Les deals

Un deal est une affaire commerciale en cours : une piste, une proposition, une négociation. Il avance dans les étapes d'un pipeline, jusqu'à ce qu'il soit gagné ou perdu. Son montant et sa probabilité donnent un prévisionnel pondéré.

Accéder aux deals

Dans le menu, ouvrez Clients et ventes, puis Deals, puis Mes deals. Le module dépend de votre offre : une marque peut ne pas le proposer. Il faut aussi un pipeline de deals actif dans votre organisation, issu par exemple du modèle de pipeline Ventes. Sans lui, Deals n'apparaît pas dans le menu.

Les étapes du pipeline

Le modèle de pipeline Ventes compte cinq étapes. Votre organisation peut les adapter.

Un montant se lit dans la devise de son pipeline : l'euro pour Ventes.

La vue liste

La liste montre notamment le Nom, l'Échéance, l'Étape, la Société, le Responsable, le Montant et le Montant pondéré.

• Basculer de vue : Liste et Kanban, en tête de la barre, échangent les deux vues. Docage retient votre dernier choix.
• Ouvrir un deal : double-cliquez sur la ligne, ou cliquez sur le bouton Détails.
• Chercher : saisissez un mot dans le champ Rechercher.
• Filtrer : utilisez les en-têtes de colonnes. La colonne Étape ne se filtre pas : filtrez sur la colonne Statut, à afficher avec le sélecteur de colonnes.
• Choisir les colonnes : le sélecteur ajoute par exemple la Date de clôture ou Dans l'étape depuis.
• Dupliquer : cochez des lignes, puis cliquez sur Dupliquer.
• Exporter : le bouton d'export envoie toute la liste, ou les lignes cochées, vers Excel.

L'Échéance de la liste est la Clôture prévisionnelle de la fiche. Elle passe en rouge quand la date est dépassée et que le deal est encore ouvert.

La vue kanban

Le kanban montre une colonne par étape. Si vous avez plusieurs pipelines de deals, choisissez le vôtre dans le champ Pipeline de la barre.

L'en-tête d'une colonne donne le nombre de deals et, si un deal porte un montant, le total, le total pondéré et une jauge. Une vignette montre la référence, le nom, le montant, la probabilité, l'échéance et l'avancement des points de contrôle et des sous-fiches.

• Ouvrir un deal : cliquez sur sa vignette.
• Changer d'étape : glissez la vignette dans une autre colonne.
• Ranger une colonne : glissez la vignette à la place voulue dans sa colonne.

Un liseré rouge signale un deal resté trop longtemps dans son étape, si l'étape fixe un délai.

Une liste de fiches affichée dans une société, un contact ou un classeur n'a pas de kanban.

Créer un deal

Depuis le kanban

Ouvrez Mes deals dans le menu, puis la vue Kanban : la bascule Liste | Kanban est en tête de la barre de la liste, et la vue choisie est retenue pour cette liste. Chaque colonne est une étape du pipeline. Au pied d'une colonne, cliquez sur + Ajouter : Deal, saisissez le nom, puis appuyez sur Entrée ou cliquez sur Ajouter ; Échap annule. Le deal naît dans cette étape. Un clic sur sa carte ouvre sa fiche : renseignez son Montant, puis choisissez Enregistrer la fiche dans le bouton flottant. La carte montre le montant, et l'en-tête de la colonne son total.

Depuis le menu ou la liste

Cliquez sur le + à droite de Mes deals dans le menu, ou choisissez Créer : Deal dans le bouton flottant de la liste. Le type Deal livré ne gère pas de modèles : le deal part d'une fiche vierge.

1. Saisissez le Nom, obligatoire. Exemple : Rénovation du siège.
2. Choisissez le Pipeline si vous en avez plusieurs. L'Étape est l'étape d'entrée et ne se change pas avant l'enregistrement.
3. Vérifiez le Responsable : c'est vous par défaut.
4. Choisissez Enregistrer la fiche dans le bouton flottant. Le deal rejoint la liste.

Ces libellés suivent le Genre du nom du type Deal. Tant qu'il n'est pas précisé, ils s'écrivent + Ajouter : Deal, Créer : Deal et Enregistrer la fiche. Au masculin, ils deviennent Ajouter un deal, Nouveau deal et Enregistrer le deal.

L'onglet Messages d'un deal neuf reçoit la description de la demande : une note interne, qui n'est envoyée à personne.

La fiche d'un deal

Société et interlocuteur

L'Interlocuteur est facultatif tant que le deal n'est qu'une piste. Les coordonnées s'affichent à côté. Les boutons de ces champs ouvrent la fiche choisie, ou créent la société ou le contact qui manque. Une société se crée aussi depuis son champ : tapez son nom puis Entrée, et Docage propose de la créer, ou de choisir une société au nom proche.

Si vous ne renseignez que l'interlocuteur, le deal prend sa société à la création. Un changement d'employeur ultérieur ne modifie pas le deal.

Les champs de l'affaire

• Nom : le titre du deal.
• Montant : la valeur prévue de l'affaire.
• Probabilité : proposée par l'étape, modifiable sur la fiche.
• Clôture prévisionnelle : la date visée.
• Origine : d'où vient l'affaire, en texte libre. Exemple : Salon.

Votre organisation peut y ajouter ses propres champs.

Le suivi interne

• Pipeline, Étape et Responsable : où en est le deal, et qui s'en charge. Docage y ajoute, en lecture seule, Dans l'étape depuis, Clôturée le, Motif et Dernier message.
• Classeurs : le champ lie le deal à un ou plusieurs classeurs.
• Points de contrôle : la liste de ce qu'il reste à vérifier. Une étape peut en ajouter à l'arrivée du deal.
• Sous-fiches : des deals rattachés à celui-ci. Chacun garde sa propre étape.
• Intervenants : qui travaille sur le deal, ou peut le prendre. Le Responsable dit qui l'a pris. Prendre un deal n'en retire aucun intervenant.

Les règles du déplacement

• La probabilité suit l'étape. Si la nouvelle étape déclare une probabilité, elle remplace celle du deal.
• Le changement de pipeline repart de l'entrée. Le deal se place sur l'étape d'entrée du nouveau pipeline.
• Un deal rouvert perd sa clôture. Ramené de Gagné ou Perdu vers une étape en cours, il perd sa date de clôture et son motif.

Le Montant pondéré vaut le montant multiplié par la probabilité : 12 000 à 50 % donnent 6 000. Un deal gagné compte pour son montant entier, un deal perdu pour 0. Sans probabilité, le montant compte en entier.

Marquer un deal perdu

Glissez le deal dans la colonne Perdu du kanban. Si le pipeline déclare des motifs, la fenêtre Pourquoi cette fiche n'a-t-elle pas abouti ? s'ouvre. Choisissez un Motif : Prix, Concurrent, Projet abandonné ou Sans réponse dans le modèle Ventes. Puis cliquez sur Valider le déplacement. Le motif n'est pas obligatoire. Annuler, ou fermer la fenêtre, laisse le deal à sa place.

Lier un parcours à un deal

Si votre offre comprend les parcours, l'onglet Parcours d'un deal enregistré liste ses parcours.

1. Renseignez l'Interlocuteur du deal et enregistrez.
2. Dans l'onglet Parcours, cliquez sur Générer un parcours.
3. Choisissez un modèle. Docage ne propose que ceux qui comportent exactement un participant dynamique : l'interlocuteur prend sa place.

Créer un devis depuis un deal

Si votre organisation utilise les devis, le bouton flottant d'un deal enregistré propose Créer : Devis. Si des modèles de devis existent, une fenêtre propose d'en choisir un. Le devis s'ouvre dans un nouvel onglet, rattaché au deal, avec son interlocuteur et sa société. D'office, le total du devis ne remplace pas le montant du deal : seul le réglage Reporter le montant accepté par la relation du pipeline des devis le reporte sur le deal, à l'acceptation. L'onglet Devis du deal liste ses devis.

Les autres onglets de la fiche

Les onglets dépendent de votre offre et de votre configuration. Plusieurs ne paraissent qu'une fois le deal enregistré.

Sans le droit de modifier le deal, vous lisez la fiche sans pouvoir l'enregistrer.

Si votre offre comprend les portails, le bouton flottant d'un deal enregistré propose aussi Publier au portail.

Supprimer un deal

Dans la liste, cochez une ou plusieurs lignes, puis supprimez-les. Un deal supprimé part à la corbeille. Restaurer l'en sort, et Supprimer définitivement l'efface.

Adapter les deals à votre organisation

Si votre offre comprend les pipelines, le réglage se fait dans Personnalisation, sous Pipelines.

• Mes pipelines : les étapes, leurs probabilités, les motifs de perte et les correspondances avec les parcours.
• Mes modèles de fiches : les champs du deal, sa vignette du kanban et ses relations.

Le reste du domaine se trouve dans Clients et ventes.