Les signatures de message
Écrire vos signatures par média et par canal, choisir celle qui s'insère par défaut dans vos messages et préparer des modèles pour votre organisation.
Une signature de message est le bloc qui clôt vos emails, SMS, messages WhatsApp et messages de chat : votre nom, votre fonction, vos coordonnées. Vous l'écrivez une fois, dans le format de chaque média, et elle s'insère dans vos messages au moment où vous les composez.
À noter
Ce module ne concerne pas la signature électronique d'un document, qui relève des parcours.
Accéder aux signatures
Dans le menu, ouvrez Communication, puis Signatures de message. Le module dépend de votre offre : une marque peut ne pas le proposer. Il contient deux entrées :
- Mes signatures : les signatures que vous pouvez voir.
- Mes modèles de signatures : les modèles dont on tire des signatures.
La liste Mes signatures
La liste montre le Nom, les Médias, la colonne Par défaut, la Description et la Date de modification. Le choix des colonnes ajoute Modèle et Créateur.
- Médias : une icône par média couvert. Une icône estompée signale que seuls certains canaux du média sont couverts.
- Par défaut : le badge Ma signature par défaut marque la vôtre, le badge Organisation celle de votre organisation.
Chaque ligne offre Détails, ou un double clic, pour ouvrir la fiche, et Constellation, qui montre ce qui lui est lié.
La barre de la liste propose la Recherche, l'export et, pour les lignes sélectionnées, Dupliquer et Supprimer.
Une signature supprimée va dans la corbeille. Afficher la corbeille vous permet de la Restaurer ou de la Supprimer définitivement. Une suppression définitive efface aussi ses images.
Créer une signature
- Cliquez sur le + de Mes signatures, ou sur Nouvelle signature de message dans le bouton flottant de la liste.
- Saisissez le Nom, seul champ obligatoire.
- Dans S'applique à, cochez les médias et les canaux voulus.
- Adaptez le contenu dans l'onglet de chaque média.
- Choisissez Enregistrer la signature dans le bouton flottant.
Sans modèle par défaut, une signature neuve s'ouvre avec l'email coché et pré-rempli : prénom et nom, fonction, organisation.
Laissez le pointeur sur le + : il déplie À partir de… et les modèles de votre organisation. Une signature tirée d'un modèle en est une copie, médias et canaux compris, que vous pouvez modifier. Dans vos préférences, Modèle par défaut pour les nouvelles signatures applique un modèle à chaque nouvelle signature.
L'onglet Informations
L'onglet réunit le Nom, la Description et la section Par défaut, qui indique votre signature par défaut et celle de l'organisation. L'arbre S'applique à dit où la signature s'applique. Chaque média coché a son onglet dans la fiche.
| Média | Ses canaux |
|---|---|
| les comptes email que vous pouvez utiliser, et l'adresse de la plateforme | |
| SMS | l'émetteur de l'organisation, le seul |
| les comptes WhatsApp que vous pouvez choisir | |
| Chat | Conversations Docage, et un canal par widget de site |
- Cocher un média couvre tous ses canaux, y compris ceux créés plus tard.
- Déplié, un média permet de ne cocher que certains canaux. Un canal non coché n'a pas cette signature.
Les onglets des médias
Chaque média s'écrit séparément : modifier l'email ne change pas le SMS. Sous la Conception, Aperçu pour vous montre à chaque frappe le message reçu, champs remplis pour vous.
Les champs
Insérer un champ ajoute une valeur qui change selon l'expéditeur :
| Groupe | Champs |
|---|---|
| Expéditeur | Prénom, Nom, Nom complet, Fonction, Téléphone, Mobile, Email |
| Organisation | Nom, Marque, Site de la marque |
Une même signature peut donc servir à plusieurs personnes. Sans fonction renseignée, par exemple, la ligne de la fonction disparaît du rendu.
Ce que permet chaque média
| Média | Écriture | Limite |
|---|---|---|
| texte mis en forme : gras, italique, souligné, couleur, lien, liste, image | ||
| SMS | texte seul, avec un compteur | 320 caractères |
texte avec *gras*, _italique_, ~barré~ |
1 000 caractères | |
| Chat | texte seul | 1 000 caractères |
Insérer une image dépose une image dans la signature de l'email : PNG, JPG, GIF, WEBP ou SVG, 5 Mo au plus. La signature doit d'abord être enregistrée.
Le compteur du SMS indique la place restante pour le message dans un SMS d'un segment. Il vous alerte si la signature seule n'y tient pas.
Reprendre depuis l'Email paraît sur un onglet SMS, WhatsApp ou Chat vide, quand la signature a un email. Le bouton copie l'email en texte, une fois pour toutes : images retirées, liens en clair.
Une signature par canal
Pour l'email, WhatsApp et le chat, des sous-onglets suivent la signature du média : un par canal coché.
Chaque canal reprend d'office la signature du média. Son interrupteur se nomme par exemple Reprendre la signature de l'email.
- Éteint, il donne au canal sa propre signature, née d'une copie. Une plume suit alors le nom du canal.
- Rallumé, il efface cette signature propre. Si elle diffère de celle du média, une question le confirme avant.
Les autres onglets
Droits dit qui peut voir et modifier la signature. Une signature que vous ne voyez plus ne s'insère plus. La fiche peut aussi montrer Fichiers et Historique.
La signature par défaut
- Pour vous : ouvrez la signature et choisissez Définir comme ma signature par défaut dans le bouton flottant. Vous pouvez aussi la choisir dans vos préférences, groupe Messages, champ Signature de message par défaut.
- Pour une organisation ou un cercle : le même champ se trouve dans leurs préférences.
Docage lit votre choix, puis celui de votre organisation. Le cercle n'est qu'un modèle, que l'on applique à ses membres.
Attention
Une signature choisie pour une organisation doit être partagée avec elle dans l'onglet Droits de la signature ; pour un cercle, avec le cercle ou avec l'organisation. Sinon, l'enregistrement des préférences est refusé.
Si votre signature par défaut ne couvre pas un canal, rien ne s'insère d'office sur ce canal : celle de l'organisation ne prend pas le relais. Un modèle de votre organisation peut servir de signature par défaut, jamais un modèle système.
Dans vos messages
La signature s'insère à la composition, jamais à l'envoi. Elle arrive déjà rendue, sans aucun champ : vous voyez ce qui partira et vous pouvez le retoucher.
| Où vous écrivez | Ce qui se passe |
|---|---|
| Un email neuf | La signature se place à la fin du corps, au-dessus de la citation dans une réponse. |
| Le volet Email d'une conversation | Même règle, selon le compte email choisi dans De. |
| Un SMS ou un WhatsApp neuf, sur sa fiche | La signature se place sous le texte. |
| La saisie d'une conversation | Rien d'office : Insérer la signature, sous la saisie, la pose au curseur. |
Dans un email, le menu Signature propose une autre signature, ou Aucune signature. Le chevron d'Insérer la signature propose les autres. Ces listes réunissent les signatures et les modèles de votre organisation qui couvrent le canal.
Changer de compte, le compte email de De ou le compte WhatsApp, remplace la signature par celle du nouveau compte. Si vous l'avez retouchée, Docage vous le demande : Remplacer, ou Retirer si le nouveau compte n'en a pas, ou Garder la mienne.
Cas particuliers :
- Code HTML : rien d'automatique, le menu insère la signature au curseur.
- Éditeur MJML et Code MJML : aucune signature insérée.
- Modèle Meta sur WhatsApp : aucune signature, le texte approuvé part tel quel.
- Traduction : la signature d'un email en HTML n'est pas traduite vers la langue du destinataire.
Un modèle d'email ou de SMS peut porter l'emplacement Signature de l'expéditeur. Seule insertion faite à l'envoi, il reçoit la signature par défaut de l'expéditeur pour le canal.
La liste Mes modèles de signatures
Un modèle sert à dessiner la signature de l'entreprise : chacun en tire la sienne et la complète. La liste ajoute la colonne Système.
Trois boutons filtrent la liste : Mes modèles, Modèles systèmes et Tous les modèles.
Chaque ligne ajoute Nouvelle signature à partir du modèle. Le + de l'entrée crée un modèle neuf, pré-rempli comme une signature neuve.
Les modèles système
Docage propose trois modèles : Classique, Coordonnées et Minimale. Ils contiennent uniquement des champs et couvrent l'email, WhatsApp et le chat, pas le SMS. Un modèle système ne s'insère pas tel quel. Créez-en une signature, ou dupliquez-le pour en faire un modèle de votre organisation.
La fiche d'un modèle
Elle ajoute à la fiche d'une signature :
- Signatures tirées du modèle : les signatures créées depuis ce modèle.
- Dans Droits, deux sous-onglets : Droits du modèle et Droits des signatures tirées du modèle.
Modifier un modèle ne change pas les signatures déjà tirées. Celles-ci gardent leur copie des images, même si le modèle est supprimé.
Attention
Sans droits légués, une signature tirée reçoit les droits du modèle. Un modèle partagé en lecture seule donne donc une signature que son auteur ne peut pas modifier. Pour l'éviter, réglez Droits des signatures tirées du modèle.