La visio
Créer une réunion en vidéo ou en audio, inviter vos collègues et vos contacts, tenir la salle, retrouver les séances et les enregistrements.
Le module Visio tient des réunions en vidéo ou en audio seul, dans le navigateur. Vos invités n'ont pas besoin de compte : un lien suffit. Un organisateur peut aussi enregistrer la réunion, contre facturation.
Accéder à la visio
Dans le menu, ouvrez Communication, puis Visio, puis Mes réunions. Le module dépend de votre offre : une marque peut ne pas le proposer.
Une réunion n'a ni date de début ni date de fin. Elle se rouvre autant de fois que vous voulez, et ses liens restent valables. Chaque ouverture de la salle forme une séance.
La liste des réunions
La liste montre le Nom, le Type, En cours depuis et la Dernière séance de chaque réunion. Le sélecteur de colonnes ajoute Salle d'attente, Description et Créateur.
- Les boutons Toutes et En cours filtrent la liste. En cours ne garde que les réunions dont la salle est ouverte.
- Le bouton Rejoindre ouvre la salle.
- Le bouton Détails, ou un double-clic sur la ligne, ouvre la fiche.
- Le bouton Constellation montre les fiches liées à la réunion.
- Le bouton de suppression supprime la réunion.
- Le bouton d'export envoie la liste ou les lignes cochées.
Créer une réunion
- Dans Mes réunions, cliquez sur Nouvelle réunion dans le bouton flottant, ou sur le + de l'entrée dans le menu.
- Saisissez le Nom de la réunion, le seul champ obligatoire, et complétez les autres réglages.
- Cliquez sur Enregistrer la réunion.
Le module n'a pas de modèles : chaque réunion part d'une fiche vide. Les onglets Membres, Lien d'invitation, Séances et Enregistrements apparaissent une fois la réunion enregistrée.
La fiche et ses réglages
L'onglet Informations porte les réglages de la réunion. Sans droit de modification, il s'ouvre en lecture seule.
| Champ | Effet |
|---|---|
| Type de réunion | Vidéo, ou Audio seul : ni caméra ni partage d'écran |
| Langue | La langue de la réunion |
| Description | Un texte libre, repris dans l'invitation |
| Salle d'attente | Qui attend avant d'entrer (voir le tableau ci-dessous) |
| Enregistrement | Désactivé, ou Les organisateurs peuvent enregistrer |
| Conservation des enregistrements (jours) | De 1 à 3 650 jours. Vide : la durée fixée pour votre organisation, 120 jours par défaut |
La Salle d'attente prend l'une de ces valeurs :
| Valeur | Qui attend |
|---|---|
| Tous les invités attendent | Tout invité, même arrivé par un lien personnel. Les utilisateurs membres entrent |
| Seul un lien ouvert fait attendre | Les personnes arrivées par le lien de la réunion. Les liens personnels et les membres entrent |
| Personne n'attend | Personne : quiconque a le lien entre |
La fiche compte aussi les onglets Flux liés, Constellation et Droits, ainsi que, selon votre configuration, Historique, Webhooks et des onglets de relation.
Inviter des membres
L'onglet Membres liste les personnes attendues : leur nom, leur email, leur rôle et leur type, Utilisateur ou Contact.
Pour ajouter un membre :
- Ouvrez l'onglet Membres.
- Cliquez sur Ajouter un membre dans le bouton flottant.
- Choisissez un Utilisateur ou un Contact, jamais les deux, puis un Rôle. Le rôle proposé est Participant.
- Cliquez sur Ajouter.
Pour envoyer les invitations, sélectionnez des membres et cliquez sur Envoyer les invitations. Sans sélection, l'envoi part à tous les membres. Chacun reçoit un email avec un bouton Rejoindre la réunion. Un membre sans adresse email ne reçoit rien, et vous ne recevez pas votre propre invitation.
Un contact membre a un lien personnel. Le bouton Copier le lien personnel le copie pour que vous le transmettiez vous-même.
Attention
Un lien personnel fait entrer son lecteur sous l'identité du contact. Ne le transmettez qu'à cette personne.
Un double-clic sur la ligne, ou le bouton Modifier le rôle, change le rôle. Le bouton Retirer de la réunion retire le membre : le lien personnel d'un contact cesse alors de fonctionner.
Les rôles
- Organisateur et Co-organisateur ont les mêmes pouvoirs : faire entrer, couper un micro, retirer un participant, terminer la réunion, enregistrer.
- Participant n'a aucun de ces pouvoirs.
L'auteur de la réunion en est l'organisateur. Un utilisateur de votre organisation qui n'est pas membre entre comme participant.
À noter
Le droit d'administrer la fiche ne donne pas le rôle de co-organisateur : ce rôle se donne dans l'onglet Membres.
Partager le lien de la réunion
L'onglet Lien d'invitation donne le Lien de la réunion et son QR code. Toute personne qui a ce lien peut demander à entrer.
Le bouton Remplacer le lien crée un nouveau lien : l'ancien cesse aussitôt de fonctionner, y compris dans les invitations déjà envoyées.
Rejoindre la salle
Le bouton Rejoindre de la liste, ou Rejoindre la réunion dans le bouton flottant de la fiche, ouvre la salle dans une fenêtre à part. Un second clic ramène la fenêtre déjà ouverte. Si votre navigateur bloque cette fenêtre, autorisez les fenêtres de Docage, puis réessayez.
Dans l'avant-salle, choisissez la Caméra, le Micro et le Haut-parleur. Un invité arrivé par le lien de la réunion indique aussi Votre nom ; un lien personnel porte déjà le nom du contact. Si le navigateur refuse l'accès à la caméra ou au micro, autorisez-le ou entrez sans. Une mention signale une réunion qui peut être enregistrée. Cliquez ensuite sur Rejoindre.
En salle d'attente, après 15 minutes sans réponse, l'invité peut cliquer sur Redemander à entrer. Un organisateur qui n'est pas dans la salle est prévenu par la cloche des notifications.
Si la visio est coupée pour votre organisation, la salle affiche « La visio n'est pas disponible pour le moment ». Vos réunions restent consultables.
Pendant la réunion
Chacun dispose de ces commandes :
- Couper le micro et Couper la caméra ;
- Partager l'écran, sauf en audio seul ;
- Lever la main ;
- Discussion, pour échanger par écrit ;
- Participants, pour voir qui est présent ;
- Quitter. Le bouton Rejoindre à nouveau vous fait revenir.
Les messages de la Discussion ne sont pas conservés après la réunion.
Un organisateur dispose en plus de ces gestes :
- dans Participants, Faire entrer ou Refuser un invité en attente ;
- Couper son micro ou Retirer de la réunion, sur la ligne d'un participant ;
- Terminer pour tous, après confirmation.
Un utilisateur retiré ne revient pas pendant la séance.
Enregistrer une réunion
Le bouton Enregistrer paraît pour un organisateur, si la réunion et votre organisation autorisent l'enregistrement, et si votre organisation est en production : l'enregistrement est un service payant.
- Dans la salle, cliquez sur Enregistrer.
- Lisez le prix affiché. Cette fenêtre revient à chaque démarrage.
- Cliquez sur Démarrer l'enregistrement.
Un voyant rouge s'affiche à tous les participants pendant tout l'enregistrement. Arrêter l'enregistrement le termine. Il s'arrête aussi avec la fin de la réunion, ou quand la salle se vide. Au bout de trois heures, si la salle est encore occupée, une seconde partie démarre seule, sans nouvelle fenêtre de prix.
Attention
L'enregistrement est facturé à la minute entamée, au prix affiché dans la fenêtre de démarrage.
Retrouver les séances
L'onglet Séances est en lecture seule. Il montre les 100 dernières séances : Début, Fin, Participants (pic) et Durée cumulée.
Le bouton Présences, ou un double-clic sur la ligne, déplie le détail : Nom affiché, Rôle, Admission, Arrivée, Départ et Durée. L'Admission vaut En attente, Admis, Refusé, Attente expirée ou Retiré.
La présence d'un contact le relie à la réunion : vous la retrouvez dans la Constellation de sa fiche. Voir Les contacts.
Lire les enregistrements
L'onglet Enregistrements montre chaque enregistrement avec sa durée, ses Minutes facturées, sa taille et sa date Supprimé automatiquement le. Toute personne qui peut lire la réunion peut regarder ses enregistrements. Les invités n'y ont pas accès.
Un enregistrement lisible offre les boutons Lire et Télécharger. Un double-clic sur la ligne le lit aussi.
| Statut | Signification |
|---|---|
| Demandé, En cours | L'enregistrement démarre ou se poursuit |
| Disponible | Le fichier se lit et se télécharge |
| Purgé | Sa durée de conservation est écoulée |
| Supprimé | Un utilisateur a supprimé le fichier |
| Échec | Aucun fichier lisible : rien n'est facturé |
| Incertain | Démarrage non confirmé : vérification automatique en cours |
| À vérifier | La vérification n'a pas conclu : rien n'est facturé sur estimation |
La cloche des notifications de celui qui a lancé l'enregistrement lui signale un enregistrement disponible, en échec ou à vérifier.
Attention
Le bouton Supprimer efface le fichier définitivement. L'enregistrement reste facturé.
Régler la visio pour l'organisation
Le groupe Visio de la fiche de votre organisation porte les réglages communs :
- Visio activée pour l'organisation ;
- Enregistrement des réunions autorisé ;
- la salle d'attente des réunions nées d'une réservation ou d'un flux ;
- Conservation des enregistrements (jours), la durée qui vaut pour une réunion sans durée propre.
Avec les autres modules
Ces liens existent si votre offre comprend le module concerné.
- Calendrier : le champ Lien de visioconférence d'un événement offre le bouton Créer une réunion Visio. La réunion prend l'objet de l'événement, et son lien devient celui de l'événement.
- Réservations : avec le lieu Visio, chaque réservation crée sa réunion, et le visiteur reçoit un lien personnel. Une annulation ferme les liens, et un report garde la même réunion.
- Flux : les déclencheurs Réunion terminée et Enregistrement de réunion disponible lancent un flux, et l'action Créer une réunion en crée une.