : éteint, le compte est réservé aux campagnes.
- Campagnes : éteint, le compte reste hors des campagnes.
- Plafond des campagnes sur 24 heures : au-delà, la campagne attend et reprend d'elle-même. Restez sous le plafond de votre fournisseur.
Le compte personnel
Dans Visibilité des messages, allumez Compte personnel : vous en devenez le titulaire. Les emails que ce compte reçoit, et ceux que vous y écrivez à vos correspondants, ne sont visibles que de vous et des collègues à qui ils sont adressés, administrateurs compris. Un email qui accompagne un parcours, un paiement ou une campagne, par exemple, garde les droits de ce qu'il accompagne. Seul le titulaire peut éteindre l'interrupteur, et le compte n'est proposé qu'à lui. Le réglage vaut pour les messages à venir. Votre organisation peut interdire les comptes personnels.
Le courrier entrant
Cochez Relever le courrier entrant de ce compte email : Docage relève le compte et marque comme lus les messages traités. Vides, les champs IMAP se déduisent du serveur SMTP.
Pipeline des cartes ouvre une carte pour chaque email reçu qui ne poursuit aucune carte. Vide, le courrier est seulement rangé dans les conversations.
Connecter un compte email Microsoft 365
Le mode Microsoft 365 est obligatoire sur un compte email Microsoft. Le mot de passe y est refusé pour la réception, et le sera pour l'envoi fin 2026. Un bandeau le signale dès que vous saisissez l'adresse.
- Choisissez le mode Microsoft 365, puis enregistrez le compte email.
- Rouvrez la fiche et cliquez sur Autoriser Docage sur Microsoft 365.
- Faites valider par un administrateur général de votre organisation Microsoft.
- Cliquez sur Tester Microsoft 365. Le message de test doit arriver dans la boîte de réception et dans les éléments envoyés.
Attention
L'autorisation porte par défaut sur tous les comptes email de votre organisation Microsoft, et votre administrateur peut la restreindre. Elle peut aussi être retirée côté Microsoft sans que Docage en soit averti : seul le test le prouve.
Créer un compte email de campagne
Un compte email de campagne envoie vos campagnes depuis un domaine préparé par la plateforme. Vous n'avez rien à poser chez un registrar.
- Choisissez Nouveau compte email de campagne.
- Renseignez le Nom du compte email, le Nom affiché aux destinataires et la Partie locale de l'adresse. Vos destinataires liront montre le résultat.
- Cliquez sur Créer le compte email de campagne.
Seuls ceux qui peuvent modifier la fiche de l'organisation créent un compte email de campagne. Si votre organisation en a déjà un, la fenêtre propose Ouvrir le compte email existant.
Dans l'onglet Compte email de campagne, une frise suit les étapes jusqu'à Prêt, et Vérifier met l'état à jour. L'Adresse d'envoi ne se change pas. Les réponses vont à l'auteur de chaque campagne.
Les autres onglets du compte email
Signature d'email montre les signatures du compte, en lecture seule. Elles se créent dans Signatures de message. La fiche compte aussi Historique, Droits et, s'il y en a, Champs personnalisés.