Les champs personnalisés
Ajouter vos propres champs à un type de fiche : contact, société, parcours, document et autres. Un écran par type, valable pour toute l'organisation.
Un champ personnalisé est une information propre à votre organisation, que Docage ne prévoit pas d'office : un numéro de client, un secteur, une date de renouvellement. Vous le déclarez une fois pour un type de fiche, et toutes les fiches de ce type le portent. Chaque fiche garde sa propre valeur.
Pour créer de nouveaux types de fiches, avec leurs propres champs, utilisez Objets personnalisés. Ce module-ci complète les types qui existent déjà.
Ouvrir l'écran d'un type de fiche
- Choisissez Personnalisation, à la fin du menu. Le menu laisse place aux écrans de personnalisation.
- Ouvrez Champs personnalisés : les types de fiches s'affichent dans un volet, à côté du menu.
- Choisissez un type de fiche. Son écran s'ouvre dans un onglet, à son nom : Champs personnalisés — Contact, par exemple.
Retour au menu ramène au menu habituel. Cette entrée est réservée aux administrateurs.
Les types de fiches
Il y a une entrée par type, sans liste ni création : chaque écran montre directement les champs du type.
| Entrée | Les champs s'ajoutent à |
|---|---|
| Cercle | vos cercles |
| Classeur | vos classeurs |
| Contact | vos contacts |
| Document | vos documents |
| vos emails | |
| Événement | les événements de vos calendriers |
| Formulaire | vos formulaires |
| Organisation | les organisations clientes |
| Parcours | vos parcours |
| Société | vos sociétés |
| Utilisateur | vos utilisateurs |
Les entrées dépendent de votre offre : celles d'un module fermé ne s'affichent pas.
À noter
Organisation s'affiche seulement pour une organisation intégrateur. Ces champs décrivent ses organisations clientes : ils ne paraissent pas sur Mon organisation de l'intégrateur.
Ajouter un champ
Faites glisser un type de champ de la palette vers la zone des champs, ou cliquez dessus. Le panneau des propriétés s'ouvre à droite. Réglez le champ, puis choisissez Valider. Annuler abandonne le champ.
La palette propose notamment :
| Type de champ | Usage |
|---|---|
| Texte simple | une ligne de texte, avec le type Texte, Mot de passe, Email, Couleur ou Téléphone |
| Éditeur de texte | un texte long : Zone de texte ou Éditeur de texte |
| Nombre | une valeur chiffrée, saisie ou réglée par un Curseur |
| Date | une Date, une Heure ou une Date et heure |
| Intervalle de dates | une date de début et une date de fin |
| Liste déroulante | un choix dans une liste |
| Choix unique | une option parmi celles affichées |
| Choix multiple | une ou plusieurs options parmi celles affichées |
| Groupe de boutons | des options en boutons côte à côte, chacune avec son icône |
| Évaluation | une note |
| Pays | un pays pris dans la liste |
| Étiquettes | des étiquettes proposées, ou une saisie libre si vous ne donnez pas de liste |
| Titre, Paragraphe | un texte fixe, pour organiser l'onglet : rien à saisir sur la fiche |
Liste déroulante, Choix unique et Groupe de boutons demandent au moins deux options. Choix multiple en accepte une
seule : c'est ainsi qu'on crée une case à cocher oui/non, comme J'accepte la newsletter.
Régler un champ
Le panneau des propriétés range les réglages par cartes. Elles varient selon le type de champ.
| Carte | Ce qu'on y règle |
|---|---|
| Général | le Libellé, le Texte d'aide, le Type, et si le champ est Obligatoire |
| Options | les choix proposés, leur valeur par défaut et leur Source des options : ils peuvent venir de fiches ou d'un tableur |
| Valeur | une valeur pré-remplie, une Valeur calculée à partir des autres champs, une Valeur conditionnelle |
| Affichage et logique | Champ masqué, Champ non modifiable, Affichage conditionnel, Options conditionnelles |
| Avancé | le Nom du champ, utilisé par les listes, les fusions et les calculs |
Un nom est unique sur l'écran. Docage corrige sa forme à la sortie de la saisie : ma marque ! devient MaMarque.
Attention
Ne changez pas le Nom d'un champ déjà utilisé. Les valeurs saisies sur les fiches sont rangées sous ce nom. Les conditions et les calculs des champs de l'écran suivent le changement, pas les valeurs.
Organiser les champs
Les champs se posent en lignes, sur une grille de 12 colonnes. Au survol, chaque champ et chaque ligne montrent leurs boutons.
- Rétrécir et Agrandir changent la largeur du champ.
- Éditer rouvre le panneau des propriétés.
- Dupliquer crée une copie du champ.
- Supprimer l'élément retire le champ.
- Déplacer la ligne, Dupliquer la ligne et Supprimer la ligne agissent sur toute la ligne.
Un champ se déplace aussi par glisser-déposer, vers une autre place ou une autre ligne. Ctrl+Z annule le dernier geste et Ctrl+Y
le rétablit.
Enregistrer
Valider ne suffit pas : il range le champ à l'écran, sans l'enregistrer. Choisissez Enregistrer les champs personnalisés dans le bouton flottant. L'onglet reste ouvert, pour continuer à travailler. Les fiches ouvertes ensuite montrent les nouveaux champs.
Si vous fermez l'écran avant d'avoir enregistré, Docage vous le signale :
- Enregistrer enregistre, puis ferme l'onglet ;
- Ne pas enregistrer ferme l'onglet et perd les modifications ;
- Annuler garde l'écran ouvert.
Pour modifier ces champs, il faut le droit de modifier l'organisation. Sans lui, l'écran s'affiche en consultation : les champs sont visibles, et seul Fermer est proposé.
Sur les fiches et dans les listes
Une fois enregistrés, les champs paraissent dans l'onglet Champs personnalisés de chaque fiche du type, comme sur un contact. La valeur saisie sur une fiche ne vaut que pour elle.
Dans les listes, chaque champ est proposé comme colonne, avec la mention (personnalisé) après son libellé. La colonne est masquée
au départ : affichez-la par le choix des colonnes de la liste. Titre et Paragraphe n'ont pas de colonne.
Supprimer un champ et enregistrer le retire de toutes les fiches du type.
Champs de l'organisation et champs d'un modèle
Ces écrans déclarent des champs pour toutes les fiches d'un type. Un modèle peut en ajouter pour les seules fiches créées à partir de lui, dans son onglet Personnalisation des fiches.
Quand une fiche porte les deux, son onglet les sépare sous Champs de l'organisation et Champs du modèle.