Organisation, utilisateurs, cercles et équipes

Le module Organisation réunit ce qui décrit votre structure dans Docage : la fiche de l'organisation, ses utilisateurs, ses cercles et ses équipes. Vous le trouvez dans le menu, thème Organisation : son entrée porte le nom de votre organisation.

Le + placé à côté d'une entrée crée une fiche. Dans une liste, un double-clic sur une ligne ouvre la fiche dans un nouvel onglet. Le bouton flottant porte les actions de l'écran : créer, enregistrer, fermer.

Mon organisation

Mon organisation ouvre la fiche de votre organisation ; la pastille à côté de l'entrée affiche son solde de crédits. Sans le droit de la modifier, vous la consultez en lecture seule.

L'onglet Informations

Quelques règles à connaître :

• Pays : c'est le pays par défaut des fiches créées par vos utilisateurs, quand ils n'en ont pas.
• Organisation : la loupe du champ recherche l'organisation dans le registre du pays.
• Type, Statut et Identifiant national : seul votre intégrateur peut les modifier.
• Vérifier le statut légal de l'organisation tous les 90 jours : un changement de statut, comme une radiation, est signalé. Chaque relecture est facturée.
• Plafond des SMS de campagne sur 24 heures : au-delà, la campagne attend et reprend d'elle-même.
• Enregistrement des réunions autorisé : ce service est payant, à la minute entamée.

Les autres onglets

Flux liés, Constellation, Historique et Droits se retrouvent sur la plupart des fiches de ce module, avec Fichiers, Webhooks et Champs personnalisés selon la fiche. Droits dit qui peut faire quoi : Voir, Modifier, Supprimer ou Administrer, ou Aucun pour en priver quelqu'un.

L'authentification unique

L'onglet Connexion relie Docage au fournisseur d'identité de votre organisation — Microsoft Entra, Google Workspace ou un fournisseur OpenID Connect : vos utilisateurs se connectent avec le compte de leur organisation. Une liste de contrôle mène pas à pas :

1. Fournisseur : choisissez-le, puis l'application qu'il voit — celle de la plateforme, celle de la marque sous laquelle votre organisation est servie quand elle en a inscrit une, ou l'inscription de votre organisation, avec son identifiant, son secret et, pour OpenID Connect, son émetteur.
2. Domaines : cochez les domaines des adresses de vos utilisateurs. Un domaine se prouve par la découverte de Microsoft pour Entra, par un enregistrement DNS TXT à copier sinon.
3. Connecter (Entra) : un administrateur de votre annuaire y consent, dans une fenêtre.
4. Tester : l'aller-retour complet chez le fournisseur, avec votre compte, sans ouvrir de session ; la fiche montre ce qu'il a reçu.
5. Activer : la page de connexion propose Continuer avec … aux adresses des domaines rattachés ; le mot de passe reste.
6. Exiger : ces adresses n'entrent plus que par le fournisseur, et leurs sessions ouvertes sont fermées. Il faut avoir réussi vous-même un essai dans les dernières 24 heures, et choisir au moins un compte de secours parmi les administrateurs : il garde son mot de passe si le fournisseur tombe.

Le même onglet règle la création des comptes à leur première connexion, la double authentification exigée chez le fournisseur, le rôle d'administrateur et les équipes venus du fournisseur, et l'approvisionnement SCIM : son adresse et son jeton, montré une seule fois, se collent dans le service d'approvisionnement du fournisseur. L'adresse directe de connexion se garde en favori.

Ce qu'il faut faire chez chaque fournisseur : Connecter Microsoft Entra, Connecter Google Workspace et Connecter un fournisseur OpenID Connect.

Une organisation garde toujours au moins un administrateur actif : le dernier ne peut être ni retiré du cercle des administrateurs, ni bloqué, ni supprimé, ni désactivé par le fournisseur.

Les crédits

Dans Gestion, réglez trois valeurs :

• Seuil d'alerte : une notification part quand les crédits passent sous cette limite.
• Seuil de commande automatique : une commande est passée sous cette limite. Il ne peut pas être inférieur au prix des licences utilisateurs.
• Quantité de crédits d'une commande automatique : 100 au minimum.

Le bloc Mes conditions présente vos tarifs, votre mode de débit et vos modules fermés. Il est en lecture seule : ces conditions viennent de la politique de marque appliquée à votre organisation.

Pour commander, ouvrez Commandes, puis choisissez Nouvelle commande dans le bouton flottant. Une commande compte 100 crédits au minimum.

Les préférences des utilisateurs

Le sous-onglet Préférences des utilisateurs règle notamment l'interface, les emails, les parcours, le calendrier, le tableau de bord et le menu principal. Le bouton flottant reporte sur vos utilisateurs toutes les préférences, ou seulement celles que vous venez de modifier.

Les images de fond

Le fond de l'écran est tiré au hasard, à chaque ouverture de l'application, parmi sept images au plus : celles de l'utilisateur, sinon celles de son organisation, sinon celles de sa marque, sinon les images par défaut. Le groupe Images de fond des préférences, sous Interface, montre les sept places. Sur une place libre, choisissez Charger une image, ou déposez-y un fichier. Au survol d'une image, Remplacer l'image et Retirer l'image. Chaque image est enregistrée dès son chargement, sans passer par le bouton Enregistrer.

Une image de fond est une image JPEG, PNG ou WebP d'exactement 1920 × 1080 pixels (Full HD), de 300 Ko au plus. Toute autre image est refusée, avec la raison du refus : elle n'est jamais recadrée. Ses métadonnées, comme la position d'une photo, l'appareil ou un commentaire, sont retirées au chargement.

Une image de fond est un fichier de la fiche qui la porte, l'organisation ou l'utilisateur : elle paraît dans son onglet Fichiers et dans la liste Fichiers, où elle se télécharge mais ne se supprime pas. Elle se retire ici, par Retirer l'image. Remplacer ou retirer une image la supprime définitivement, sans passer par la corbeille. Les images de fond comptent dans l'espace de stockage de l'organisation.

Les images de l'organisation se chargent dans le sous-onglet Préférences des utilisateurs. Celles d'un utilisateur se chargent dans l'onglet Préférences de sa fiche, par lui-même ou par qui peut modifier sa fiche. Les boutons qui reportent les préférences sur les utilisateurs ne recopient pas les images : un utilisateur qui n'en a chargé aucune voit celles de l'organisation.

Supprimer l'organisation

Deux boutons, dans le groupe Dates, demandent chacun une confirmation : Supprimer l'organisation dans 30 jours et Supprimer l'organisation maintenant.

Mes organisations

Cette entrée n'apparaît pas pour une organisation cliente. Elle sert aux revendeurs et aux intégrateurs, qui y retrouvent les organisations qu'ils gèrent.

Les boutons Toutes, Clients, Intégrateurs, Démo, Inscription et Production filtrent la liste.

Nouvelle organisation ouvre un formulaire en deux groupes :

• Organisation : le nom, la langue et le pays. Servie sous la marque apparaît quand une marque peut être choisie.
• Administrateur : le genre, la civilité, le prénom, le nom, l'email et le mot de passe, à saisir deux fois.

Un mot de passe compte au moins 8 caractères, avec une majuscule, une minuscule, un chiffre et un caractère spécial.

Mes utilisateurs

La liste présente les utilisateurs, leur poste, s'ils sont administrateurs ou gestionnaires de crédits, leurs coordonnées et leurs classeurs. Les boutons Tous, Administrateurs et Gestionnaires de crédits la filtrent. La colonne Connexion, à afficher par le choix des colonnes, dit comment chacun se connecte : Compte de secours, Approvisionné par SCIM, Authentification unique ou Mot de passe. Elle ne se trie ni ne se filtre.

Dans la liste, Nouvel utilisateur n'apparaît que pour un administrateur. Le formulaire demande le nom de famille, l'email et le mot de passe, à saisir deux fois. La langue et le pays reprennent les vôtres. S'ils sont vidés, ceux de l'organisation s'appliquent. Une adresse d'un domaine de l'authentification unique active se crée sans mot de passe : l'utilisateur se connecte par le fournisseur d'identité, et un email de bienvenue le lui dit.

La fiche d'un utilisateur

L'onglet Informations réunit les informations personnelles, l'adresse, le mot de passe et les cercles. Son premier champ lie l'utilisateur à un ou plusieurs classeurs.

• Responsable hiérarchique : il approuve les absences de l'utilisateur. Sans lui, c'est l'approbateur nommé du type d'absence. Seul un administrateur le choisit.
• Mot de passe : sur votre fiche, Modifier mon mot de passe. Sur celle d'un collègue, Envoyer l'email de réinitialisation du mot de passe.
• Email : si vous modifiez le vôtre, Docage vous déconnecte 10 secondes après l'enregistrement.
• Administrateur et Gestionnaires de crédits : ces deux interrupteurs ajoutent l'utilisateur au cercle correspondant, ou l'en retirent, dès le clic. Si l'opération est refusée, l'interrupteur revient à sa position.

La fiche compte aussi ces onglets :

La clé API

Générer crée la clé, Afficher la révèle, Régénérer la remplace et Supprimer la retire. Ces boutons exigent le droit d'administrer la fiche, et chacun administre la sienne. Traitez cette clé comme un mot de passe. Son usage est décrit dans S'authentifier.

Mes cercles

Un cercle regroupe des utilisateurs et des organisations. Il peut porter des préférences communes et servir de cible à une campagne. Une équipe peut aussi en tirer ses membres.

Dans la liste, l'icône de suppression n'apparaît que si vous avez le droit de supprimer le cercle.

Nouveau cercle ouvre la fiche sur Informations, où vous saisissez le Nom du cercle. Un cercle existant s'ouvre sur Membres.

Composer le cercle

1. Dans Membres, restez sur Liste des membres.
2. Choisissez Sélectionner les membres dans le bouton flottant.
3. Cochez les membres, puis choisissez Valider la sélection des membres.
4. Choisissez Enregistrer le cercle.

Un cercle contient au moins un membre.

Le sous-onglet Préférences des membres fonctionne comme celui de l'organisation : le bouton flottant reporte les préférences sur les utilisateurs du cercle.

Mes équipes

Une équipe réunit des utilisateurs autour d'une activité. Elle dispose de son propre calendrier. La liste affiche le nom, la description et le Cercle lié de chaque équipe.

Nouvelle équipe ouvre la fiche. Nom est obligatoire ; Description, Langue et Pays la complètent.

Les membres

Deux compositions existent :

• Sans cercle : laissez Cercle lié vide, puis choisissez les membres dans l'onglet Membres.
• Avec un cercle : choisissez-le dans Cercle lié. Les membres suivent alors le cercle, et l'onglet Membres passe en lecture seule. Pour les changer, modifiez le cercle ou retirez le lien.

Le calendrier de l'équipe

Le groupe Calendrier de l'équipe regroupe les calendriers personnels des membres. Les propres événements de l'équipe rendent tous ses membres occupés.

• Règle de disponibilité : Tous réserve toute l'équipe, Au moins un un seul membre.
• Règle de réservation : elle choisit ce membre. Elle n'apparaît qu'avec Au moins un.

Une fois l'équipe enregistrée, le lien Ouvrir le calendrier de l'équipe l'affiche.

Mes modèles d'équipe

Un modèle d'équipe fixe la forme d'une équipe : description, cercle lié, champs et droits. Il ne dit pas qui y siège : il n'a pas d'onglet Membres. Le cercle lié, lui, se transmet. Sans cercle, chaque équipe générée se compose à la main.

Les boutons Mes modèles, Modèles systèmes et Tous les modèles filtrent la liste. La fiche d'un modèle ajoute :

• Équipes générées : les équipes issues du modèle ;
• Personnalisation des fiches : les champs de ces équipes ;
• Relations : les relations qui vaudront pour elles ;
• deux sous-onglets dans Droits : Droits du modèle et Droits des équipes générées.