Les portails

Un portail est un espace en ligne réservé à vos contacts. Ils y retrouvent ce que vous leur publiez, sans compte et sans avoir à le réclamer. Un portail s'adresse à un contact, à une société ou à un groupe : c'est son audience.

Accéder aux portails

Dans le menu, ouvrez Clients et ventes, puis Portails. Vous y trouvez deux entrées :

• Mes portails : les portails de vos contacts, sociétés et groupes, ouverts ou fermés ;
• Mes modèles : les réglages qui servent à ouvrir un portail.

Le module dépend de votre offre : une marque peut ne pas le proposer.

Ouvrir un portail

Un portail ne se crée pas depuis le menu. Il s'ouvre depuis la fiche de son audience.

1. Ouvrez la fiche d'un contact, d'une société ou d'un groupe, onglet Portail.
2. Choisissez le Modèle de portail. Le premier modèle de votre organisation est proposé, sinon le modèle système.
3. Choisissez le Mode d'accès. Vide, il reprend Celui du modèle.
4. Indiquez si vous voulez publier dès l'ouverture les parcours déjà terminés.
5. Cliquez sur Ouvrir un portail.

La fiche du portail s'ouvre alors. Si un portail existe déjà, l'onglet Portail résume son état et propose Ouvrir la fiche du portail.

Mes portails

La liste montre le Nom, l'audience (Contact, Société ou Groupe), l'Accès, l'état Ouvert et la Dernière publication.

• Filtrer : Ouverts, Fermés ou Tous, en tête de liste.
• Ouvrir un portail : double-cliquez sur la ligne, ou cliquez sur le bouton Détails.
• Voir les fiches liées : cliquez sur le bouton Constellation.
• Choisir les colonnes : le sélecteur ajoute Fermé le, Modèle, Créé le et Créateur.

La fiche d'un portail

Le bandeau reste visible sur tous les onglets. Ses réglages s'appliquent aussitôt, sans Enregistrer :

• l'interrupteur Ouvert / Fermé ;
• le Mode d'accès ;
• Ouvrir la fiche, qui mène à la fiche de l'audience.

Fermer un portail coupe tous ses liens, sans rien supprimer. Un portail fermé ne permet pas d'inviter.

Le mot de passe compte au moins 6 caractères. Il se saisit dans une fenêtre et ne se relit jamais : communiquez-le par un autre canal que le lien.

Viennent ensuite les onglets Contenu, Accès, Vue du contact, Informations, Réglages, Historique, Flux liés et Droits. Selon votre configuration, d'autres onglets s'y ajoutent, comme Webhooks ou Constellation.

• Informations : le nom du portail et son Texte d'accueil, à valider par Enregistrer.
• Réglages : les réglages reçus du modèle, en lecture seule.
• Droits : les utilisateurs qui voient et règlent le portail. Les contacts qui y entrent se gèrent dans l'onglet Accès, et là seulement.

Publier du contenu

L'onglet Contenu liste les publications, avec leur Titre, leur Source, leur Catégorie, leur date et leur auteur. La colonne Déposée par nomme le contact qui a déposé un document. La colonne Automatique signale ce qui a été publié sans vous.

Depuis le portail

1. Dans l'onglet Contenu, choisissez Publier au portail dans le bouton flottant.
2. Dans Quoi publier, choisissez Parcours, Classeur ou Fiche.
3. Dans Laquelle, choisissez la fiche. Ce qui est déjà publié n'est plus proposé.
4. Complétez le Titre affiché au contact et la Catégorie (facultatif), et épinglez si besoin.
5. Cliquez sur Publier.

Depuis une fiche

Une fiche de parcours, de classeur ou de pipeline enregistrée propose Publier au portail dans son bouton flottant. Cochez les portails, puis ajustez le titre et l'épingle. Seuls les portails concernés par la fiche sont proposés. Sur un parcours en cours, ce bouton peut manquer.

Automatiquement

• Un parcours terminé est publié dans les portails ouverts dont l'un de ses participants est membre, si le modèle le prévoit. Ses observateurs n'y comptent pas. Un parcours de test ne l'est jamais.
• Si votre offre comprend les flux, leur action Publier au portail publie un parcours, un classeur, une fiche ou un fichier. Elle peut aussi ouvrir le portail manquant.

Ce que le contact reçoit

Une publication n'est pas une copie : le contact voit les documents du moment.

Le bouton Retirer du portail masque une publication au contact. Les documents restent où ils sont.

Les membres invités reçoivent un email qui regroupe les nouvelles publications, si le modèle le prévoit.

Donner et retirer l'accès

L'onglet Accès liste les membres : les contacts de l'audience.

Sur la ligne d'un membre, vous pouvez :

• Inviter par email ou Inviter par SMS : le lien est créé, ou prolongé s'il est encore valable ;
• Copier le lien personnel ;
• afficher le QR code du lien personnel, pour une remise en main propre ;
• Voir le portail comme ce contact ;
• Révoquer l'accès : son lien ne s'ouvre plus, et une nouvelle invitation lui en donne un autre.

Le bouton flottant propose deux gestes :

• Inviter tous les membres : vous choisissez l'email ou le SMS. L'envoi vise les membres non révoqués sans lien valable, s'ils ont l'adresse ou le mobile requis.
• Ajouter les nouveaux contacts de l'audience : les contacts arrivés dans la société ou le groupe depuis l'ouverture. Ils ne s'ajoutent pas seuls, et il reste à les inviter.

Vue du contact

Choisissez un membre dans Voir le portail comme : l'espace s'affiche tel qu'il le voit. Cet aperçu ne compte pas de visite et ne permet pas de déposer de document.

Ce que voit le contact

Le contact ouvre son lien personnel, puis passe la vérification du mode d'accès. Cinq mots de passe faux bloquent ses essais 15 minutes. Un code compte 6 caractères ; après trois erreurs, il lui faut en demander un nouveau.

Son espace, aux couleurs du modèle, réunit :

• À faire : ses actions de parcours en attente, un clic mène à l'action ;
• Documents : en cartes ou en liste, avec recherche, catégories, repère Nouveau, Aperçu d'un PDF et Télécharger ;
• Mes dossiers : ses fiches de pipeline et leur étape ;
• Vos documents déposés : ses dépôts, si le modèle les autorise.

Un document déposé arrive sur la fiche du contact, onglet Fichiers, et paraît dans l'onglet Contenu. Le créateur du portail reçoit une notification, comme à la première visite d'un membre. Les fichiers exécutables, les scripts, le HTML et le SVG sont refusés.

Mes modèles

Un modèle porte les réglages d'un portail. La liste propose les filtres Mes modèles, Modèles systèmes et Tous les modèles.

• Créer un modèle : cliquez sur le + de l'entrée du menu, ou sur le bouton flottant Nouveau modèle de portail.
• Adapter le modèle fourni : le modèle système Espace client ne se modifie pas. Sélectionnez-le, puis cliquez sur Dupliquer.

La fiche d'un modèle n'a ni Contenu, ni Accès, ni Vue du contact. L'onglet Droits pour les portails fixe les droits transmis aux portails ouverts depuis ce modèle.

L'onglet Réglages compte cinq groupes :

Avec Purger les liens après fermeture (jours), un portail fermé depuis ce délai part à la corbeille, avec ses membres et ses publications. Vide, rien n'est purgé.